數字化檔案管理的發展及應對策略研究

張巧芳

（五寨縣檔案館，山西 忻州 036200）

數字化檔案管理是以信息技術為基礎的，能夠將傳統的文字檔案以數字化的形式呈現出來，并且可以通過信息化設備進行傳輸和查閱。在當今時代背景下，數字化技術已經普及，應用數字化管理技術能夠使檔案資源的使用過程變得更加方便、快捷，減輕了管理壓力，也能夠豐富檔案數據庫中的資源。

1 檔案數字化管理的意義

數字化檔案管理是以計算機技術和互聯網技術為依托，將紙質檔案轉化為數字檔案的一種檔案管理形式。相比于紙質檔案，數字化檔案能夠將信息與載體進行分離，避免了紙質載體損壞造成的檔案信息缺失，降低了檔案存儲的難度，同時也節省了紙質載體對空間的占用，還能夠使不同形式和載體的信息統一轉化成數字化形式，實現對語言、文字、圖片等信息進行數字化編碼，將信息內容通過數字化設備呈現出來。隨著各領域的信息交流增加，傳統的紙質檔案管理方法無法滿足使用者和管理者的需求，因此數字化管理是必然的發展方向。檔案數字化管理主要包括兩個方面的內容：第一，工作模式數字化。檔案數字化就是將紙質檔案錄入到信息化設備和管理平臺中成為電子檔案，然后對電子檔案信息進行系統的管理。能夠通過信息化設備對檔案信息進行錄入、分類和存儲，也可以通過關鍵詞進行搜索，提高檔案信息的利用效率。第二，管理資料數字化。在當今時代背景下，信息化技術十分發達，可以通過人工錄入和掃描的方式將紙質檔案錄入到數字化管理設備中，通過數字化管理平臺對檔案信息進行管理，從而實現檔案資料的數字化。

2 提高數字化檔案管理質量的策略

1）優化檔案數字化管理環境。為了提高數字化檔案管理的質量，檔案管理部門需要加大資金投入，在保證資金充足的情況下，為數字化檔案管理工作創造更好的管理環境。首先，要引進先進的技術和優秀的人才以及先進的數字化硬件設施。要對設備進行升級和改造，以滿足數字化檔案管理工作的需求。其次，要積極建設數字化檔案管理平臺，實時掌握管理平臺的技術發展情況，采取有效的安全防護手段，加大安全防護力度，避免數字化檔案泄露或被非法盜用，提高數字化檔案的安全性，提高檔案管理工作的效率和質量。

2）建設高素質的數字化管理人才隊伍。對于任何單位來說，人才都是重要的發展動力。在檔案的數字化管理中，也要注重人才的引進和培養。要通過各種渠道挖掘數字化檔案管理人才，從而建設專業化、高素質的數字化檔案管理團隊。在這個過程中，必須引進高端人才。因為高端的數字化檔案管理人才能夠帶來先進的管理理念和管理技術，對數字化檔案管理工作的開展和建設有重要的推動作用。為了促進檔案管理數字化的發展，檔案管理部門要大量引進年輕的管理人才，并開展各種形式的培訓，使相關工作人員能夠得到專業知識和技能方面的提升。要隨時了解當下最新的檔案管理技術和方法，能夠熟練地操作檔案管理系統，掌握硬件設備及軟件平臺的使用方法，能夠及時迅速的解決檔案數字化管理過程中遇到的問題，從整體上提升數字檔案管理工作的水平。

3）優化檔案數字化管理機制。在檔案數字化管理工作中，為了優化檔案管理工作的效果，需要建立一個完整的檔案管理體系。使數字化檔案管理工作能夠順利地開展，并取得良好的成果。首先，要對數字化檔案管理的內容進行明確，制定完善的管理制度和工作標準以及技術規定，使數字化檔案管理工作能夠更有效的進行，避免一些不必要的損失。其次，要細致的劃分檔案管理責任并且落實，同時要加強對檔案數字化管理工作人員的監督。制定完善的考核制度，對數字化檔案管理工作進行監督，使檔案管理人員能夠自覺的提高自身的專業素養，保持對工作認真負責的態度，從而促進檔案數字化管理的發展。

4）提高數字化管理意識。從傳統的檔案管理模式轉變為數字化檔案管理模式要經歷一個漫長的過程，紙質檔案轉變為電子檔案本身就是一項復雜的工作，雖然有高科技設備的幫助，也需要人工操作，在發展的過程中也需要不斷的改進和完善。同時，檔案管理人員的數字化管理意識也需要不斷的增強，要明確檔案數字化管理的意義，認真的開展數字化管理工作，使數字化的檔案資源能夠發揮應有的價值，為相關工作提供必要的參考依據。檔案管理人員也要不斷的探索新的檔案管理路徑，更新管理理念，完善檔案管理設施建設，提高檔案管理能力。

5）建立數字化檔案管理平臺。目前，我國的檔案數字化平臺正在探索和發展的過程中，要結合實際管理需求，并參考其他數字化平臺的創建經驗，完善數字化檔案管理平臺的功能。要根據具體的需求不斷地增加平臺的功能，從而提高檔案管理服務的質量。在建設數字化檔案管理平臺的過程中，可以從兩個方面著手：第一，滿足平臺功能需求。管理人員要在以往的工作中總結經驗，針對一些普遍性、典型性的問題制定出科學可行的解決方法，不斷的完善平臺的功能。使數字化檔案管理平臺能夠提供更高質量的服務，并且要保證數字化檔案資料的完整性和安全性。第二，實現檔案信息資源共享。數字化檔案管理平臺必須能夠為使用者提供完整有效的檔案信息，能夠進行檔案數據的傳輸和共享，并且要保證傳輸過程的安全性，建立安全高效的數字化檔案管理平臺，能夠對于檔案信息進行統一的管理，使用戶在平臺上能夠自主完成借閱、打印、下載、權限查詢等操作，提高檔案管理工作的效率。

6）統一檔案管理數據結構。檔案管理部門在應用數字化管理技術的過程中，要以檔案的需求為基礎，對檔案信息的數據結構進行統一，從而降低檔案管理的難度系數，提高檔案數據的完整性，促進數字化檔案管理工作的順利開展。在建設的過程中要統一規定檔案的數據結構，同時也要與其他部門進行合作與溝通，規范檔案數據調取、使用、錄入、保存的操作方法，避免錯誤操作造成的數據丟失。檔案管理部門也要完善內部管理制度，使管理人員在錄入檔案信息的過程中能夠高度集中注意力，避免錄入錯誤給檔案使用者造成誤導。

7）完善檔案管理手段。近年來，信息通信技術發展迅速，并且得到了廣泛的應用，為社會各個領域提供了便利的條件，檔案管理部門可以利用信息通信技術來實現檔案的數字化管理。管理者要更新檔案管理理念，并且要深入地了解信息通信技術，將二者有機地結合起來，加快檔案數字化發展的進程，擴大檔案管理部門的服務范圍。要加大在信息通信技術方面的資金投入，應用先進的設備和技術，提高檔案管理的數字化程度，可以應用信息通信技術建立智慧檔案室。智慧檔案室中包含多個系統，如：自助借還系統、異常警報系統、門禁防盜系統、恒溫恒濕系統、3D虛擬庫房系統等。通過這些系統實現檔案管理的全面數字化，能夠完善檔案管理的手段，并且能夠提高檔案錄入的效率，使檔案管理工作變得更加高效便捷。

3 結論

綜上所述，為了適應時代的發展和社會的進步，檔案管理部門需要改進傳統的檔案管理方法，采用數字化的管理方式，對檔案的錄入、查閱、管理提供更便利的條件。在這個過程中需要建立完善的數字化檔案管理制度，提高檔案管理人員的職業素養，統一檔案數據結構，從整體上實現檔案管理的數字化。