城建檔案管理數(shù)字化建設的途徑探討

韓素青

（山西省長治市政府工程建設事務中心，山西 長治 046000）

1 引言

城建檔案管理數(shù)字化建設對于城市發(fā)展有著重要的意義，城建檔案管理數(shù)字化能夠有效促進一個城市進行合理規(guī)劃。在實際工作中，管理工作會遇到各種難題，工作難度逐漸加大，不斷完善城建檔案管理數(shù)字化建設，能夠提高工作效率，提高城建檔案管理工作水平。

2 城建檔案概述

城建檔案是在城市建設規(guī)劃、建設管理等工作中形成的歷史記錄材料，通過文字、圖紙、圖表和聲像等載體存儲下來，具備極高保存與利用價值。借助城建檔案，我們能夠了解城市建設規(guī)劃到建設成果的整個過程，文獻價值極高，可以讓城市現(xiàn)代化發(fā)展規(guī)劃決策獲得可靠依據(jù)。城建檔案中涉及的內(nèi)容較多，長期以來，通過紙質材料保管下來，在存儲空間上要求較大，還要投入過多的人力、物力和財力。對紙質檔案來說，需要將防潮、防水、防火和防蟲等工作做到位，若是出現(xiàn)損毀的情況，將導致很多珍貴文獻資料出現(xiàn)遺失問題，不利于保證城建檔案的完整性與可靠性，并帶來嚴重的危害與不利影響。在傳統(tǒng)城建檔案管理模式下，人們在檢索查閱檔案資料的過程中會遇到很多難題，現(xiàn)在借助現(xiàn)代化信息技術，能夠讓城建檔案資料得到數(shù)字化處理，從而解決傳統(tǒng)檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，并真正共享檔案信息數(shù)據(jù)資源。此外，數(shù)字化城建檔案資料對空間要求并不大，從而有效節(jié)省了時間與精力，能夠將信息技術的作用發(fā)揮出來，讓城市建設工作獲得更多的支持。

3 城建檔案管理數(shù)字化建設的途徑

3.1 轉變檔案管理理念

理念是行動的指引，只有加快管理理念的創(chuàng)新與改革，才能適應當前工作需求，促進工作效率的提高。進入到新時期以來，我國城市化建設的步伐逐漸加快，而且規(guī)模也在不斷擴增，管理人員應該意識到城建檔案管理中的挑戰(zhàn)和機遇，積極轉變思想，提高自身的創(chuàng)新意識。加強對城建檔案管理工作的領導，明確該工作在城市化進程當中的現(xiàn)實意義，增強工作人員的使命感。在單位內(nèi)部應該形成良好的工作風氣，通過多種形式的宣傳工作，營造積極、活躍的工作氛圍，在潛移默化當中產(chǎn)生正面影響，使先進理念落實在每一個工作崗位及細節(jié)當中。鼓勵工作人員的創(chuàng)新發(fā)展，使其能夠在日常管理工作當中嘗試不同的方法及手段，從而為提高城建檔案管理的實效性出謀劃策，增強其參與管理創(chuàng)新的熱情。明確各個部門在城建檔案管理中的職責和義務，實現(xiàn)不同部門與人員的有效組織協(xié)調(diào)，在信息共享當中提高資源利用率。

3.2 規(guī)范管理實物檔案

在城建檔案管理工作中，大多數(shù)檔案為紙質檔案，同時還有一些檔案為圖片或者是影像，在傳統(tǒng)的檔案管理中也存在著一些不足之處，例如信息資料不完善、檔案分類有待提高，對于紙質檔案來說，我們查閱起來比較困難，同時保管需要較多空間，檔案的利用率較低，這些問題會直接影響城建的發(fā)展。因此我們在建設城建檔案數(shù)字化管理時，要不斷規(guī)范實物檔案的管理，這樣才能夠保證相關的檔案管理數(shù)據(jù)更加完善，要做好管理工作的每個環(huán)節(jié)，同時要對各個環(huán)節(jié)進行監(jiān)督考察，只有合理規(guī)范實物檔案管理，才能夠使之與電子化檔案進行對應，因為實物檔案是數(shù)字化檔案管理的基礎，只有確保實物檔案的完整以及科學，才能夠保證數(shù)字化檔案建設更加具有開發(fā)價值。

3.3 注重網(wǎng)絡系統(tǒng)安全性能

網(wǎng)絡安全性問題是城建檔案數(shù)字化管理工作中需要重點關注的內(nèi)容，要想提升這項工作的安全性能，讓計算機網(wǎng)絡保持更加安全與穩(wěn)定，需要檔案管理部門主動采取應對措施，解決網(wǎng)絡系統(tǒng)面臨的安全威脅。因此在利用數(shù)字化技術管理檔案的過程中，需要在系統(tǒng)上進行規(guī)范，逐步增加科技投入，配置由正規(guī)計算機研究部門研發(fā)的專業(yè)防火墻技術與編程軟件，針對訪問者要實行身份實名認證的方法，嚴格界定其使用權限，通過加大管理力度，防止由于疏忽引起計算機網(wǎng)絡漏洞的出現(xiàn)，保證檔案數(shù)字化建設安全性能實現(xiàn)提升。同時也要注重采取外部接入管理的措施，將相關準入標準確定下來，加大對外部群體使用城建檔案信息時的控制力度。對網(wǎng)站維護人員來說，也要接受專門的計算機技術培訓，確保具備更高的計算機信息素養(yǎng)，逐步增強自身安全意識，通過做好維護工作保證城建檔案數(shù)字化管理的安全性。

3.4 提高檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)

當前是數(shù)字化發(fā)展十分快速的時代，很多行業(yè)應用了數(shù)字化加以輔助，在進行城建檔案管理時，也應當順應大數(shù)據(jù)背景，合理使用數(shù)字化加以管理，以技術化手段來改革以往管理方式。但是，管理部門需注意的是，當城建檔案管理引入數(shù)字化后，還必須加強對檔案管理人員專業(yè)素質的培養(yǎng)。由于在數(shù)字化沒有引入之前，所有的管理人員都使用傳統(tǒng)方法進行管理，對于新技術并不了解，只有在集中培訓之后，才能夠加強管理人員的現(xiàn)代化管理意識。一方面，管理部門需要通過定期培訓、組織學習以及考核等方式提高檔案管理人員的綜合素質，通過提高招聘要求，保證檔案管理人員綜合素質和數(shù)字化水平；另一方面，在傳統(tǒng)的城建檔案管理過程中，檔案管理的工作量非常大，這會導致管理人員喪失了一定的工作積極性，管理人員也會感到壓力倍增，所以，在改革的過程當中，部門還必須明確員工工作細則，做到工作分配均勻，根據(jù)管理人員的實際工作任務來計算績效，從而激發(fā)管理人員的工作熱情和積極性。

3.5 加大政府支持

城建檔案管理數(shù)字化建設離不開政府的大力支持，只有政府做好相應的引導，才能夠保證樹立城建檔案信息建設的實際目標，提高相關單位的意識，使他們能夠具備一定的責任感，有利于在城建檔案數(shù)字化建設管理工作中進行統(tǒng)籌規(guī)劃，提高科技創(chuàng)新能力，不斷進行發(fā)展。在城建檔案數(shù)字化管理工作中，還應該著重注意按照標準化以及規(guī)范化的原則實施相應工作。政府要結合實踐操作推出符合實際的標準規(guī)范。城建檔案管理數(shù)字化建設過程中，也應該積極學習一些優(yōu)秀的建設經(jīng)驗，不斷提高對全國信息化建設的認識，保證帶動我國城建檔案數(shù)字化建設的進程。

4 結束語

綜上所述，城建檔案數(shù)字化是城建檔案管理工作的未來發(fā)展趨勢，城建檔案管理部門在實際工作中應多組織城建檔案數(shù)字化建設培訓，向基礎和條件比較好的城建檔案館學習數(shù)字化建設經(jīng)驗，提高數(shù)字化認識，減少制約因素，確保城建檔案數(shù)字化建設少走彎路，高質量發(fā)展，更好地為經(jīng)濟社會發(fā)展服務。