淺析企業(yè)檔案數(shù)字化建設

余維龍

（中國旅游集團有限公司，廣東 深圳 518000）

隨著計算機辦公的廣泛應用，企事業(yè)單位產(chǎn)生了越來越多的電子文件，但是歷史悠久、規(guī)模龐大的企業(yè)往往存在大量的紙質(zhì)檔案，特別是企業(yè)成立早期形成的歷史檔案。紙質(zhì)（實物）檔案真實記錄了企業(yè)發(fā)展的歷史，比起電子檔案更為直觀、形象，但是紙質(zhì)檔案存儲空間大，查閱不便，并且維護成本高，難以適應數(shù)字化時代的飛速發(fā)展，數(shù)字檔案取代紙質(zhì)檔案是社會發(fā)展的普遍趨勢。

1 歷史檔案數(shù)字化措施

計算機辦公形成的電子檔案在保存、管理方面已經(jīng)十分便利。企業(yè)檔案工作人員需要面對和解決的主要是館藏歷史檔案的數(shù)字化問題，歷史檔案數(shù)字化不僅涉及了文書檔案等紙質(zhì)載體，還包括了錄像帶、磁盤、磁帶等各種其他形式的載體。

歷史文書檔案的數(shù)字化通?？赏ㄟ^掃描轉(zhuǎn)化電子文件、上傳檔案系統(tǒng)等方式實現(xiàn)。歷史文書檔案數(shù)量大的企業(yè)，一般可以通過外包方式實現(xiàn)，這樣耗時相對較短，效率也比較高。但是企業(yè)歷史檔案往往涉密文件較多，企業(yè)應與外包業(yè)務承接方簽訂保密協(xié)議，確保企業(yè)商業(yè)秘密安全，有效維護企業(yè)利益。對于數(shù)量龐大的歷史檔案，掃描數(shù)字化時也應進行篩選，著重對利用價值高的檔案進行數(shù)字化，以降低數(shù)字化成本。

除了紙質(zhì)載體的檔案外，檔案數(shù)字化還包括對歷史音像、實物等類檔案的數(shù)字化。早期的聲像檔案通常是錄像帶、錄音帶、磁帶等載體形式，這類磁介質(zhì)一般保存5-10年后就會消磁，其記錄的內(nèi)容可能受損、丟失。另外一方面，隨著技術的快速發(fā)展進步，圖像、聲音等的存儲和播放設備都發(fā)生了翻天覆地的變化，十多年前、二十年前的錄像帶保存到今天可能已經(jīng)沒有合適的設備能播放了。所以，對于早期的傳統(tǒng)聲像檔案，應該本著“搶救優(yōu)先、利用優(yōu)先、逐步擴展”的原則，及時翻拍、轉(zhuǎn)存，完成數(shù)字化工作，以確保歷史檔案資料規(guī)范存儲、便捷利用，為日常檔案利用提供堅實基礎。實物檔案則可以通過攝影攝像等方式進行數(shù)字化，生成電子文件，以便于管理。

2 檔案數(shù)字化工作的要求

實現(xiàn)檔案數(shù)字化，對企業(yè)檔案管理員開展歸檔、查詢、利用等工作都有著極大的便利。完成了歷史檔案數(shù)字化后，對于之后產(chǎn)生的檔案也應該同時進行數(shù)字化，以保障檔案工作的順利開展。為了確保企業(yè)檔案歸檔完整、便于管理利用，企業(yè)檔案員在開展檔案數(shù)字化工作時應遵循以下原則：

2.1 保障電子檔案的真實、完整

真實性是檔案發(fā)揮行政效力及證據(jù)作用的基本要求，無論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案都應滿足這一要求。電子檔案的特性決定了它便于編輯、修改，企業(yè)檔案員在歸檔、管理電子檔案時應尤其注意確保歸檔的電子檔案真實、完整。

2.2 維護數(shù)字化檔案安全

安全性是檔案保管的重要問題，電子檔案也不例外。檔案信息、重要文件數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡使用安全必須得以保證，這樣才能確保其使用價值不會遭受到影響、破壞。數(shù)字化檔案的安全主要包括防泄密和防數(shù)據(jù)丟失兩方面，防泄密、防病毒攻擊或停電等意外事故造成數(shù)據(jù)丟失和系統(tǒng)破壞是數(shù)字化檔案信息資源建設中的重大原則問題。檔案工作人員必須予以高度重視，采取切實有效的安全措施和手段，如數(shù)據(jù)加密、限制使用范圍、建立數(shù)據(jù)備份等方式提升電子檔案的安全管理水平，有效維護企業(yè)檔案資源安全。

2.3 積極研究信息技術發(fā)展趨勢

檔案本質(zhì)上是一種信息資源，檔案的載體、形式與信息技術的發(fā)展緊密相連。當前信息技術的發(fā)展日新月異，各種新穎的媒體技術、形式不斷呈現(xiàn)。因此，檔案工作人員要注重研究信息技術發(fā)展趨勢，積極思考新技術在檔案工作中的運用方式。這樣才能使檔案工作與時俱進，適應企業(yè)發(fā)展的要求，為企業(yè)發(fā)展創(chuàng)造價值。

2.4 處理好數(shù)字化檔案信息利用與保密的關系

檔案數(shù)字化之后，管理、利用都更為便捷，但隨之而來的是失泄密風險的增大。電子檔案容易復制、傳播，如果保管、利用等環(huán)節(jié)管理不善，極易產(chǎn)生泄密隱患。檔案數(shù)字化工作必須處理好檔案信息利用與保密關系，企業(yè)檔案工作人員要做好檔案文件的保密工作，完善相關數(shù)字化檔案管理機制，提高檔案信息的安全保密程度，從而才能大幅度降低文件的人為迫害以及其他意外事件的發(fā)生，保證系統(tǒng)安全、檔案及重要文獻等的使用安全。