新時期事業單位檔案管理的創新思路與方法分析

李可鳳

（肇慶市干部學校，廣東 肇慶 526040）

檔案管理作為事業單位管理中的重要部分，檔案功能的作用也至關重要。事業單位的順利發展和高效管理離不開檔案管理的應用研究，其發揮著維持單位平穩運行的作用。檔案管理包含整個單位各種信息資料的存檔和保存，其目的是有利于后續查閱等，使其在事業單位的建設和發展中發揮關鍵性的指導作用。面對社會發展變化所帶來的機遇和挑戰，事業單位要實現檔案管理的創新與改革，不斷完善檔案管理的辦法和制度，優化管理措施，最終實現事業單位在新形勢下創新的發展，通過科學合理的優化策略解決問題。

1 事業單位創新檔案管理工作必要性

1）加快檔案管理標準化建設。加快推進事業單位檔案管理工作創新，探索符合新時代發展的事業單位檔案管理標準化流程，能夠加快事業單位檔案管理規范化發展進程，對全面提升事業單位檔案管理工作效率，改善事業單位服務質量起著重要作用。加大對事業單位檔案管理工作的創新投入力度，引進、吸收和運用先進的現代檔案管理技術和手段，進一步完善事業單位傳統的檔案管理模式，健全事業單位檔案管理體系，能夠讓事業單位的檔案管理工作更好地適應時代發展需要，增強事業單位與相關部門的各項聯系，更加高效地服務社會發展。

2）確保檔案管理適應時代發展。事業單位的檔案管理工作要順應時代的發展需要，要充分結合當前社會的發展實際，對現有的檔案管理模式進行不斷創新，進一步優化事業單位的檔案管理體系，確保事業單位的檔案管理切實符合時代發展需要。就我國當前的發展情況來看，政治、經濟和文化格局的不斷變化對我國事業單位的檔案管理工作帶來了新的發展機遇，同時也帶來了挑戰。因此，創新事業單位檔案管理工作，建立完善的事業單位檔案管理體系，綜合運用現代化的檔案管理技術，能夠確保事業單位的檔案管理工作實現規范化運行，尤其是一些先進檔案管理技術的運用，有助于加快實現事業單位檔案管理工作的深化改革，優化事業單位的檔案管理運行機制，取得更好的檔案管理成效，確保事業單位的檔案管理更加科學、合理，也能讓公眾更好地了解事業單位的檔案管理狀況，更好為社會發展 服務。

2 優化創新事業單位檔案管理工作方式

1）要從根本上重視檔案管理工作。要實現檔案管理工作在事業單位管理中的重要作用，要從根本上提高管理人員對檔案工作的認識。在事業單位檔案管理工作開展中，管理人員作為主體要提高自身的思想認識，形成檔案管理意識，才能保證檔案管理工作順利地開展，為檔案管理工作的進步提供基本的條件，通過科學的方法讓員工認識到檔案管理的重要性，在日常工作中增強認識，從上到下都全身心投入到檔案管理的建設當中，同時最大程度地提高工作效率。要通過了解檔案管理工作對事業單位運行產生的影響，意識到檔案工作的積極作用和價值。同時要統一規范化地開展檔案管理工作，為科學合理的管理方法提供支持。在事業單位內從領導到各級員工，從各個部門的角度出發，都要正確地認識到檔案管理工作發揮的價值，不同的部門也要了解檔案管理的意義，配合工作的順利開展，從思想層面重視起來，為貫徹落實檔案工作的高效管理奠定基礎，領導也要加強重視，在事業單位起到積極引導的表率作用，在這樣的氛圍下，員工也會加強對檔案管理工作的重視，不斷規范自身的行為，增強檔案管理的責任意識。

2）制定規范化的檔案管理機制。健全、規范的檔案管理機制是確保單位檔案管理工作正常運行的重用前提，在進行檔案管理工作時，事業單位需要按照本身的實際情況來制定相對應的制度，保證檔案管理相關工作真正有章可循。除了制定完善的管理制度，事業單位還應對制度的實施效果進行考核，根據實際情況制定相應的考核機制，對所有人員負責的有關工作進行考核，進一步細化檔案管理，以此保證檔案管理人員都可以遵守相關的規章制度，為有關檔案管理制度的落實提供保證。

3）提高檔案管理人員的綜合素養。在新時期背景下，應提高檔案管理人員的專業技能與職業素養，定期開展相關培訓活動，要求工作人員自主參與培訓，以此增強專業技能與職業素養，讓其掌握新時期下最新的管理方法，并通過學習和掌握先進的信息技術與數字技術等內容，通過新方法與新設備來加強檔案管理工作。另外，需要對檔案管理人員的工作績效進行考核，制定適當的獎懲制度，以此來激發其工作熱情與積極性，提高檔案管理工作成效。

4）提升信息化建設水平。隨著檔案信息化建設的發展，傳統的檔案管理工作方法面臨多重挑戰，不論是數字化建檔還是使用者需求的多樣化，都是檔案管理工作中需要改進的重點內容。為了改變傳統的檔案管理方法，則要通過結合信息技術的使用建立高效完善的數字化管理系統，有利于實現檔案更加快速清晰的保存，對檔案的儲存期限和形式都有更好的處理方法，還有利于信息化建設的進行。同時還要從辦公系統和檔案管理系統的接入方面入手，在建設數字化管理模式時綜合考慮到銜接的問題，保證數字資源的有效利用。事業單位要通過數字化建設發展，結合創新的管理制度，保證檔案管理系統處于高效安全的運行狀態，比如在文件保密和網絡安全方面要完善，保障檔案管理的安全高效開展。

5）確保檔案信息的安全性。在大數據時代，計算機網絡成為人們生產和生活中不容或缺的一部分，而檔案信息也常常被存檔在網絡平臺或者計算機中。不容置疑，這種存儲模式極大地提升了檔案管理的效率，但是與此同時，也面臨著信息安全的隱患。這主要是因為計算機網絡具有開放性這一特征，一個人只要擁有精湛的計算機網絡技術，便可能入侵檔案信息庫，破壞或者竊取檔案信息，威脅檔案信息的安全。特別是檔案庫被黑客入侵時，他們可以利用檔案信息開展非法交易，嚴重時可能對人民群眾的人身與財產安全造成威脅。所以，在存儲與備份檔案時，必須重視檔案信息的安全性。作為從事檔案管理工作的人員，除了要高度重視檔案信息的安全外，還應該借助信息技術來保證檔案信息的安全，例如：可以安裝防護軟件、安全密匙等來提升檔案信息的安全等級。

3 結語

總之，事業單位屬于公益性質機構，其工作內容是面向整個社會的，檔案管理屬于事業單位管理中的一項重要工作。所以，事業單位應按照時代發展要求，對目前的檔案管理工作加以創新優化。事業單位應對檔案管理工作內容、形式及制度進行創新和調整，對檔案管理人員加強培訓，提高其專業技能和職業素養，以此提高檔案管理工作質量，為社會主義現代化建設提供優質服務。