新形勢(shì)下基層財(cái)政檔案管理存在的問題與解決措施

孫 丹

（丹東市元寶區(qū)招商財(cái)政審計(jì)事務(wù)服務(wù)中心，遼寧 丹東 118000）

財(cái)政部門在社會(huì)公共服務(wù)事業(yè)中發(fā)揮著積極的作用，檔案管理屬于財(cái)政部門的基礎(chǔ)工作之一，對(duì)財(cái)政部門的深入建設(shè)與規(guī)范化管理有著積極的推動(dòng)作用。伴隨社會(huì)的發(fā)展，檔案數(shù)量日益增多，檔案管理專業(yè)性更強(qiáng)，對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)提出了更高的要求。然而現(xiàn)實(shí)是基層財(cái)政部門由于相關(guān)軟硬件條件的制約導(dǎo)致檔案管理不夠規(guī)范，存在諸多問題。為此，如何提高財(cái)政檔案管理質(zhì)量成為基層財(cái)政部門亟待解決的問題。

1 檔案管理在財(cái)政部門中的重要意義

對(duì)于任何單位來說檔案管理工作都是非常重要的，通過保存單位發(fā)展中的各種重要信息，記錄下單位發(fā)展進(jìn)程，對(duì)單位未來發(fā)展提供指導(dǎo)依據(jù)。財(cái)政檔案管理屬于檔案管理中的一個(gè)重要組成內(nèi)容，主要是記錄財(cái)政收入、支出等真實(shí)信息以及財(cái)政部門發(fā)展中的重要數(shù)據(jù)，為其他部門工作的展開提供有效資料[1]。可見，這項(xiàng)工作在財(cái)政部門日常管理中占有重要的地位。通過檔案管理規(guī)范化建設(shè)，提高管理效率，可以減少相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生概率，為財(cái)政部門的有序發(fā)展奠定好 基礎(chǔ)。

2 當(dāng)前基層財(cái)政部門檔案管理存在的問題分析

1）缺乏足夠的重視。檔案資料是記錄財(cái)政部門發(fā)展歷史的重要載體，為財(cái)政部門今后的發(fā)展提供有效的指導(dǎo)與信息支撐，從而使財(cái)政部門各項(xiàng)工作有序展開。目前，不少財(cái)政部門工作人員對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)不足，將其簡單等同于對(duì)資料的抄抄寫寫，對(duì)資料保管好即可，未意識(shí)到這項(xiàng)工作對(duì)單位發(fā)展的重要影響。部分領(lǐng)導(dǎo)未意識(shí)到檔案管理工作能夠?yàn)閱挝蛔陨黹_展監(jiān)督與檢查工作提供合理的理論依據(jù)，也未看到其真正的價(jià)值。還有部分領(lǐng)導(dǎo)雖然意識(shí)到這項(xiàng)工作的價(jià)值所在，但沒有將其放在重要的地位。因此，基層財(cái)政部門對(duì)檔案管理缺乏足夠的重視度。

2）缺乏高素質(zhì)的檔案管理人員。傳統(tǒng)檔案管理只停留在對(duì)檔案資料的收集、整理與保管，工作內(nèi)容比較簡單。因此，基層財(cái)政部門大多會(huì)將年齡較大的職工安排在檔案管理崗位，聘請(qǐng)人員也大多不是專業(yè)出身。目前，財(cái)政檔案隊(duì)伍年齡結(jié)構(gòu)老化、文化水平不高、專業(yè)能力不強(qiáng)問題較為嚴(yán)重，極大制約了檔案管理水平的提升[2]。特別是隨著電子檔案的普及，部分檔案人員對(duì)信息技術(shù)不熟悉，也制約了檔案信息化水平的提高

3）檔案管理制度有待完善。基層財(cái)政部門一般存在“重實(shí)際工作，輕檔案管理”的觀念，對(duì)檔案管理重視不足，制度建設(shè)也跟不上，導(dǎo)致制度不完善、滯后，未能充分發(fā)揮出制度的約束作用。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，電子檔案數(shù)量日益增多，而不少基層財(cái)政部門仍沿用傳統(tǒng)的檔案管理制度，不能對(duì)電子檔案進(jìn)行有效管理，難以滿足新形勢(shì)下的發(fā)展需要。

4）檔案管理信息化水平不高。近年來國內(nèi)發(fā)展迅速，信息技術(shù)在各行各業(yè)發(fā)揮出積極的作用，融入到我們的工作、生活中的各個(gè)領(lǐng)域。不少企事業(yè)單位都陸續(xù)引入了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，配備信息管理設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。然而從國內(nèi)財(cái)政部門檔案管理現(xiàn)狀來看，一些基層財(cái)政部門仍采用的是紙質(zhì)檔案管理模式，有的正處于紙質(zhì)檔案與電子檔案過渡期。另有部分財(cái)政部門雖然看到了信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，但選取檔案管理軟件較為隨意，導(dǎo)致軟件通用性較差，數(shù)據(jù)信息共享性不足，經(jīng)常存在數(shù)據(jù)丟失問題。這在一定程度上反而加大了工作人員的工作量。

3 新形勢(shì)提高基層財(cái)政部門檔案管理水平的對(duì)策

1）充分重視，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。要想做好財(cái)政檔案管理工作，離不開單位內(nèi)部全體干部職工的支持，尤其要得到領(lǐng)導(dǎo)的充分重視。從某種層面來說，領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)與態(tài)度在很大程度上影響到這項(xiàng)工作的開展效果。為此，首先必須提高財(cái)政部門領(lǐng)導(dǎo)干部的重視度，通過教育培訓(xùn)提高領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案觀念，并加大宣傳力度，在單位內(nèi)部形成一種濃厚的檔案管理氛圍[3]。然后，將這項(xiàng)工作納入單位年度工作計(jì)劃，給予相應(yīng)的人力、物力、財(cái)力的支持，確保這項(xiàng)工作的有序展開，提高財(cái)政檔案管理水平。同時(shí)，宣傳財(cái)政檔案開發(fā)利用的實(shí)際效果，讓大家都看到財(cái)政檔案管理的意義所在，從而增強(qiáng)全體人員的檔案管理意識(shí)。

2）完善檔案管理制度。根據(jù)《檔案法》等法律制度，并充分考慮單位自身財(cái)政檔案管理現(xiàn)狀，對(duì)財(cái)政檔案管理制度加以完善與優(yōu)化，使管理制度符合當(dāng)前新時(shí)期發(fā)展要求。在建立健全財(cái)政檔案管理制度的時(shí)候也需多與其他部門溝通交流，請(qǐng)求幫助與把關(guān)，從而保證財(cái)政檔案管理制度的科學(xué)性與可行性。對(duì)檔案資料要明確保管期限與統(tǒng)一分類方法，并嚴(yán)格加以執(zhí)行。對(duì)不同種類的財(cái)政檔案還需確定詳細(xì)的規(guī)定，明確保管、整理、立卷等操作流程，確保財(cái)政檔案管理的規(guī)范化。

3）重視檔案管理從業(yè)者的素質(zhì)建設(shè)。基層財(cái)政部門檔案管理工作所牽涉的內(nèi)容較多，屬于一項(xiàng)系統(tǒng)而復(fù)雜的工作。因此，對(duì)從業(yè)者的要求相對(duì)較高，檔案人員不僅要掌握檔案管理知識(shí)，還要了解一定的財(cái)政業(yè)務(wù)知識(shí)與電腦操作知識(shí)。為此，必須抓好對(duì)檔案人員的培訓(xùn)教育工作。首先，基層財(cái)政部門要經(jīng)常組織檔案人員參加業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)與檔案相關(guān)的法律法規(guī)，強(qiáng)化法制意識(shí)與道德觀念。其次，采用“請(qǐng)進(jìn)來，走出去”的辦法讓檔案人員接觸到先進(jìn)的專業(yè)知識(shí)，豐富自己的工作經(jīng)驗(yàn)，提高個(gè)人的專業(yè)能力[4]。其中，要重點(diǎn)組織基層財(cái)政部門檔案人員學(xué)習(xí)信息技術(shù)，了解相關(guān)軟件的操作方法、電腦使用技巧等，不斷提高他們的信息化素養(yǎng)。再次，運(yùn)用一定的激勵(lì)措施，在單位內(nèi)部營造濃厚的學(xué)習(xí)氛圍，鼓勵(lì)檔案人員自主學(xué)習(xí)，參與進(jìn)修。最后，財(cái)政部門可從社會(huì)、高校聘請(qǐng)、招納檔案管理專業(yè)人才，不斷優(yōu)化基層財(cái)政檔案隊(duì)伍結(jié)構(gòu)。

4 加大投入，健全相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施

基層財(cái)政部門要給予檔案管理工作足夠的人力、財(cái)力、物力支持，做好財(cái)政部門檔案管理工作的預(yù)算，全面掌握所需設(shè)施與資金情況。通過資金支持逐步完善相關(guān)硬件設(shè)備，配備檔案專用保存庫房，完善相關(guān)保存條件。同時(shí)，要加快檔案信息化建設(shè)，在軟件系統(tǒng)使用方面應(yīng)加強(qiáng)與相關(guān)軟件開發(fā)企業(yè)的溝通，定制更有針對(duì)性的軟件系統(tǒng)，并兼顧軟件的通用性與對(duì)接性[5]。制作財(cái)政部門檔案數(shù)據(jù)庫，提供資料的查詢、下載、統(tǒng)計(jì)等功能，滿足不同的檔案需求。運(yùn)用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等信息技術(shù)，充分挖掘檔案資料價(jià)值，使其發(fā)揮出相應(yīng)的作用。

總之，財(cái)政檔案管理在財(cái)政部門日常管理中有著重要的意義。基層財(cái)政部門對(duì)檔案管理存在重視不足，制度不完善、人員素質(zhì)不高等諸多問題，制約了檔案管理水平的提升。為此，財(cái)政部門要轉(zhuǎn)變觀念，全面梳理問題與原因所在，盡快完善財(cái)政檔案管理機(jī)制，逐一解決各個(gè)問題，實(shí)現(xiàn)檔案管理水平的明顯提升。