科技工作程序對于科技檔案管理的作用與意義探索

張 欣

（山西省地質調查院，山西 太原 030006）

科技檔案主要就是在各種生產活動以及科技活動中所產生的，并且擁有著一定保存價值的科技文件，簡單來說，科技檔案就是隨著科技生產的不斷深入所產生的直接記錄，其不僅反映出了整體科技生產工作的進程，還對科技活動的后續開展產生了直接影響。同時，由于科技生產活動是按照一定的邏輯以及秩序進行的，其雖然都擁有著一個具體的發生、發展以及結束過程，但在不同的科技項目上卻都存在著較為明顯的差異。因此，站在科技檔案管理工作的角度上來看，科技工作程序會對整體管理工作產生極其顯著的影響。

1 科技檔案管理工作的基本概述

科技檔案的管理工作，具體包括科技檔案的收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案統計以及檔案利用這幾個主要方面，其中的檔案利用則是科技檔案管理工作的主要目標，而收集、整理、鑒定以及保管則是科技檔案管理中的基礎業務內容，必須要保證這些基礎工作的完整性以及穩定性，才可以對科技檔案進行更好的開發利用，并對最終的工作質量展開統一檢驗。同時，這些基礎業務的目的在于保護科技檔案的準確性、安全性以及完整性，能夠為科技檔案的后續使用創造更加優異的條件。除此之外，科技檔案管理之中的統計工作，則屬于一種監督手段，同時也是對其他工作環節所產生的一種信息 反饋[1]。

2 科技工作程序對于科技檔案管理產生的影響

2.1 科技工作程序影響到了科技文件的歸檔時間

在科技文件檔案歸檔時間的選擇上，優先需要考慮的就是科技工作程序，由于具體科技項目不同，其所涉及的工作程序同樣存在差異，這就對最后科技檔案的歸檔時間產生了影響。如果歸檔時間相對較早，就會對科技業務部門所開展的各種業務工作產生干擾；而歸檔時間較晚就會出現部分文件丟失或是損壞的問題，甚至引發泄密以及失迷等嚴重問題發生。因此，科技業務部門以及科技檔案管理部門之間必須要展開積極的協調，無論多么復雜的對象都應當深入研究主要的工作程序，從而保證歸檔時間的合理性以及科學性，在保證不影響業務部門基本工作內容的同時，保證科技文件的歸檔質量以及歸檔 效率。

2.2 科技檔案形成規律是科技工作程序的抽象反映

在檔案管理領域中，有著這樣一個觀點，其認為科技檔案是人們在科技活動的開展過程中，所形成的一種有意識的檔案內容，但其卻是從屬的，會受到科技工作在邏輯以及程序方面的制約。首先，科技檔案是隨著科技工作的深入所形成的文件材料；其次，科技檔案的因果關系以及有機聯系，都會受到科技工作邏輯程序帶來的影響，并且這一結論，同時也是各種科技檔案形成的主要規律。科技檔案的形成規律，已經成為當前科技檔案管理工作中基本的理論之一，因此，這就需要透過這些復雜的程序來深入解析科技文件以及科技檔案的形成規律，從而為后續檔案管理工作的開展提供依據[2]。

2.3 科技工作程序是科技檔案案卷組織的依據

由于科技檔案在本質上是對各種科技工作所進行的直接記錄以及反映，作為一組具有有機聯系的科技檔案案卷，其中必須要反映出科技工作在發生、發展以及進程之中每一個細節的具體情況。科技工作程序在一些具體環節中，通常都會按照具體結構以及專業的劃分，細分為許多小程序或是小環節，因此，對科技檔案的案卷展開的組織工作，就是在將科技工作子程序所形成的科技文件，進一步組成一個案卷或是多個案卷。由此可以看出，科技檔案案卷的組織，必須要充分依靠科技工作程序來展開。

3 科技工作程序對于科技檔案管理的主要作用與意義

3.1 處理好科技檔案利用與保密之間的關系

實現科技檔案信息服務的主要目標，就在于進一步提升科技檔案的適用范圍，使得科技檔案之中蘊含的數據信息資源能夠得到更加廣泛的利用，但在這一過程中，必須要注重科技檔案的時效性以及保密性。盡管隨著經濟全球化發展的不斷深入，科技檔案中的秘密時段以及秘密性正在不斷降低，但卻仍舊要在保證關鍵科學技術安全性的前提下，采取內外有別、主動開發科技成果數據信息資源的方式，來穩定促進經濟發展，并且還應當及時按照相應規定來對科技檔案做好解密以及降密工作，保證科技檔案安全管理的工作效率以及工作質量。

3.2 穩步提升科技檔案質量

科技檔案作為各種科研活動開展的主要依據以及必要條件，可以明顯看出，當前的科技檔案管理工作已經不僅僅局限在科技材料分類、材料整理以及材料保管方面，而是要將其更好的列入研究課題以及科研計劃工作中。因此，這就要求在科技檔案管理工作中，要提升對檔案材料的了解程度，明確具體項目檔案的整理現狀以及形成過程，做到心里有數，并定期展開檢查核對，防止出現遺漏問題[3]。

3.3 科技檔案部門現場服務的依據

科技檔案管理工作的主要目的，就在于有效利用各種科技檔案。因此，為了進一步提升科技檔案的利用率，基層的科技檔案管理工作者就應當在實踐工作中，積極總結出現場服務以及主動服務經驗，保證科技檔案的利用效果，這樣不僅可以得到科技管理人員以及科技工作人員的好評，也進一步發揮出了科技檔案在經濟工作以及科技生產過程中的實際效果。同時，這種現場服務以及主動服務也不能是盲目開展的，必須要保證其內部的科學性，否則非但無法保證科技檔案的利用率，還對整體科技工作產生了不良影響。因此這就需要科技檔案管理人員更好的明確科技工作的主要程序，明確具體科技生產工作到了哪一階段之中，并且需要什么性質的科技檔案材料作為基礎才可以提升現場服務以及主動服務的準確性以及針對性，從而穩步提升科技檔案的利用效率以及利用質量。在不斷地實踐過程中可以看出，現場服務以及主動服務，只能依據科技工作程序開展，從而進一步實現提升科技檔案利用率的主要目的。除此之外，由于不同科技項目之間存在著較為明顯的差異，并且不同類型之間的工作程序也完全不同，這就更需要按照科技工作程序來展開科技檔案的現場服務以及主動服務，從而更好地提升管理效率以及管理質量。

4 結論

科技檔案主要就是在各類科技生產活動中所產生的檔案，并且擁有著極其顯著的保存價值以及利用價值，能夠為各個企業的創新活動以及日常生產經營產生直接影響。因此，這就需要進一步提升對于科技檔案開發工作、利用工作以及管理工作的整體力度，同時，由于科技檔案管理屬于一種能創造經濟價值的工作內容，就應當深入考慮科技工作程序為科技檔案管理工作起到的作用，保證科技檔案的管理工作能夠穩定開展。