創新檔案管理理念實現檔案管理信息化

郭艷菲

（中國共產黨白山市渾江區委黨校，吉林 白山 134300）

1 導言

當前大數據及互聯網技術的廣泛應用使得信息管理工作的信息量不斷增加，同時信息的類型也逐漸多樣化，尤其是在檔案管理工作中，基于傳統檔案管理理念和服務方式的檔案管理已無法滿足目前社會對各個領域中檔案管理的要求，并且所處信息環境正在發生本質上的改變，因此更多的研究學者開始將研究目標轉向對檔案管理的信息化發展。

2 創新檔案管理理念實現檔案管理信息化的意義

隨著我國經濟社會的發展，檔案管理工作也取得了一定的進步，在檔案管理的軟硬件建設方面都得到了很大改善，基礎業務和檔案信息化建設都得到加強，檔案管理單位進一步適應了社會對檔案信息的需求，檔案的服務功能不斷拓寬，檔案意識和檔案法治意識逐步加強，檔案管理不斷發揮其應有的作用，在經濟社會發展中產生了一定的作用。創新是檔案管理單位事業發展的必然要求，新世紀、新階段對檔案工作提出了更高要求，檔案工作要適應這個要求，必須要有新思維、新理論、新方法。而在當前的信息化時代之中，各行業在開展相關工作時都引入了信息技術，而采用信息化技術對檔案資料進行建設與管理，可以在很大程度上降低檔案管理的難度，將原來的紙質檔案轉化為電子檔案，不僅可以節省保存空間，還可以降低檔案折損率，延長檔案的保存期限，避免檔案資料不完備，甚至丟失。

3 創新檔案管理理念實現檔案管理信息化建設途徑

3.1 構建完善的事業單位管理信息化網站系統

檔案管理工作是否能實現信息化建設直接決定未來可持續性的工作，也是推進有關工作深入發展的主要因素。在當前信息技術發展時代下，作為檔案管控人員需要結合各信息站點的基本情況與人們對內部檔案的基本要求，將檔案管理信息化服務基本要求作為基礎，并為網站系統增加查詢和借閱，及信息共享等功能，從最基礎上提升檔案管理工作的綜合性水平。同時構建信息化網站體系的同時，也應為事業單位和檔案管理工作體系間建立一定的聯系，實施更為符合現階段信息應用需求的一體化管理模式。

3.2 建立檔案信息丟失處理機制

檔案信息的丟失對于事業單位來說是非常麻煩的，在信息時代中檔案信息丟失的概率在提升，所以針對檔案信息丟失的情況，事業單位應該能夠制定一個針對性地處理機制，根據不同等級的檔案信息進行不同的處理方案，這樣能夠在檔案信息丟失的第一時間內有針對性地解決，從而使得事業單位的損失降至最低。首先，事業單位在檔案丟失后第一時間應該找出丟失的原因；其次，針對這些原因給出處理方案，如果是管理人員疏忽的因素，應該及時將檔案信息進行補全，如果是外部人員竊取，應該將相關的證據交給警方處理；最后，針對檔案信息管理系統的漏洞給出合理的解決方案，將漏洞填補，避免以后發生類似的現象。通過制定科學補救方案不僅能使得事業單位在檔案信息泄露后受到更小的損失，同時也能夠提升事業單位檔案管理的安全防范能力，對于事業單位發揮至關重要。

3.3 加強對電子檔案安全性的管理

檔案管理工作人員應該著眼于目前的檔案管理工作現狀以及未來發展趨勢，通過對信息技術特點的研究，更好地體現信息化管理工作的要求。其中，檔案信息化安全保障最為關鍵。檔案管理工作人員應當了解電子檔案安全管理要求，明確現代信息技術的使用策略和方法，以口令密碼、身份認證、授權管理、安全防火墻設置、安全備份等多種形式，更好地落實各類信息安全保障措施。電子檔案安全性的提升是一個長期的過程，檔案管理工作人員需長期做好這項工作。有關管理部門需要意識到自身的社會責任，出臺相應的技術舉措和政策，加強對電子檔案的安全管理，不斷提升監管力度，確保檔案安全管理工作的有效落實。

3.4 提升檔案信息管理技術的創新，滿足信息技術的需求

隨著時代的發展，社會經濟的創新，人們生活水平提高，對檔案管理提出更高的需求，除了確保檔案信息的安全性，相關人員也應該與時俱進，積極的學習各項管理工作，完善自身的管理理念，加強對檔案資源管理方式的提升，進行技術創新，進而確保檔案信息化技術的發展，提升人們的需求。這就需要相關工作人員首先要確保檔案儲存的有效性、準確性、規范化，不斷優化相應的管理技術，提升管理水平。要對檔案信息的多樣性和廣泛性進行研究。

3.5 強化檔案管理人員培訓

作為專業的事業單位檔案管理人員，定期使其接受專業化的信息培訓極為關鍵，也是確保傳統與信息化檔案管理能夠有效結合的重要基礎。當前的部分事業單位中，紙質檔案的管理模式仍然為主流，在這種情況下就應該在革新思想理念的同時對新式管理方式的應用加以引導，為推動檔案管理制度的更新與改革做好鋪墊。同時，在這一過程中應引入更多的信息化與科學化的技術手段，促進工作人員的整體素質的提升。定期開展培訓活動是有效提升技術水平的重要基礎，為提高對計算機技術的操作熟練度以及掌握更多的電腦操作技能奠定基礎。

3.6 提升檔案信息的使用效率

只有通過科學的管理手段，規范管理技術，提升檔案信息管理的使用效率，那么工作人員就會避免很多雜亂的工作，使其變得輕松有簡單，并且能夠提升服務質量，避免不必要的失誤。可以對人才進行相應的儲備，只有建設一支高水平、高素質的人才隊伍，才能夠確保工作效率。要避免人才的流失，可以通過激勵機制，制定有效的管理方式，搭建一個良好的溝通機制，增強管理人員的創新意識，促進檔案信息的高效性。可以強化共享觀念，建設一個有效的共享庫，很多工作都是交叉作業的，只有提升檔案信息的共享性，強化人們的共享理念，才能夠建設一個真正的檔案共享庫。

4 結束語

總之，隨著時代的發展，人們開始向著信息化，科技的角度發展，在檔案信息管理中，也應該與時俱進，不斷創新，隨著網絡技術的普及，應該將物業檔案信息科學運用，提升其工作效率，確保用戶的隱私安全。