事業單位檔案數字化建設的路徑

趙 娜

（黑河市愛輝區接待服務中心，黑龍江 黑河 164300）

在事業單位檔案數字化建設過程中，將數字技術與檔案管理工作相融合，檔案以數字化形式表現出來。特別是電子檔案的普及應用，電子檔案即是檔案數字化建設成果的重要體現。電子檔案取代紙質檔案，在實際工作中通過完成檔案的數字化轉化，實現對電子檔案的有效保管。同時還要對電子文件進行歸檔，實現檔案的集成化和一體化管理，促進檔案效益的提升。

1 事業單位檔案數字化建設的必要性

事業單位檔案數字化管理是檔案管理工作的必然發展趨勢，通過加強檔案數字化建設，可以有效的保證檔案管理工作連貫性。由于事業單位檔案管理內容十分復雜，在實際管理工作中需要耗費大量的時間和人力資源。通過應用數字化管理手段對檔案進行管理，積極優化檔案管理流程，全面促進檔案管理工作效率的提高。傳統檔案管理工作中，檔案查詢和使用需要耗費大量的時間，這也導致檔案管理工作量增加。利用數字化管理手段，直接輸入關鍵詞即能夠查找到所需要的檔案信息，確保檔案信息價值的實現。而且針對電子檔案信息，利用計算機和服務器即能夠完成具體的檔案管理工作，大幅度提高了檔案管理效率，檔案管理成本下降。并積極整合檔案信息資源，檔案管理工作呈現出集約化發展態勢，有效的保證了檔案價值的實現。

2 事業單位檔案數字化建設的路徑

2.1 明確檔案數字化建設的目標

通過對事業單位檔案數字化建設的目標進行明確，并與檔案管理工作的實際情況相結合，積極推進檔案數字化建設工作的有序開展。當前網絡信息技術在社會各個領域廣泛應用，因此在檔案數字化建設工作開展過程中，需要將數字化和高效化作為具體的目標，促進檔案管理工作的有序開展。而且在實際工作中，還需要進一步完善檔案運行模式，將檔案管理的功能效應更好的凸顯出來，為事業單位各項工作的開展提供重要的信息保障。對于檔案管理人員，不僅要轉變檔案管理理念，還要掌握數字化技術的應用優勢，在實際工作中積極整合資源，更新自身的知識結構，促進檔案數字化建設目標的實現。

2.2 構建檔案數字化管理體系

信息技術有效的融入到事業單位檔案數字化建設工作中來，全面提高檔案數字化轉化效率，并積極打造檔案數字化管理體系，進一步細化數字化管理的具體規范和標準。而且在實際工作中，還要針對不同檔案信息采取適宜的管理手段，建立責任制，明確崗位職責和責任。檔案數字化建設離不開基礎設施的支持，因此要加快配備完善的軟硬件設施，并積極加以維護，為檔案數字化建設夯實基礎。

2.3 完善數字化管理制度

檔案數字化建設工作的有序開展離不開完善的制度保障，在實際工作中，宜加快建立健全檔案數字化管理制度，并對檔案數字化管理流程進行規范，全面提高檔案管理工作的整體水平。另外，檔案數字化雖然為檔案管理和利用提供了更多的便利性，但隨之也帶來嚴重的安全問題。這就需要在實際工作中在強化安全制度建設，進一步增強檔案管理人員的責任意識和安全意識，促進檔案數字化管理水平的全面提升。

2.4 實現系統之間的有效銜接

在事業單位檔案管理系統建設過程中，積極應用先進技術手段，充分地發揮檔案管理系統的優勢作用，促進檔案信息管理和服務水平的提升，實現檔案信息的隨時調閱和高效利用。而且在檔案數字化建設工作推進過程中，系統的應用功能主要通過電子文件管理系統進行體現，因此在實際工作中，可以基于前端控制和文檔一體化管理等原則，實現單位業務系統與電子文件管理系統之間的有效銜接，從而實現檔案從采集至保存等整個環節的自動化，進一步保證檔案信息的真實性和準確性。特別是自動整理元數據，也能夠進一步促進檔案管理效率的提升。而且為了實現檔案信息共享，事業單位檔案管理系統在不斷完善的基礎上，還要使檔案管理系統與單位內部系統和外部管網進行有效銜接，構建檔案信息共享服務平臺，確保檔案信息共享目標的實現。

2.5 重視數字技術功能的開發

檔案工作開展過程中，需要積極開發數字技術的優勢功能，更好地發揮其在數字化檔案管理工作的優勢。在實際工作中，檔案管理人員要重視視圖化功能的開發。傳統檔案多采用文字形式進行記錄，但以文字形式記錄的一些特殊信息往往會給利用者帶來一定的難度。針對這種情況，在檔案數字化管理工作中，檔案管理人員可以采用思維導圖、影像和圖像等形式來記錄檔案信息，并科學對這些信息數據進行存儲，全面提高檔案信息利用效率。而且還要積極搭建檔案信息資源庫，將所有檔案信息有效的錄入其中，并與各部門的業務系統進行連接，在保證檔案信息安全的基礎，授予管理人員具體的訪問權限。事業單位一些較為重要的檔案信息，由于具有較強的保密性要求，因此在積極采取具體的加密處理技術，有效的保證這部分檔案信息的安全性，避免出現泄露和丟失的問題。另外，還要重視數字技術智能歸類功能的開發，根據檔案信息的類型和內容進行智能分類，進一步簡化檔案管理流程，全面提高檔案管理工作的質量。

3 結束語

在當前信息化時代環境下，數字化技術與檔案管理工作的有效結合，有效地提高了檔案管理的數字化水平，檔案開發利用水平有了大幅度的提升。而且針對檔案信息在云端進行存儲，為檔案信息的存儲安全和調用的便捷性帶來了較大的保障。檔案數字化管理模式作為一種全新的檔案管理模式，在事業單位檔案管理工作中進行應用，可以為事業單位檔案管理工作的科學發展打下良好的基礎。因此在實際工作中，事業單位需要加大投入力度，積極構建檔案管理平臺，提高檔案管理的數字化水平。而且在實際工作中，還要重視檔案管理人員專業技能和綜合素質的提升，充分地發揮出檔案管理人員的聯盟才智，使其在工作中進行不斷創新，為檔案管理質量的提升提供重要的保證。