簡析醫院文書檔案管理的問題及改進路徑

李丹丹

（保定市第一中心醫院，河北 保定 071000）

醫院文書檔案涵蓋科研成果、患者病例、會議記錄等內容，在醫院發展過程中必須關注文書檔案管理工作，記錄醫院發展期間的活動資料。文書檔案管理是醫院管理工作的基礎內容，也是十分重要的工作任務，可以提高醫院整體管理質量。與此同時，管理人員應該學習現代經營理念，對文書檔案管理進行模式與框架的創新，提高文書檔案管理質量，為醫院現代化發展創造良好的條件。

1 醫院文書檔案管理存在的問題

1）對文書檔案管理工作認知程度不足。醫院領導對文書檔案管理工作認知程度不足，認為在此環節投入資金是一種浪費資源的行為，文書檔案管理在資金不充裕的情況下難以順利運行。大部分醫院關于文書檔案管理使用的設備異常陳舊，在信息技術大范圍普及的今天，醫院需要處理的資料逐漸增多，傳統的管理模式無法應對時下狀況，為了盡可能的完成資料收集任務，文書檔案管理人員只是簡單的收集資料，存儲資料，資料調取會存在較大的難題[1]。2）文書檔案管理制度存在很多的漏洞。醫院在發展期間的關注點集中在醫療管理方面，對檔案管理工作重視程度不足，在發展過程中沒有完善、優化檔案管理制度，建立滿足工作需求的文書檔案管理系統。對實際工作進行研究，發現醫院因為缺乏責任制度，難以利用制度約束文書檔案管理人員的行為，很多工作人員會在此種情況下自行其是，沒有按照資料的內容完成分類、歸檔等工作，文書整體的完整性遭到破壞，很多資料的價值無法被挖掘出來。3）文書檔案管理手段沿襲傳統的方法。我國很多行業在信息化時代陸續應用信息技術改變工作模式，醫院也不例外，但是信息技術大部分應用在醫療領域，沒有加強文書檔案管理工作信息技術的引入程度。檔案管理人員還是以傳統的工作方式為主，整理各類文書檔案資料，此種方式難以滿足現實需求，讓服務者獲得良好的體驗感[2]。4）文書檔案管理人員不具備綜合素養。醫院領導對文書檔案管理工作重視程度不足，在領導的行為干預下，潛移默化地影響到醫院醫務人員對文書檔案管理的看法，文書檔案管理人員工作得不到重視，逐漸會對本職工作產生疲倦心理，在一定程度上影響到工作的執行效果。另一方面，隨著醫院的發展相關資料越來越多，傳統的工作方式無法處理大量的檔案資料，由此出現資料積壓的情況。醫院對文書檔案管理工作重視程度不足，沒有按照工作內容招聘工作人員，文書檔案管理部門的工作人員整體能力低下，不具備專業知識，缺乏良好的職業素養，也沒有積極的學習信息化技術處理文書檔案管理工作，缺乏專業的工作團隊降低醫院檔案管理水平。

2 醫院文書檔案管理現代化發展途徑

1）提高對文書檔案管理工作的重視程度。醫院應該在現代化建設期間，關注內部管理工作，發現文書檔案管理對醫院持續發展起到的作用。由于以往管理人員沒有意識到文書管理工作對醫院發展起到的作用，沒有給予文書檔案管理工作足夠的資源，致使醫院文書檔案管理質量偏低，對醫院現代化建設形成不小的影響。為我解決醫院傳統管理存在的缺陷，管理層首先應該改變傳統觀念，對內部管理工作進行深入考量，重新認識醫院文書檔案管理工作，在正確認識文書檔案管理工作后，根據醫院發展需求學習現代管理方法，為文書檔案管理工作現代化建設提供基礎。管理者還應該通過醫院微信公眾號，宣傳文書檔案管理方面的知識，改變內部職員對待文書檔案管理工作的固有看法，為文書檔案管理工作的開展創造良好的條件，取得各部門工作人員的配合，高效地完成文書檔案管理任務[3]。2）編制完整、系統的文書檔案管理制度。醫院文書檔案管理工作的開展需要擁有健全、完善、系統的管理制度，這是文書檔案管理工作順利推進并達到管理任務的前提，醫院管理者應該發現當下醫院文化檔案管理制度存在的不足，對相關工作進行深入的探究，圍繞文書檔案管理需求編制管理制度，制度的編制考量工作需求與實際情況，提高制度內容的合理性與科學性，為文書檔案管理工作的開展創建良好的工作環境。管理人員還應該在文書管理制度落實過程中，動態追蹤制度的執行情況，管理人員將制度作為工作開展的依據，為文書檔案管理工作的開展提供制度保障措施，由此提高醫院文書檔案的整體質量。醫院管理者完善文書借閱制度，修改文書資源借閱的程序，明確違反借閱的懲罰條例，規范醫務人員行為，降低檔案資料損毀與遺失事件的發生概率。除此之外，導入文書檔案立卷和損毀制度，在檔案管理期間結合不同階段的任務要求，完成檔案資料的歸檔與分類工作，在銷毀制度下處理無用的檔案資源，提高文書檔案管理的全面性與合理性，為醫院人員查閱資料創造便利的條件。3）創新、優化文書檔案管理工作的方法。我們身處在信息化時代中，醫院應該借助信息技術提高文書檔案管理工作的效率與效果，如今各行各業均使用信息技術開展工作，促使工作可以高效地進行，將工作人員從海量的數據管理工作中解放出來。將信息化技術應用在文書檔案管理中，可以改變檔案資料整理與分析的方式，在信息技術加持下提高相關工作的處理效率，醫院管理人員應該考慮到信息技術使用需要，完善醫院硬件與軟件的基礎設施，發揮信息技術在文書檔案管理工作中的優勢。醫院需要增加對相關工作的資金扶持力度，這是完善硬件與軟件設施的前提，為文書檔案管理信息化建設配備高端電子設備，這是文書檔案管理信息化作業的前提。醫院文書檔案管理人員應該從實際出發，考量文書檔案管理建設需要，使用網絡技術與信息技術收集醫院檔案資料，整理相關數據資源，方便醫務人員調取信息，為醫院各項工作的運行提供有力的支撐。4）建立現代化、專業型的檔案管理隊伍。文書檔案管理在信息化時代，應該增加信息技術在其中的應用程度，由此可以利用信息手段提高文書檔案管理效率。醫院管理人員需要快速發展文書檔案管理信息化建設后對工作人員能力的需求，工作人員應該在掌握文書檔案管理專業知識的同時，可以熟練地操作管理系統，完成檔案資料的整理、分析、調取等工作。因此，醫院需要快速建立現代化、專業型的檔案管理隊伍，提高文書檔案管理部門的用人標準，確定招聘標準，選擇同時擁有檔案管理知識與上機操作能力的人才。除此之外，還需要定期對在職人員進行專業技能訓練，促使文書檔案管理人員收集崗位工作，擁有可以靈活使用專業知識解決實際問題的能力，醫院應該根據崗位工作需要不斷的提高醫院文書檔案管理工作的規范性與高效性，為了達到這個目的需要在積極開展培訓活動的同時，完善內部薪酬考評體系，確定薪資考評指標，使用薪資規范工作人員的行為，參與培訓活動提高自身專業能力，嚴格按照管控要求完成文書檔案管理任務，為醫院發展提供一份助力。

3 結語

文書檔案管理是醫院管理工作的重要內容，但是此項工作容易被醫院工作者所忽略，醫院應該在轉型升級的過程中，改變傳統錯誤的管理觀念，對文書檔案管理進行改良與優化，按照醫院發展需求建立系統、完整的管理制度，為文書檔案管理工作的進行提供基礎。醫院管理者還應該建立人才團隊，創新管理方法，提高文書檔案管理工作的有效性，促使醫院實現發展目標。