事業(yè)單位檔案管理工作的保密與開發(fā)利用

程 虹

（新疆維吾爾自治區(qū)煤田地質局，新疆 烏魯木齊 830091）

在事業(yè)單位檔案管理工作中，檔案信息保密工作處于至關重要的地位，與個人隱私、社會穩(wěn)定和國家安全息息相關，只有嚴格落實檔案保密工作，才能避免密級信息的泄露，進而制約社會經濟建設步伐。與此同時，檔案信息的價值相當之高，加強檔案信息的開發(fā)利用，為單位決策制定提供了可靠依據，展現了檔案管理的核心價值，事業(yè)單位將保持蓬勃發(fā)展態(tài)勢。然而從當前事業(yè)單位檔案管理保密工作與開發(fā)利用現狀來看暴露出的問題不少，急需要加以解決，下面將提出幾點可行性建議，僅供參考。

1 事業(yè)單位檔案管理中保密工作的重要性

要想充分認識到此項工作的實施價值，就要從個人角度和單位角度予以深入剖析。首先，人事部門每個人有且僅有一份檔案，會伴隨著其職業(yè)和崗位的變動進行更新，在評先評優(yōu)、績效考核、入黨資格審查等工作中發(fā)揮著關鍵性作用。檔案信息具有高度隱私性，需要檔案管理人員能夠竭盡全力的保護好職工的個人隱私，一旦個人隱私遭到泄露，人民群眾的生命財產安全都會受到巨大威脅，在整個社會上引起惡劣影響，那么社會的穩(wěn)定性與和諧性就會處于岌岌可危之勢。

其次，從單位發(fā)展的角度來說，事業(yè)單位主要從事經濟工作，在實踐工作開展過程中積累了大量的檔案資源，檔案信息具有真實、完整的特點，可以為相關業(yè)務活動的開展給予指導和參考，給事業(yè)單位帶來豐厚的效益回報，推動事業(yè)單位的發(fā)展進程。倘若事業(yè)單位沒有注重檔案的保密工作，基礎設施建設不完善，檔案管理人員沒有嚴格落實崗位職責，就容易造成檔案信息的遺失和外泄，其使用價值隨之下降，事業(yè)單位發(fā)展將陷入危機，國家利益也會受到侵害。

2 事業(yè)單位檔案保密工作與開發(fā)利用現狀分析

1）檔案資料保密觀念不強。縱觀事業(yè)單位在檔案保密工作中的表現不難看出，保密意識仍有待增強，正是因為思想上存在懈怠，沒有深刻意識到檔案保密工作的重要意義，建立健全的制度體系，導致檔案信息泄露風險居高不下。有些事業(yè)單位的檔案管理部門沒有定期開展保密教育，檔案管理人員不能發(fā)自內心的認識到檔案保密工作是自身職責所在，明確涉密范圍和內容，檔案管理部門更是忽視了對相關工作人員的監(jiān)督，缺少獎懲手段提高他們的責任感。那么在具體工作實施階段就會出現采取的防范措施不科學、落實不到位的情況，檔案保密工作流于形式將在所難免。

2）保密技術手段落后。一直以來，檔案保密工作都在持續(xù)進行竊密和反竊密的斗爭，尤其是在科學技術飛速發(fā)展的今天，各種先進技術產物涌現而出，致使這一斗爭更具復雜性，反竊密的難度與日俱增，運用信息化手段開展檔案管理工作，檔案管理信息系統(tǒng)頻繁受到來自互聯(lián)網環(huán)境的攻擊，大大增加了泄密隱患。目前事業(yè)單位構建的網絡安全防御機制不夠完善，投入的資金不足，創(chuàng)新意識淡薄，購買的軟硬件設備與檔案保密工作的實際需求有所差距，系統(tǒng)運行不夠安全穩(wěn)定，加大了檔案信息泄露風險，可以說事業(yè)單位檔案保密工作面臨的形勢非常嚴峻。

3）檔案信息利用率有待提高。盡管檔案信息價值逐漸彰顯出來，可是部分事業(yè)單位的檔案信息共享意識較差，有些年頭較長的檔案資料受到保管載體和技術的影響破損嚴重，許多珍貴信息都遺失在了歷史的長河中，嚴重影響到了檔案信息的利用。最為關鍵的是，事業(yè)單位對檔案資源的開發(fā)利用尚未予以充分重視，迄今為止只有很少一部分檔案信息是面向全社會開放的，檔案資料的查閱非常嚴格，具有查閱權限的人少之又少，也在一定程度上限制了檔案信息利用率的提升。

4）檔案管理人員素質較低。實際上，事業(yè)單位檔案保密工作以及檔案資源的開發(fā)利用效果都會受到檔案管理人員專業(yè)素質的影響，現如今事業(yè)單位缺少的恰恰是相關專業(yè)人才，從業(yè)人員的保密意識淡薄，責任心不強，甚至會為個人利益出賣機密信息，給國家和人民造成了不可估量的損失，事業(yè)單位的形象也遭到了破壞。為了有效遏制此類問題的發(fā)生，必須要加強檔案管理工作隊伍建設，提高檔案管理人員整體素質，將檔案保密工作予以大力執(zhí)行，進一步提高檔案信息利用率。

3 加強事業(yè)單位檔案管理保密工作與開發(fā)利用的有效對策

1）提高思想認識，做好檔案的審查工作。通過加強宣傳教育，建立健全的檔案管理制度，從根本上轉變檔案管理人員的陳舊思想，使其知道做好檔案保密工作是自身應盡的義務，哪些檔案信息需要嚴格保密，主動泄密會受到法律嚴厲制裁，始終保持居安思危的意識，徹底杜絕檔案信息的泄露。同時，對事業(yè)單位的檔案資源進行審查和分類，根據是否屬于密級檔案采取有效的管理措施，在保密期限范圍內按照既定標準開展檔案保密工作，以節(jié)省人力物力資源，確保實際工作效果達到最優(yōu)。

2）加強硬件軟件建設，實行規(guī)范化管理。信息時代背景下，事業(yè)單位檔案管理的信息化建設是大勢所趨，為保證檔案保密工作的落實，要加快信息化建設步伐，購買質量性能可靠的軟硬件設施，構建功能齊全的網絡安全防御機制，轉變檔案資料的保管條件，定期查殺系統(tǒng)中的木馬病毒，切實提高檔案資料的安全性。檔案資料的歸檔、整理、保管、分析利用是一個系統(tǒng)性的過程，采取全方位、全過程的監(jiān)控方式，對每個環(huán)節(jié)實施嚴密監(jiān)督，還要實時調節(jié)庫房環(huán)境，排除安全隱患。

3）采用先進的檢索工具。第一，事業(yè)單位需要徹底擺脫傳統(tǒng)檔案資源開發(fā)利用思想的束縛，建立較為完善的檢索體系，支持多種檢索工具來查閱檔案信息，便于各個年齡層次和文化層次的社會群體靈活進行選擇，提高檢索效率。第二，加強資源共享建設，打造資源共享網絡，及時的更新和完善檔案信息，確保檔案資源的可閱讀性和可查找性。第三，通過對單位內部的檔案信息進行整合和出版，將檔案資源推向社會，幫助大眾更好地了解和利用檔案信息，進而解決社會問題。

4）提高檔案管理人員綜合素質。新時期需要的是既懂保密業(yè)務、又具備較高信息素養(yǎng)、且道德責任感強烈的檔案管理復合型人才，經常性的組織培訓和交流活動，傳授檔案管理人員先進的檔案管理思想，強化他們的保密意識，還要注重提高其開發(fā)利用檔案資源的能力，確保檔案管理人員能夠充分勝任崗位工作，牢固堅守檔案信息安全。此外，鼓勵檔案管理人員相互交流，共同探討檔案保密工作及開發(fā)利用存在的不足之處，制定優(yōu)化措施，推動檔案管理工作質量邁上一個新臺階。

4 結語

總而言之，事業(yè)單位檔案管理工作的重中之重在于檔案資源的保密工作和開發(fā)利用，應提高相關部門和人員的思想認識，加大資金和技術投入力度，建設完善的信息管理系統(tǒng)和檢索體系，培養(yǎng)優(yōu)秀的檔案管理人才，致力于最大程度地降低檔案信息泄露風險，提高檔案信息利用率，為檔案管理工作目標的達成提供有力保障。