新時期對中職院校檔案規范化管理的思考

高春湘

（湖南省衡陽市商業技工學校，湖南 衡陽 421008）

1 檔案管理工作應堅持的原則

1）八字作風的積極意義[1]。檔案管理中的八字作風即“激情、和諧、規范、快捷”，只有實現這八個字才有可能實現檔案工作與新時代合拍、與新思想對接、與新進程適應、與新部署接軌、與新要求同步[2]。此外，八字作風的實現對于檔案工作者來說有利于三種精神的提升和三種境界的強化，三種精神分別為創新精神、服務精神和民族精神；而三種境界則指職業境界、專業境界以及事業境界。

2）八字作風的基本含義。（1）激情：檔案管理的激情主要體現在五個方面，即：①對檔案管理職業的熱愛；②對檔案管理職業的認知；③對檔案管理職業的追求；④對檔案管理職業的責任；⑤對檔案管理職業的本領。（2）和諧：和諧是對檔案管理者提出的高要求，要求檔案管理者做到：①增進相互理解；②注重維護團結；③講求相互配合，即擺正心態、善于溝通、相互支持、相互認可；④善于搞好協調，確立清晰思維、投入真摯情感；⑤人員和諧相處，實現相互尊重、資源共享、相互幫助；⑤能夠不計得失。（3）快捷：快捷的實現要求檔案管理者具有狠抓落實的精神，培養提高效率的作風。（4）規范：檔案管理工作者要堅持四個要求：①堅持檔案管理工作政治性質的要求；②堅持重大事項請示上級的要求；堅持檔案管理工作基本原則的要求；堅持政治原則，守好底線的要求[3]。

以上四點是檔案管理工作必須秉承的要求，其中規范是重中之重，從某種程度來說，檔案管理的規范與否是整個中職院校發展狀態和管理水平的體現，規范化的檔案管理是管理工作順利進行的必要保證，下文將著重講述檔案規范化管理存在的困境及應對策略。

2 規范化建設檔案管理困境

1）對檔案管理重視度不高。因檔案管理無法為中職院校帶來短期可見經濟利益，因此在市場競爭愈發激烈的當今被嚴重邊緣化，重視程度不高，工作也無法得到應有的尊重和發展，檔案管理人員對自身工作也不夠重視，甚至擔心崗位固化后得不到提升機會，造成自身職業感的缺乏。

2）檔案管理人員專業性有待提高。絕大多數中職院校并無專業的檔案管理人員，管理工作多由其他崗位人員兼職完成，造成檔案管理質量不佳。兼職人員的主要精力在于本身工作，難以花費太多時間和精力學習相關專業知識，這就造成了檔案管理工作者專業性低，無法高效、快捷、規范地完成檔案管理任務。

3）檔案管理人員心態問題。檔案管理工作繁瑣且枯燥，需要檔案管理人員花費大量心思和時間加以完成，此外，人員絕大多數時間在進行檔案材料的整理、歸檔、鑒定和核實，極少同外界進行聯系，導致職業疏遠感的產生，易產生失落、壓抑等心理。檔案管理工作具有極強的重復性和單調性，工作人員容易在工作中產生厭煩和乏味的情緒。

4）檔案管理體系不完善。檔案管理體制的缺乏是中職院校檔案管理工作無法有效完成的重要原因之一，盡管各大中職院校紛紛開始完善管理制度，但是檔案管理制度卻沒有納入發展重點，造成檔案管理人員在進行工作時沒有確切規范的指引，降低工作質量和效率。

5）檔案管理的方法落后。管理模式落后的主要原因之一是缺乏監督機制，對中職院校檔案管理沒有明確的制度要求。部分中職院校仍采用手工歸檔，筆跡模糊，歸檔程序不規范、不完善，且內容不完整，沒有統一的裝訂標準。這使得檔案管理質量得不到保證，管理水平低下。

3 檔案規范化管理的策略

1）提升對于檔案管理的重視。領導者重視度的提高是推動檔案管理工作向規范化發展的重要途徑，只有管理者充分認識到規范檔案管理的重要性，才有可能進行設備的完善和人員的培養，對該份工作進行人力、物力、財力的充分投入，進而將中職院校向現代化、科學化方向推動，使中職院校在激烈競爭中獲取內在動力，保持自身 優勢。

2）提升人員專業素質。檔案管理人員質量高低直接影響中職院校檔案管理的規劃化能否實現。檔案管理工作專業性極強，新時期信息化發展水平的提高為管理人員提出了更高要求，人員不僅需要具備扎實的檔案管理專業知識和豐富的管理經驗，還需要熟練掌握計算機等現代化設備的操作技巧。因此，中職院校要重視對于人員專業素質的培養和提高，不僅要進行專業崗位的設定和專門人員的配備，還要將人員的定期培訓納入規劃，讓人員不斷學習新知識和新技術，以了解市場發展動態，適應時代發展要求。當然，信息技術的加強也是其中必不可少的一環。

3）調整檔案管理人員心理。提升檔案管理人員對于自身工作的認知、增強職業認同感是解決人員心理困境的主要手段。克服管理工作者厭煩心理有兩大主要策略：（1）給予檔案管理人員充分重視，強化對于人員專業技能的培養，使其掌握規劃化管理方法，改變自身能力不能滿足時代發展需求的狀況；（2）指導人員充分認識到自身工作的重要性，培養責任意識，以此推動管理人員工作積極性的增強，使其于管理工作中認真負責。

4）完善檔案管理體系。檔案管理體系的建立和完善推動檔案管理工作向規范化發展的必要途徑，因中職院校發展各有不同，因此所形成的檔案存在差異，檔案管理自然也無法加以統一，檔案管理體系的建立對于中職院校來說也極為關鍵。在進行具體檔案管理體系的建立時，中職院校要以自身發展實際為基礎，制定具有針對性的、切實可行的策略，另外要保證體系的有效落實，加強人員管理，制定出與之相適應的獎懲體制，若有違反體制的行為則加以嚴懲。

5）建立信息檔案管理平臺。檔案管理信息化的第一步是建立檔案管理平臺，在此基礎上進行檔案管理。檔案管理平臺作為檔案信息化的初始環節，其建設具有十分重要的意義。只有建立檔案管理平臺，才能對檔案進行合理的整理和管理。目前，隨著中等職業學校招生規模的不斷擴大，學校數量不斷增加，這也給檔案管理平臺的管理帶來了一定的挑戰。據相關統計，在我國一些地區的中等職業學校，其檔案管理平臺已初步形成，并在其檔案管理平臺上擁有電子檔案。因此，在全國中等職業學校實施檔案管理平臺是可能的。

因此，中等職業院校應以其為榜樣，積極運用信息技術，建立一個能夠實現上傳、發布和統一管理的檔案管理平臺。在這個檔案管理平臺中，可以對不同類型、不同年份的檔案進行分類整理和收集，相關部門的管理人員也要定期進行。定期及時整理檔案，使檔案管理平臺上的相關信息能夠及時同步。由此可見，通過建立檔案管理平臺進行檔案管理，不僅有助于實現檔案的無紙化保存，也有助于相關人員今后查閱檔案。

4 結語

社會經濟的發展要求檔案管理必須向現代化、科學化發展，而檔案管理人員必須履行激情、和諧、規范、快捷八字方針，實現檔案管理水平的有效提高。檔案管理規范化建設是其中的基礎部分，在具體檔案管理中要從提升對于檔案管理的重視、提升人員專業素質、調整檔案管理人員心理、完善檔案管理體系等方面實現檔案管理的規范化建設。