事業單位檔案管理工作的保密與開發利用

程 虹

（新疆維吾爾自治區煤田地質局，新疆 烏魯木齊 830091）

在事業單位檔案管理工作中，檔案信息保密工作處于至關重要的地位，與個人隱私、社會穩定和國家安全息息相關，只有嚴格落實檔案保密工作，才能避免密級信息的泄露，進而制約社會經濟建設步伐。與此同時，檔案信息的價值相當之高，加強檔案信息的開發利用，為單位決策制定提供了可靠依據，展現了檔案管理的核心價值，事業單位將保持蓬勃發展態勢。然而從當前事業單位檔案管理保密工作與開發利用現狀來看暴露出的問題不少，急需要加以解決，下面將提出幾點可行性建議，僅供參考。

1 事業單位檔案管理中保密工作的重要性

要想充分認識到此項工作的實施價值，就要從個人角度和單位角度予以深入剖析。首先，人事部門每個人有且僅有一份檔案，會伴隨著其職業和崗位的變動進行更新，在評先評優、績效考核、入黨資格審查等工作中發揮著關鍵性作用。檔案信息具有高度隱私性，需要檔案管理人員能夠竭盡全力的保護好職工的個人隱私，一旦個人隱私遭到泄露，人民群眾的生命財產安全都會受到巨大威脅，在整個社會上引起惡劣影響，那么社會的穩定性與和諧性就會處于岌岌可危之勢。

其次，從單位發展的角度來說，事業單位主要從事經濟工作，在實踐工作開展過程中積累了大量的檔案資源，檔案信息具有真實、完整的特點，可以為相關業務活動的開展給予指導和參考，給事業單位帶來豐厚的效益回報，推動事業單位的發展進程。倘若事業單位沒有注重檔案的保密工作，基礎設施建設不完善，檔案管理人員沒有嚴格落實崗位職責，就容易造成檔案信息的遺失和外泄，其使用價值隨之下降，事業單位發展將陷入危機，國家利益也會受到侵害。

2 事業單位檔案保密工作與開發利用現狀分析

1）檔案資料保密觀念不強?？v觀事業單位在檔案保密工作中的表現不難看出，保密意識仍有待增強，正是因為思想上存在懈怠，沒有深刻意識到檔案保密工作的重要意義，建立健全的制度體系，導致檔案信息泄露風險居高不下。有些事業單位的檔案管理部門沒有定期開展保密教育，檔案管理人員不能發自內心的認識到檔案保密工作是自身職責所在，明確涉密范圍和內容，檔案管理部門更是忽視了對相關工作人員的監督，缺少獎懲手段提高他們的責任感。那么在具體工作實施階段就會出現采取的防范措施不科學、落實不到位的情況，檔案保密工作流于形式將在所難免。

2）保密技術手段落后。一直以來，檔案保密工作都在持續進行竊密和反竊密的斗爭，尤其是在科學技術飛速發展的今天，各種先進技術產物涌現而出，致使這一斗爭更具復雜性，反竊密的難度與日俱增，運用信息化手段開展檔案管理工作，檔案管理信息系統頻繁受到來自互聯網環境的攻擊，大大增加了泄密隱患。目前事業單位構建的網絡安全防御機制不夠完善，投入的資金不足，創新意識淡薄，購買的軟硬件設備與檔案保密工作的實際需求有所差距，系統運行不夠安全穩定，加大了檔案信息泄露風險，可以說事業單位檔案保密工作面臨的形勢非常嚴峻。

3）檔案信息利用率有待提高。盡管檔案信息價值逐漸彰顯出來，可是部分事業單位的檔案信息共享意識較差，有些年頭較長的檔案資料受到保管載體和技術的影響破損嚴重，許多珍貴信息都遺失在了歷史的長河中，嚴重影響到了檔案信息的利用。最為關鍵的是，事業單位對檔案資源的開發利用尚未予以充分重視，迄今為止只有很少一部分檔案信息是面向全社會開放的，檔案資料的查閱非常嚴格，具有查閱權限的人少之又少，也在一定程度上限制了檔案信息利用率的提升。

4）檔案管理人員素質較低。實際上，事業單位檔案保密工作以及檔案資源的開發利用效果都會受到檔案管理人員專業素質的影響，現如今事業單位缺少的恰恰是相關專業人才，從業人員的保密意識淡薄，責任心不強，甚至會為個人利益出賣機密信息，給國家和人民造成了不可估量的損失，事業單位的形象也遭到了破壞。為了有效遏制此類問題的發生，必須要加強檔案管理工作隊伍建設，提高檔案管理人員整體素質，將檔案保密工作予以大力執行，進一步提高檔案信息利用率。

3 加強事業單位檔案管理保密工作與開發利用的有效對策

1）提高思想認識，做好檔案的審查工作。通過加強宣傳教育，建立健全的檔案管理制度，從根本上轉變檔案管理人員的陳舊思想，使其知道做好檔案保密工作是自身應盡的義務，哪些檔案信息需要嚴格保密，主動泄密會受到法律嚴厲制裁，始終保持居安思危的意識，徹底杜絕檔案信息的泄露。同時，對事業單位的檔案資源進行審查和分類，根據是否屬于密級檔案采取有效的管理措施，在保密期限范圍內按照既定標準開展檔案保密工作，以節省人力物力資源，確保實際工作效果達到最優。

2）加強硬件軟件建設，實行規范化管理。信息時代背景下，事業單位檔案管理的信息化建設是大勢所趨，為保證檔案保密工作的落實，要加快信息化建設步伐，購買質量性能可靠的軟硬件設施，構建功能齊全的網絡安全防御機制，轉變檔案資料的保管條件，定期查殺系統中的木馬病毒，切實提高檔案資料的安全性。檔案資料的歸檔、整理、保管、分析利用是一個系統性的過程，采取全方位、全過程的監控方式，對每個環節實施嚴密監督，還要實時調節庫房環境，排除安全隱患。

3）采用先進的檢索工具。第一，事業單位需要徹底擺脫傳統檔案資源開發利用思想的束縛，建立較為完善的檢索體系，支持多種檢索工具來查閱檔案信息，便于各個年齡層次和文化層次的社會群體靈活進行選擇，提高檢索效率。第二，加強資源共享建設，打造資源共享網絡，及時的更新和完善檔案信息，確保檔案資源的可閱讀性和可查找性。第三，通過對單位內部的檔案信息進行整合和出版，將檔案資源推向社會，幫助大眾更好地了解和利用檔案信息，進而解決社會問題。

4）提高檔案管理人員綜合素質。新時期需要的是既懂保密業務、又具備較高信息素養、且道德責任感強烈的檔案管理復合型人才，經常性的組織培訓和交流活動，傳授檔案管理人員先進的檔案管理思想，強化他們的保密意識，還要注重提高其開發利用檔案資源的能力，確保檔案管理人員能夠充分勝任崗位工作，牢固堅守檔案信息安全。此外，鼓勵檔案管理人員相互交流，共同探討檔案保密工作及開發利用存在的不足之處，制定優化措施，推動檔案管理工作質量邁上一個新臺階。

4 結語

總而言之，事業單位檔案管理工作的重中之重在于檔案資源的保密工作和開發利用，應提高相關部門和人員的思想認識，加大資金和技術投入力度，建設完善的信息管理系統和檢索體系，培養優秀的檔案管理人才，致力于最大程度地降低檔案信息泄露風險，提高檔案信息利用率，為檔案管理工作目標的達成提供有力保障。