完善機制提升高校基建檔案管理水平

程 娟

（西北工業(yè)大學檔案館，陜西 西安 710000）

基建檔案是指高校各類基建項目指從工程項目提出、立項、審批，勘察設(shè)計、生產(chǎn)準備、施工、監(jiān)理、驗收等工程建設(shè)及工程管理過程形成并應(yīng)歸檔保存的文字、表格、聲像，圖紙等各種載體材料，它反映了高校基建工作從項目目標研究到實現(xiàn)的全過程，是基本建設(shè)項目管理工作的重要組成部分。建立與加強工程檔案管理工作，是項目建設(shè)管理工作的需要，也是國家和高校的共同要求。因此，如何通過更加科學合理的工作機制，有效提高基建檔案的管理和利用水平，是高校及檔案管理部門應(yīng)給予重視的問題。

1 高校基建檔案內(nèi)容、特點及歸檔要求

高校基建根據(jù)工程推進階段分為：項目前期預備文件、設(shè)計階段相關(guān)資料、施工期間各種施工、檢驗記錄和竣工驗收記錄等四大類。具體看，前期準備階段文件包括項目建議書、批復、設(shè)計任務(wù)書、選址、投資計劃、上級下達的基建計劃、追加投資的請示、批復、征地、報建、工程合同、協(xié)議等；設(shè)計階段文件包括工程勘察、設(shè)計的圖樣、說明書、計算書、工程概算書等；施工階段文件包括施工組織設(shè)計、施工圖、圖紙會審記錄、工藝規(guī)程和標準、原材料及預制件的合格證、檢驗記錄、各種施工記錄、施工技術(shù)總結(jié)等；竣工驗收階段文件包括竣工報告、各種竣工圖、竣工驗收記錄、說明書、工程決算、工作總結(jié)等。

基建檔案特點主要有：系統(tǒng)成套性、原始性、真實性、公允性、多樣性、專業(yè)性、動態(tài)性、價值性、現(xiàn)實性等特點。同時基建檔案形成周期長，涉及主管機關(guān),建設(shè)單位,施工單位,設(shè)計單位等多個 部門。

基建檔案必須實行集中統(tǒng)一管理的原則，確保檔案材料完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用。歸檔時間：竣工驗收三個月內(nèi)移交歸檔;歸檔份數(shù)：一式三份。本單位、城建檔案館、上級主管部門;歸檔文件做到完整、準確、書寫材料利于長遠保管；歸檔時辦理必要的手續(xù)。

2 高校基建檔案管理工作當前面臨的一些形勢

1）建設(shè)單位對基礎(chǔ)資料的收集整理不重視。建設(shè)單位忽視對基建資料的及時收集，后期歸檔過程中容易出現(xiàn)資料缺項、錯項等情況，甚至出現(xiàn)整個環(huán)節(jié)資料的缺失，給基建檔案移交、歸檔工作帶來了很大困難。特別是一些有進口設(shè)備安裝的項目，涉及進口設(shè)備合格證、報關(guān)單等資料，一旦缺失很難彌補，為今后項目的維修、改造帶來隱患。

2）項目建設(shè)過程中缺乏基礎(chǔ)資料管理機制。部分施工單位為使用方便，一些基建資料往往保存在建設(shè)項目臨時責任人手中。由于缺乏制度約束，集體責任人崗位變動時沒有履行好文件移交手續(xù)，造成一些檔案材料丟失，后期追要難度很大。同時，施工現(xiàn)場條件局限也容易造成資料損壞、丟失。

3）項目建設(shè)單位缺少專門機構(gòu)和專業(yè)人員管理檔案。在項目建設(shè)階段基建檔案的收集和歸檔工作多由各參建單位非專業(yè)人員管理，缺乏基建檔案管理知識，對檔案內(nèi)容是否真實全面、是否能指針工程實際情況、圖文是否一致等判斷容易出現(xiàn)錯誤，有時責任心不強，對歸檔資料不能及時進行整理、分類，確保基金檔案準確性、系統(tǒng)性。

4）項目建設(shè)完成后的歸檔資料質(zhì)量不高。由于基建檔案來源范圍較廣，涉及專業(yè)技術(shù)性內(nèi)容多，形成成套檔案周期長，因此歸檔工作要求標準很高。但在實踐中，一些施工單位歸檔資料質(zhì)量不高，缺少印章簽字、圖紙缺少設(shè)計人、設(shè)計單位信息、人為的改動涂抹基礎(chǔ)資料、復印件代替原件、施工變動未標注等等問題，都對歸檔增加了難度，對今后的檔案利用也形成隱患。

3 完善機制提升高校基建檔案管理水平

1）壓實基建管理部門責任。基建檔案的收集整理工作要納入基建管理制度之中，工程項目建設(shè)要與基建檔案管理工作全過程同時推進。要明確制度，強化基建部門在基建檔案形成全過程中的直接管理責任，加強專職領(lǐng)導，落實具體工作要求和責任人員，要按照每個項目至少確定一名人員具體指導項目單位開展基建材料收集管理工作。同時將基建檔案在項目施工階段的管理情況一并納入基建部門及相關(guān)管理人員的檢查，強化基建管理部門責任。

2）明確基建檔案形成的工作程序。全面落實國家關(guān)于基建檔案管理的總要求，結(jié)合單位自身實際，從基建檔案管理的機制、相關(guān)單位的職責、需歸檔資料的內(nèi)容和質(zhì)量要求、歸檔驗收工作流程等進行明確規(guī)定，做到有規(guī)可依。一是基建管理部門在接到學校建設(shè)（新建、擴建、改建、維修、裝飾）工程項目后，在布置工作計劃的同時，布置積累文件材料的任務(wù)。二是承擔建設(shè)工程項目和維修改造工程項目的施工單位，竣工時由項目負責人對基建檔案提報工作提出要求，并組織項目施工單位向基建管理部門提交全年系統(tǒng)的檔案材料。三是建設(shè)項目結(jié)束（階段完成、最終完成）驗收后，基建管理部門組織各參建單位做好文件材料的整理組卷工作。對基建文件材料的內(nèi)容、價值、數(shù)量和載體形式進行系統(tǒng)整理，一項一卷或若干卷。

3）檔案部門對實行全程介入式管理。檔案館應(yīng)隨時了解建設(shè)項目工程中檔案管理情況，督促、檢查、指導基建管理部門及承建單位做好基建文件材料的積累工作。一是建立與工程施工單位的定期聯(lián)系制度。檔案館直接參與有關(guān)重要施工資料的會簽、審核等工作，確保檔案資料內(nèi)容真實、準確、全面、合法。定期對在建工程已經(jīng)收集到的檔案資料及整理情況進行現(xiàn)場指導，從原始材料的形成過程中就杜絕記錄不詳、缺項掉項等問題。二是加強對工程項目基建資料管理人員的檔案管理意識和業(yè)務(wù)進行培訓，提高其資料收集、甄別、整理能力，壓實施工單位管理人員的責任。三是針對大型工程形成的檔案數(shù)量較大，建立檔案的過程較長，對不具備單獨集中存放基建資料的施工單位，檔案管理部門要主動對接，按照工程各階段的特點將基建檔案分周期收集至學校檔案館存放。

4）加快推動高校基建檔案電子化進程。針對基建檔案管理長期利用的特殊性，必然需要從傳統(tǒng)管理模式向數(shù)字管理方式轉(zhuǎn)變，以提高基建檔案管理的效率。充分用信息技術(shù)改變傳統(tǒng)的高校基建檔案工作模式，建立和完善數(shù)字基建檔案館，推進可公開的檔案信息共享，促進云計算、大數(shù)據(jù)等新技術(shù)在基建檔案管理中的運用。一是推行將建設(shè)工程電子文件管理納入工程項目動態(tài)監(jiān)管平臺，實現(xiàn)參建各方建設(shè)工程文件的電子化和在線交互、簽批，實現(xiàn)工程建設(shè)項目電子文件全過程信息化監(jiān)管和在線預驗收。二是工程電子文件與建設(shè)工程同步形成，對于原有形成的電子文件可以直接收集電子檔案，不再轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文件歸檔。三是加強安全風險防范，保證電子文件和電子檔案交互、傳輸、移交等環(huán)節(jié)符合保密管理要求，保障檔案信息數(shù)據(jù)真實、完整、安全，避免檔案資源流失、篡改、泄密或不當擴散，做好數(shù)字備份工作。