醫(yī)院檔案信息資源開發(fā)利用現(xiàn)狀及思考

徐 靜 耿 青

（青島大學(xué)附屬醫(yī)院，山東 青島 266003）

醫(yī)院檔案，是指醫(yī)院在醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理、基建、財(cái)務(wù)等工作中形成的對(duì)醫(yī)院和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、照片、聲像、實(shí)物等不同形式、不同載體的歷史記錄，是醫(yī)院發(fā)展的重要見證，是醫(yī)院管理不可分割的重要組成部分。

檔案信息資源開發(fā)，是指檔案工作者根據(jù)利用者的需求，對(duì)現(xiàn)有的檔案進(jìn)行篩選，在保證檔案信息客觀、準(zhǔn)確的原則下，將檔案信息進(jìn)行再整合、再加工，為利用者提供一種更便捷、更清晰的利用途徑。大力加強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)與利用，是黨和國家對(duì)檔案事業(yè)發(fā)展的基本要求，是檔案事業(yè)適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展的必然選擇。

1 檔案信息資源開發(fā)利用的形式和原則

檔案信息資源開發(fā)利用的形式包括檔案的數(shù)字化、文史類檔案編研、大型活動(dòng)材料匯編、編制檔案檢索工具、宣傳畫冊(cè)、宣傳片、展覽等。檔案信息資源開發(fā)工作應(yīng)遵循以下原則：

1）真實(shí)性、準(zhǔn)確性原則。檔案信息資源開發(fā)利用的核心是為利用者提供可靠的信息，所以經(jīng)過加工的檔案信息，保證其真實(shí)性和準(zhǔn)確性是必須遵循的首要原則。

2）需求性原則。檔案信息資源的開發(fā)利用應(yīng)根據(jù)利用者的不同需求，有針對(duì)性的開發(fā)檢索工具和途徑。

3）便利性原則。開發(fā)利用的目的是更便捷、高效的使用。因此檔案工作者要樹立以利用者為中心的理念，從利用者的受教育情況、利用需求、使用習(xí)慣等多方面綜合考慮，采用易于理解、通俗易懂的檢索語言，開發(fā)多層次、可操作性強(qiáng)的信息產(chǎn)品，便于利用者使用，提高使用效率。

4）合法性原則。醫(yī)院的一些科研和病案檔案，在開發(fā)利用時(shí)一定要特別關(guān)注合法性原則，要嚴(yán)格按照《檔案法》、《保密法》、《醫(yī)療機(jī)構(gòu)病歷管理規(guī)定》等法規(guī)，統(tǒng)籌做好充分利用檔案與保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)、保護(hù)病人隱私等方面的工作。

5）效益性原則。在對(duì)檔案信息進(jìn)行開發(fā)前，應(yīng)加強(qiáng)檔案信息的甄別和篩選，優(yōu)先將些對(duì)醫(yī)院事業(yè)發(fā)展、滿足利用者需求的信息進(jìn)行開發(fā)，在有限的人力物力投入下，發(fā)揮開發(fā)利用的最大效益。

2 醫(yī)院檔案信息資源開發(fā)利用的重要性

1）實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的最大化。檔案管理工作主要有三項(xiàng)內(nèi)容，即收集、保管、使用。而檔案最重要的價(jià)值就是使用，要想達(dá)到有效地利用和使用，就必須對(duì)檔案進(jìn)行有效地開發(fā)，只有這樣才能實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的最大化，創(chuàng)造出更大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

2）保護(hù)原始檔案。對(duì)檔案信息進(jìn)行開發(fā)，可以減少對(duì)原始檔案查閱使用頻次，降低對(duì)原始檔案的損壞概率，這樣就能最大限度地保護(hù)原始檔案。同時(shí)，開發(fā)的檔案信息資源又可作為原始檔案的另一種保存?zhèn)浞菪问剑喈?dāng)于對(duì)檔案進(jìn)行了雙重備份。

3）促進(jìn)醫(yī)院文化建設(shè)。通過對(duì)院史、代表性技術(shù)、知名專家、重大歷史事件、榮譽(yù)等相關(guān)檔案信息的編輯、加工，采取院史展覽、匯編、宣傳畫冊(cè)等多種方式對(duì)檔案信息進(jìn)行開發(fā)，使檔案櫥里的檔案以更加豐富、立體的形式呈現(xiàn)給醫(yī)護(hù)員工和社會(huì)，可以激發(fā)醫(yī)護(hù)員工的自豪感、榮譽(yù)感，增強(qiáng)責(zé)任感和使命感，以推動(dòng)醫(yī)院文化建設(shè)。

3 醫(yī)院檔案信息資源開發(fā)利用存在的問題

1）檔案形式單一。醫(yī)院庫存檔案類別以文書檔案為主，文書檔案又以各種文件為主，聲像、實(shí)物檔案所占比重很低，這就給高水平的檔案開發(fā)利用帶來了一定的困難。

2）對(duì)檔案信息資源開發(fā)利用重要性認(rèn)識(shí)不足。醫(yī)院工作往往以醫(yī)療、教學(xué)、科研工作為主，對(duì)檔案工作的重視程度和關(guān)注度普遍不高，檔案管理工作存在重保管輕使用的現(xiàn)象。管理者對(duì)檔案信息資源開發(fā)利用所產(chǎn)生的社會(huì)效益及在推動(dòng)醫(yī)院文化建設(shè)、精神文明建設(shè)工作中的重要性認(rèn)識(shí)不足。

3）開發(fā)利用水平不高，缺乏系統(tǒng)性和規(guī)劃性。為滿足醫(yī)院醫(yī)、教、研、管理等工作需求，特別是在院慶、大型會(huì)議等時(shí)期，檔案工作者或者相關(guān)部門會(huì)圍繞事件進(jìn)行有意識(shí)或無意識(shí)的檔案信息開發(fā)利用，但整體缺乏系統(tǒng)性，往往層次不高。

4）檔案專業(yè)人員配備不足，制約檔案開發(fā)利用工作。醫(yī)院檔案專業(yè)人員配備相對(duì)不足，不能滿足新時(shí)期、新形勢下檔案開發(fā)利用工作的需求，一些檔案工作人員未經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，工作創(chuàng)新能力不足，檔案信息資源開發(fā)利用的手段和方法比較落后，在一定程度上制約了醫(yī)院檔案信息資源的開發(fā)和利用。

4 做好檔案信息資源開發(fā)利用工作的思路

1）加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，注重做好檔案收集工作，不斷豐富檔案類別，特別是聲像、實(shí)物檔案的收集。同時(shí)要確保收集檔案的及時(shí)、準(zhǔn)確、客觀、全面、系統(tǒng)，為開發(fā)利用打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2）以問題為導(dǎo)向，主動(dòng)作為。分析檔案利用者的實(shí)際需求，根據(jù)醫(yī)院工作實(shí)際，探索開發(fā)多層次、多渠道、多領(lǐng)域的檔案信息利用工具，為利用者提供便捷、易于操作的查閱方式。

3）豐富利用方式，簡化利用手續(xù)，最大限度地為檔案利用者提供便利條件。在傳統(tǒng)查閱方式的基礎(chǔ)上，積極依托信息化平臺(tái)建設(shè)，在確保檔案信息安全性的前提下，逐步實(shí)現(xiàn)檔案利用服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。

4）建立高素質(zhì)的檔案工作隊(duì)伍。檔案工作人員要不斷增強(qiáng)做好檔案工作的責(zé)任感和使命感，不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，掌握新時(shí)代檔案工作的新特點(diǎn)、新要求、新思路和新方法，要勇于創(chuàng)新、勤于思考、善于總結(jié)，充分運(yùn)用信息化等先進(jìn)手段，積極探索醫(yī)院檔案信息資源開發(fā)利用的新途徑、新平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，為醫(yī)院事業(yè)可持續(xù)發(fā)展提供檔案信息支撐。