環保檔案的利用效益與管理

梁翠萍

（肇慶市鼎湖生態環境監測站，廣東 肇慶 526070）

我國于2016年通過了《環境保護檔案管理辦法》（第43號），其中指出了環境保護檔案的來源、具體組成以及具有的重要意義。該辦法下發之后各地環境保護部門積極地整理本部門檔案，將檔案按照文書、音像、科技、會計、人事、基建等分別立卷、歸卷。其使得環保檔案利用水平提升，對于我國環保事業健康發展產生了積極影響。

1 環保檔案特點

第一，環保檔案來源。主要是環保部門及其派出機構、直屬單位在具體的環保工作當中形成的各類對我國環保事業有積極作用的技術資料、國家以及地方政策、監測數據、檢測數據、財政數據、基建工程圖紙、人事安排等紙質、數字資料。隨著環保工作影響范圍擴大，現如今農業、林業、牧業、漁業等有關部門都會有對應的環保檔案誕生。將這些部門形成的檔案融入到環保檔案管理工作范疇之內，是需要進行論證的。筆者認為從大環保角度考慮，這些部門檔案資料有必要定期匯總到環境保護部門的檔案管理工作當中，經過檔案挖掘以后，能夠為社會有關生產提供數據指導。第二，環保檔案功能。該類檔案具有永久保存性，其對于地區乃至于國家的環保工作具有信息存儲以及數據供給功能，利于決策層形成正確決策。在信息社會之下，影響環境保護決策的因素越來越多，決策層只能依靠大量的環保檔案來尋找環保工作的規律性、自然氣候的特點、污染呈現的波動規律等來制定合理的治理策略，以確保環境保護工作高效性、投入上的低成本性。例如對某企業的污染排放數據進行持續監測，可以為相應的環保措施以及司法提供參考[1]。第三，環保檔案關乎到了全社會利益。這是因為一地一國所處的環境是一樣的，環保檔案的搜集、立卷、歸卷、調卷等無一不關乎大眾利益。大環保時代來臨，社會各界對環保檔案完整性更為關心，因為其決定了后續的利用，關乎到了環境 改善。

2 環保檔案利用效益影響因素

第一，檔案分類少，影響精準搜索。現階段環保檔案主要有10類檔案，即：環境管理、環境監測、污染源調查與環境污染及其防治、自然保護、環境科學研究、工程建設、宣傳教育、外事、設備儀器、綜合。這其中缺少當地工業分布、環保與健康有關的類別。而且隨著時代發展，會有越來越多新的環保事務出現，顯然10類還不足以滿足需求者精準搜索需求。

第二，檔案一體化管理水平差。一體化管理指的是從檔案形成、檔案收集、立卷、歸卷、調卷、利用、更新等做到環環相扣，需要檔案管理部門建立OA系統，確保前端控制充分對接各部門，使得各類資料、各類數據、各類圖表、各類音像資料等都及時地匯總到檔案管理部門，并獲得科學分類，實現安全管理。目前各級環保部門檔案數字化管理系統水平低，缺少專業的管理人才，導致檔案一體化管理尚未成型。不同環保部門間還不能形成大規模檔案流通機制，使得檔案利用效率不足[2]。

第三，檔案管理工作缺乏監督。按照國家有關規定，環保檔案管理工作受檔案行政管理部門以及上級環境保護主管部門管理監督。但檔案的搜集工作涉及領域寬泛，這一環節缺乏有效監督，而這一環關乎到檔案完整性，對于檔案利用有著直接影響。另外環保檔案管理工作的民主監督比較薄弱，如何構建民主監督系統成為各級環保單位檔案管理部門需要思考的問題。

3 環保檔案的科學管理策略

第一，細化檔案分類，確保精準搜索。首先，要對環保檔案分類展開細致研究，要力求從環保部門及其派出機構、直屬單位環保工作形成的具體檔案都能夠進入到10類檔案之內。而將農業、工業、旅游業、牧業、林業、漁業等有關部門形成的環保檔案以及資料都歸入相應的分類之內。如此可以實現專業部門檔案、社會部門檔案的綜合性，利于檔案使用者篩選利用。其次，在檔案立卷當中要清晰地標注卷標，將檔案類型、檔案號、案卷題名等一一羅列清晰，并將檔案卷標錄入檔案數字管理系統之內，要確保實體檔案和數字檔案對應，輸入相應檔案號便可以精準地搜索到檔案，或者能夠直接到檔案柜找到檔案，如此做到精準搜索避免搜索無果而影響利用。再次，需要保證檔案柜管理系統化，避免內部檔案混亂擺放，要做到整齊、整潔[3]。

第二，推進環保檔案一體化管理進程。首先，建立環保檔案一體化管理制度。從組織架構上實現專人負責、專人管理，做到檔案的及時收集、立卷、歸卷、調卷，建立科學索引。這其中需要經常性學習國家檔案管理局下發的各類文件，要積極地掌握相應的精神，確保檔案管理工作的合法性、合理性。其次，在軟硬件和設備上實現OA辦公體系，要形成前端控制，可以靈活接受其他部門形成的各類信息和數據[4]。再次，需要對重要文件建立統一的格式、統一關鍵術語，避免內容不標準導致的歧義。然后，要建立檔案利用機制，即要對所有檔案進行深度開發，然后能夠對本單位或者其他單位的環保工作給出指導和參考，并能夠對檔案價值進行評價。并根據評價結果將檔案重要程度展開分級管理。同時對利用主體展開分析，進行數據提煉展開總結，評價利用主體利用效率，能夠使得檔案利用管理更加精準。

第三，建立環保檔案管理監督機制。首先，要積極理解國家精神，做好自上而下的行政監督，發揮出檔案行政管理部門、上級環保部門的監督功能。以定期匯報的形式，要求下級環保部門將具體環保工作進行匯報，這樣可以使得檔案行政管理部門、上級環保部門以具體工作來分析檔案生成規律，按照匯報明細來檢查其檔案管理情況，避免了以往檔案收集階段缺乏監督的短板。其次，因為環保檔案和社會大眾利益密切，故此尊重大眾知情權、參與權以及檔案利用權是非常必要的，要切實地從社會各界抽出思想先進者來構成基層民主監督體系，確保社會大眾能夠動態了解環保檔案的生成、分類、利用情況。筆者認為在不危害社會安全、國家建設的前提下，有必要公開環保檔案。這樣的方式才能使得更多人進入民主監督體系內，對檔案管理形成監督。

4 總結

總而言之，提升環保檔案利用效益必須要從檔案的綜合管理入手，首先建立詳細的檔案分類以及對應的立卷、歸卷、調卷流程細則，其次構建環保檔案一體化管理模式，使得環保檔案從收集、歸檔、利用三個環節做到標準化，發揮檔案的指導、參考功能；再次便是建立檔案管理工作的監督機制，確保檔案工作合理、合法開展，使得社會生產等導致的環保數據都能及時進入檔案部門，為大環保時代的環保工作夯實基礎。