城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的途徑探討

韓素青

（山西省長治市政府工程建設(shè)事務(wù)中心，山西 長治 046000）

1 引言

城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)對于城市發(fā)展有著重要的意義，城建檔案管理數(shù)字化能夠有效促進(jìn)一個城市進(jìn)行合理規(guī)劃。在實際工作中，管理工作會遇到各種難題，工作難度逐漸加大，不斷完善城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)，能夠提高工作效率，提高城建檔案管理工作水平。

2 城建檔案概述

城建檔案是在城市建設(shè)規(guī)劃、建設(shè)管理等工作中形成的歷史記錄材料，通過文字、圖紙、圖表和聲像等載體存儲下來，具備極高保存與利用價值。借助城建檔案，我們能夠了解城市建設(shè)規(guī)劃到建設(shè)成果的整個過程，文獻(xiàn)價值極高，可以讓城市現(xiàn)代化發(fā)展規(guī)劃決策獲得可靠依據(jù)。城建檔案中涉及的內(nèi)容較多，長期以來，通過紙質(zhì)材料保管下來，在存儲空間上要求較大，還要投入過多的人力、物力和財力。對紙質(zhì)檔案來說，需要將防潮、防水、防火和防蟲等工作做到位，若是出現(xiàn)損毀的情況，將導(dǎo)致很多珍貴文獻(xiàn)資料出現(xiàn)遺失問題，不利于保證城建檔案的完整性與可靠性，并帶來嚴(yán)重的危害與不利影響。在傳統(tǒng)城建檔案管理模式下，人們在檢索查閱檔案資料的過程中會遇到很多難題，現(xiàn)在借助現(xiàn)代化信息技術(shù)，能夠讓城建檔案資料得到數(shù)字化處理，從而解決傳統(tǒng)檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，并真正共享檔案信息數(shù)據(jù)資源。此外，數(shù)字化城建檔案資料對空間要求并不大，從而有效節(jié)省了時間與精力，能夠?qū)⑿畔⒓夹g(shù)的作用發(fā)揮出來，讓城市建設(shè)工作獲得更多的支持。

3 城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的途徑

3.1 轉(zhuǎn)變檔案管理理念

理念是行動的指引，只有加快管理理念的創(chuàng)新與改革，才能適應(yīng)當(dāng)前工作需求，促進(jìn)工作效率的提高。進(jìn)入到新時期以來，我國城市化建設(shè)的步伐逐漸加快，而且規(guī)模也在不斷擴增，管理人員應(yīng)該意識到城建檔案管理中的挑戰(zhàn)和機遇，積極轉(zhuǎn)變思想，提高自身的創(chuàng)新意識。加強對城建檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，明確該工作在城市化進(jìn)程當(dāng)中的現(xiàn)實意義，增強工作人員的使命感。在單位內(nèi)部應(yīng)該形成良好的工作風(fēng)氣，通過多種形式的宣傳工作，營造積極、活躍的工作氛圍，在潛移默化當(dāng)中產(chǎn)生正面影響，使先進(jìn)理念落實在每一個工作崗位及細(xì)節(jié)當(dāng)中。鼓勵工作人員的創(chuàng)新發(fā)展，使其能夠在日常管理工作當(dāng)中嘗試不同的方法及手段，從而為提高城建檔案管理的實效性出謀劃策，增強其參與管理創(chuàng)新的熱情。明確各個部門在城建檔案管理中的職責(zé)和義務(wù)，實現(xiàn)不同部門與人員的有效組織協(xié)調(diào)，在信息共享當(dāng)中提高資源利用率。

3.2 規(guī)范管理實物檔案

在城建檔案管理工作中，大多數(shù)檔案為紙質(zhì)檔案，同時還有一些檔案為圖片或者是影像，在傳統(tǒng)的檔案管理中也存在著一些不足之處，例如信息資料不完善、檔案分類有待提高，對于紙質(zhì)檔案來說，我們查閱起來比較困難，同時保管需要較多空間，檔案的利用率較低，這些問題會直接影響城建的發(fā)展。因此我們在建設(shè)城建檔案數(shù)字化管理時，要不斷規(guī)范實物檔案的管理，這樣才能夠保證相關(guān)的檔案管理數(shù)據(jù)更加完善，要做好管理工作的每個環(huán)節(jié)，同時要對各個環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督考察，只有合理規(guī)范實物檔案管理，才能夠使之與電子化檔案進(jìn)行對應(yīng)，因為實物檔案是數(shù)字化檔案管理的基礎(chǔ)，只有確保實物檔案的完整以及科學(xué)，才能夠保證數(shù)字化檔案建設(shè)更加具有開發(fā)價值。

3.3 注重網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全性能

網(wǎng)絡(luò)安全性問題是城建檔案數(shù)字化管理工作中需要重點關(guān)注的內(nèi)容，要想提升這項工作的安全性能，讓計算機網(wǎng)絡(luò)保持更加安全與穩(wěn)定，需要檔案管理部門主動采取應(yīng)對措施，解決網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)面臨的安全威脅。因此在利用數(shù)字化技術(shù)管理檔案的過程中，需要在系統(tǒng)上進(jìn)行規(guī)范，逐步增加科技投入，配置由正規(guī)計算機研究部門研發(fā)的專業(yè)防火墻技術(shù)與編程軟件，針對訪問者要實行身份實名認(rèn)證的方法，嚴(yán)格界定其使用權(quán)限，通過加大管理力度，防止由于疏忽引起計算機網(wǎng)絡(luò)漏洞的出現(xiàn)，保證檔案數(shù)字化建設(shè)安全性能實現(xiàn)提升。同時也要注重采取外部接入管理的措施，將相關(guān)準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)確定下來，加大對外部群體使用城建檔案信息時的控制力度。對網(wǎng)站維護(hù)人員來說，也要接受專門的計算機技術(shù)培訓(xùn)，確保具備更高的計算機信息素養(yǎng)，逐步增強自身安全意識，通過做好維護(hù)工作保證城建檔案數(shù)字化管理的安全性。

3.4 提高檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)

當(dāng)前是數(shù)字化發(fā)展十分快速的時代，很多行業(yè)應(yīng)用了數(shù)字化加以輔助，在進(jìn)行城建檔案管理時，也應(yīng)當(dāng)順應(yīng)大數(shù)據(jù)背景，合理使用數(shù)字化加以管理，以技術(shù)化手段來改革以往管理方式。但是，管理部門需注意的是，當(dāng)城建檔案管理引入數(shù)字化后，還必須加強對檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)。由于在數(shù)字化沒有引入之前，所有的管理人員都使用傳統(tǒng)方法進(jìn)行管理，對于新技術(shù)并不了解，只有在集中培訓(xùn)之后，才能夠加強管理人員的現(xiàn)代化管理意識。一方面，管理部門需要通過定期培訓(xùn)、組織學(xué)習(xí)以及考核等方式提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，通過提高招聘要求，保證檔案管理人員綜合素質(zhì)和數(shù)字化水平；另一方面，在傳統(tǒng)的城建檔案管理過程中，檔案管理的工作量非常大，這會導(dǎo)致管理人員喪失了一定的工作積極性，管理人員也會感到壓力倍增，所以，在改革的過程當(dāng)中，部門還必須明確員工工作細(xì)則，做到工作分配均勻，根據(jù)管理人員的實際工作任務(wù)來計算績效，從而激發(fā)管理人員的工作熱情和積極性。

3.5 加大政府支持

城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)離不開政府的大力支持，只有政府做好相應(yīng)的引導(dǎo)，才能夠保證樹立城建檔案信息建設(shè)的實際目標(biāo)，提高相關(guān)單位的意識，使他們能夠具備一定的責(zé)任感，有利于在城建檔案數(shù)字化建設(shè)管理工作中進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，提高科技創(chuàng)新能力，不斷進(jìn)行發(fā)展。在城建檔案數(shù)字化管理工作中，還應(yīng)該著重注意按照標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化的原則實施相應(yīng)工作。政府要結(jié)合實踐操作推出符合實際的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)過程中，也應(yīng)該積極學(xué)習(xí)一些優(yōu)秀的建設(shè)經(jīng)驗，不斷提高對全國信息化建設(shè)的認(rèn)識，保證帶動我國城建檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程。

4 結(jié)束語

綜上所述，城建檔案數(shù)字化是城建檔案管理工作的未來發(fā)展趨勢，城建檔案管理部門在實際工作中應(yīng)多組織城建檔案數(shù)字化建設(shè)培訓(xùn)，向基礎(chǔ)和條件比較好的城建檔案館學(xué)習(xí)數(shù)字化建設(shè)經(jīng)驗，提高數(shù)字化認(rèn)識，減少制約因素，確保城建檔案數(shù)字化建設(shè)少走彎路，高質(zhì)量發(fā)展，更好地為經(jīng)濟社會發(fā)展服務(wù)。