淺析企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)

余維龍

（中國旅游集團(tuán)有限公司，廣東 深圳 518000）

隨著計(jì)算機(jī)辦公的廣泛應(yīng)用，企事業(yè)單位產(chǎn)生了越來越多的電子文件，但是歷史悠久、規(guī)模龐大的企業(yè)往往存在大量的紙質(zhì)檔案，特別是企業(yè)成立早期形成的歷史檔案。紙質(zhì)（實(shí)物）檔案真實(shí)記錄了企業(yè)發(fā)展的歷史，比起電子檔案更為直觀、形象，但是紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)空間大，查閱不便，并且維護(hù)成本高，難以適應(yīng)數(shù)字化時(shí)代的飛速發(fā)展，數(shù)字檔案取代紙質(zhì)檔案是社會(huì)發(fā)展的普遍趨勢。

1 歷史檔案數(shù)字化措施

計(jì)算機(jī)辦公形成的電子檔案在保存、管理方面已經(jīng)十分便利。企業(yè)檔案工作人員需要面對和解決的主要是館藏歷史檔案的數(shù)字化問題，歷史檔案數(shù)字化不僅涉及了文書檔案等紙質(zhì)載體，還包括了錄像帶、磁盤、磁帶等各種其他形式的載體。

歷史文書檔案的數(shù)字化通常可通過掃描轉(zhuǎn)化電子文件、上傳檔案系統(tǒng)等方式實(shí)現(xiàn)。歷史文書檔案數(shù)量大的企業(yè)，一般可以通過外包方式實(shí)現(xiàn)，這樣耗時(shí)相對較短，效率也比較高。但是企業(yè)歷史檔案往往涉密文件較多，企業(yè)應(yīng)與外包業(yè)務(wù)承接方簽訂保密協(xié)議，確保企業(yè)商業(yè)秘密安全，有效維護(hù)企業(yè)利益。對于數(shù)量龐大的歷史檔案，掃描數(shù)字化時(shí)也應(yīng)進(jìn)行篩選，著重對利用價(jià)值高的檔案進(jìn)行數(shù)字化，以降低數(shù)字化成本。

除了紙質(zhì)載體的檔案外，檔案數(shù)字化還包括對歷史音像、實(shí)物等類檔案的數(shù)字化。早期的聲像檔案通常是錄像帶、錄音帶、磁帶等載體形式，這類磁介質(zhì)一般保存5-10年后就會(huì)消磁，其記錄的內(nèi)容可能受損、丟失。另外一方面，隨著技術(shù)的快速發(fā)展進(jìn)步，圖像、聲音等的存儲(chǔ)和播放設(shè)備都發(fā)生了翻天覆地的變化，十多年前、二十年前的錄像帶保存到今天可能已經(jīng)沒有合適的設(shè)備能播放了。所以，對于早期的傳統(tǒng)聲像檔案，應(yīng)該本著“搶救優(yōu)先、利用優(yōu)先、逐步擴(kuò)展”的原則，及時(shí)翻拍、轉(zhuǎn)存，完成數(shù)字化工作，以確保歷史檔案資料規(guī)范存儲(chǔ)、便捷利用，為日常檔案利用提供堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。實(shí)物檔案則可以通過攝影攝像等方式進(jìn)行數(shù)字化，生成電子文件，以便于管理。

2 檔案數(shù)字化工作的要求

實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，對企業(yè)檔案管理員開展歸檔、查詢、利用等工作都有著極大的便利。完成了歷史檔案數(shù)字化后，對于之后產(chǎn)生的檔案也應(yīng)該同時(shí)進(jìn)行數(shù)字化，以保障檔案工作的順利開展。為了確保企業(yè)檔案歸檔完整、便于管理利用，企業(yè)檔案員在開展檔案數(shù)字化工作時(shí)應(yīng)遵循以下原則：

2.1 保障電子檔案的真實(shí)、完整

真實(shí)性是檔案發(fā)揮行政效力及證據(jù)作用的基本要求，無論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案都應(yīng)滿足這一要求。電子檔案的特性決定了它便于編輯、修改，企業(yè)檔案員在歸檔、管理電子檔案時(shí)應(yīng)尤其注意確保歸檔的電子檔案真實(shí)、完整。

2.2 維護(hù)數(shù)字化檔案安全

安全性是檔案保管的重要問題，電子檔案也不例外。檔案信息、重要文件數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)使用安全必須得以保證，這樣才能確保其使用價(jià)值不會(huì)遭受到影響、破壞。數(shù)字化檔案的安全主要包括防泄密和防數(shù)據(jù)丟失兩方面，防泄密、防病毒攻擊或停電等意外事故造成數(shù)據(jù)丟失和系統(tǒng)破壞是數(shù)字化檔案信息資源建設(shè)中的重大原則問題。檔案工作人員必須予以高度重視，采取切實(shí)有效的安全措施和手段，如數(shù)據(jù)加密、限制使用范圍、建立數(shù)據(jù)備份等方式提升電子檔案的安全管理水平，有效維護(hù)企業(yè)檔案資源安全。

2.3 積極研究信息技術(shù)發(fā)展趨勢

檔案本質(zhì)上是一種信息資源，檔案的載體、形式與信息技術(shù)的發(fā)展緊密相連。當(dāng)前信息技術(shù)的發(fā)展日新月異，各種新穎的媒體技術(shù)、形式不斷呈現(xiàn)。因此，檔案工作人員要注重研究信息技術(shù)發(fā)展趨勢，積極思考新技術(shù)在檔案工作中的運(yùn)用方式。這樣才能使檔案工作與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的要求，為企業(yè)發(fā)展創(chuàng)造價(jià)值。

2.4 處理好數(shù)字化檔案信息利用與保密的關(guān)系

檔案數(shù)字化之后，管理、利用都更為便捷，但隨之而來的是失泄密風(fēng)險(xiǎn)的增大。電子檔案容易復(fù)制、傳播，如果保管、利用等環(huán)節(jié)管理不善，極易產(chǎn)生泄密隱患。檔案數(shù)字化工作必須處理好檔案信息利用與保密關(guān)系，企業(yè)檔案工作人員要做好檔案文件的保密工作，完善相關(guān)數(shù)字化檔案管理機(jī)制，提高檔案信息的安全保密程度，從而才能大幅度降低文件的人為迫害以及其他意外事件的發(fā)生，保證系統(tǒng)安全、檔案及重要文獻(xiàn)等的使用安全。