加強醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案精細化管理探究

潘秋杉 周 鷹 陳 黎

（昆明醫(yī)科大學(xué)第一附屬醫(yī)院，云南 昆明 650032）

醫(yī)療設(shè)備的生命周期較長，涉及大量檔案內(nèi)容，為提高醫(yī)療設(shè)備檔案管理效果，精細化管理理念應(yīng)運而生，它是指通過具體化、系統(tǒng)化的規(guī)章制度，運用標(biāo)準(zhǔn)化、程序化、數(shù)據(jù)化的手段，使醫(yī)療設(shè)備檔案人員精確地、有效地落實檔案管理工作，加強醫(yī)療設(shè)備檔案精細化管理意義重大。

1 制定精細化管理制度

醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案系統(tǒng)建設(shè)是檔案管理工作的薄弱環(huán)節(jié)之一，在制定檔案管理制度時應(yīng)注意更新理念，融入精細化管理思想[1]?？梢岳肞DCA循環(huán)實現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備檔案管理系統(tǒng)的反復(fù)運行，確保順利開展檔案質(zhì)量管理工作。其主要包含計劃、實施、檢查以及行動這四個部分，例如針對醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案工作的借閱部分，檔案人員根據(jù)管理要求，嚴(yán)格按照檔案借閱制度、手續(xù)辦理制度等進行醫(yī)療設(shè)備檔案的借閱操作，完善信息臺賬，再定期、不定期抽查醫(yī)療設(shè)備檔案信息，保證管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化。醫(yī)院還要按照《檔案法》、《保密法》等專門制定醫(yī)療設(shè)備精細化管理制度，明確檔案人員的職責(zé)、歸檔范圍、利用借閱、銷毀等；按照實際工作中的問題和不足適時補充、修訂檔案管理制度，使其更加合理、精細，推動醫(yī)療設(shè)備檔案管理進入現(xiàn)代化軌道。

2 實行精細化分類管理

分類管理是按照醫(yī)療設(shè)備檔案的類別進行分類，醫(yī)院采取精細化管理方式，對醫(yī)療設(shè)備的購置檔案、驗收檔案、維修檔案以及其他檔案進行精細化分類管理[2]。

對于醫(yī)療設(shè)備購置檔案，將購置項目作為檔案保管單位，按照采購醫(yī)療設(shè)備的時間、資金來源設(shè)定位置索引并存放，其案卷編號就由這兩個部分和案卷順序共同組成。醫(yī)療設(shè)備資金來源一般用英文字母表示，例如政府采購用Z表示，院內(nèi)采購用Y表示等。那么S-18-Z-2就表示2018年政府采購項目2號案卷，卷脊信息主要有醫(yī)療設(shè)備采購項目的名稱、設(shè)備名稱和卷內(nèi)文件，醫(yī)院的每一卷醫(yī)療設(shè)備購置案卷都可能涵蓋多臺設(shè)備的購置信息。

對于醫(yī)療設(shè)備驗收檔案，將驗收批次作為檔案保管單位，按照醫(yī)療設(shè)備的類別、立卷順序設(shè)置一級位置索引、二級位置索引，分類存放。醫(yī)療設(shè)備類別可以用英文字母代表，例如A表示心電類設(shè)備、D表示超聲類設(shè)備等，其案卷編號包括設(shè)備類別、檔案序號、卷號，例如S-A-18-1表示心電類別中18號案卷的第1卷，對應(yīng)卷脊信息主要有案卷題名、設(shè)備生產(chǎn)商、設(shè)備產(chǎn)地以及編制日期等。精細化的案卷目錄和卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)文件等的檔案編號登記保證醫(yī)療設(shè)備檔案調(diào)用效率的提升。

對于醫(yī)療設(shè)備維修檔案，按照設(shè)備類型、維修模式細分成：第一，針對小型醫(yī)療設(shè)備，統(tǒng)一登記小型醫(yī)療設(shè)備送修記錄，分類登記預(yù)防性維護記錄、質(zhì)量控制記錄，實現(xiàn)電子化管理，為查詢、統(tǒng)計提供便利；第二，針對保修設(shè)備，例如核磁共振、X線血管造影機、CT等，由服務(wù)商專業(yè)技術(shù)人員出具維修記錄、預(yù)防性維護記錄，將獨立設(shè)備作為其保管單位，按照采購設(shè)備的時間、種類設(shè)置位置索引并存放，方便對設(shè)備的維修情況、年度維護進度等進行精細化的核對，監(jiān)督醫(yī)療設(shè)備預(yù)防性維護工作的落實。

對于醫(yī)療設(shè)備的其他檔案，其具有相對獨立性，主要有計量合格證、巡檢記錄卡以及不良事件上報記錄等。

通過精細化分類管理的實施，促使醫(yī)院在使用醫(yī)療設(shè)備檔案時能按照實際需求快速定位設(shè)備檔案的類別和案卷，提取相應(yīng)信息。

3 檔案開發(fā)利用精細化

除了分類管理方便醫(yī)療設(shè)備檔案的使用，在大數(shù)據(jù)時代應(yīng)發(fā)揮精細化管理的數(shù)據(jù)化優(yōu)勢，借助現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)編研醫(yī)療設(shè)備檔案，特別是進行數(shù)字化、信息化編研，把死檔案變成活檔案，進一步提高設(shè)備利用價值。因此，在醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革和健康中國的大環(huán)境下，醫(yī)院檔案人員要緊扣現(xiàn)實需求，基于開放利用目的切實開展醫(yī)療設(shè)備檔案的編研工作，挖掘潛在價值。例如醫(yī)療設(shè)備采購匯編、設(shè)備維修技術(shù)指南等。通過結(jié)合醫(yī)療環(huán)節(jié)、醫(yī)療科研動態(tài)、信息技術(shù)領(lǐng)域等的新變化、新情況，憑借醫(yī)療設(shè)備檔案數(shù)字化建設(shè)、精細化管理，推動大數(shù)據(jù)分析的實施，在數(shù)據(jù)信息的支撐下展開定量分析工作，升華醫(yī)療設(shè)備檔案信息定性分析成果；嚴(yán)格遵守存量數(shù)字化和增量電子化的基本原則，利用數(shù)字化和數(shù)據(jù)庫手段建立共享醫(yī)療設(shè)備檔案信息的平臺，促成檔案檢索、分析和導(dǎo)出等快捷化功能，激發(fā)醫(yī)療設(shè)備檔案利用活力，最終實現(xiàn)對醫(yī)療設(shè)備檔案信息的最大化開發(fā)和利用。

總之，通過精細化管理理念與方法的引入，在醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作中從大處著眼、小處入手，制定精細化檔案管理制度，實現(xiàn)精細化的分類管理和開發(fā)利用，體現(xiàn)精細程度的提升，確保醫(yī)院所購置的醫(yī)療設(shè)備有最大的回報，不斷提高醫(yī)療設(shè)備投資效益。