事業單位檔案歸檔材料的整理措施研究

王 丹

（貴州省興義市檔案館，貴州 興義 562400）

1 引言

檔案歸檔材料整理優勢的發揮，全面實現了事業單位對檔案材料利用能力，有利于事業單位掌握自身管理信息，提升管理能力，具備較為突出的檔案材料利用能力。

2 事業單位檔案歸檔文件整理的主要原則

1）全面保存檔案原始信息。文件材料之間相互構成了來源方面不可分割的聯系。因此，只有在保持文件來源方面聯系的前提下，文件的時間、內容、形式等方面的聯系，才能更深刻地反映文件形成的活動面貌，體現檔案作為歷史記錄的特點。我們所做的工作都是在前人的基礎上進行的。事業單位檔案在形成的過程中融入了許多他人的勞動，而且也直接體現了人們歷來整理和保存檔案的情況和成果。因此，在整理檔案的時候，應該做到；盡量不進行拆卷整理。對部門整理歸檔的檔案，應當充分研究和利用原來案卷、檢索工具等整理的成果，力求保持已整理過的原狀。對先前整理不當以至明顯錯誤的，可通過業務指導的方式加以改動和糾正。

2）遵循文件形成的規律。文件形成過程中，體現了文件最原始的形成過程，具備客觀性、事實性特點，在檔案歸檔材料整理工作開展中，應能發揮出良好的整體性管控效果，主要是對文件形成的各個過程都要進行科學管控，對歸檔材料形成的過程、有關附件、過程批復環節和有關信息科學管控，使得文件材料的形成信息得以可靠保存。

3）方便保管、利用。檔案歸檔材料整理過程需要具備科學、規范的保管、利用指導流程，在檔案可靠保護利用工作開展中，需要提升檔案信息的管理價值，全面做到在信息化管理工作開展中，能具備更加到位的分散管理優勢，一定程度上能獲得更加可靠的管理價值，管理優勢凸顯。建立信息化管理機制，提升信息資源的整體管理保管效果，提升管理優勢，獲得較高的管理價值，在管控機制的發展優化過程中，提升檔案信息化管理水平，提升檔案信息檢索、提取、使用效率。

3 事業單位檔案文件歸檔整理程序

檔案歸檔材料整理規范化、標準化建設，利用提升事業單位的文件管理效率，同時在較高的規范統一模式下，提升了事業單位的檔案分類管理效果，管理能力突出，對檔案歸檔材料的信息分享利用優勢增加，檔案文件管控整理規范度優勢得以顯現。

1）檔案分類。檔案分類應具備細化、明確的基本特點，主要是能 對檔案管理材料的屬性信息可靠添加和識別，掌握檔案歸檔材料的基本屬性，深入地認識和管控檔案，為后期實施信息化管理模式，提升檔案管理的實際效率水平提供優勢保障。因此檔案分析需要符合國家相關的分類要求標準，具備較高的管理銜接、匹配性。同時可探索多層分類模式的建設，不同層次的分析信息構建，更加有利于檔案歸檔材料引用管理。

2）檔案整理。檔案整理工作是實施可靠歸檔整理程序的重要環節，其是對檔案材料深入分析，進行科學屬性定義的過程，對后期的檔案材料檢索引用，材料科學整理優化具有重要價值意義。需建立可靠的歸檔責任聯系，在歸檔管控中，形成完成可靠的關系鏈條，提升檔案文件的保真性，環環相扣，理清不同檔案材料之間的銜接邏輯關系。

3）檔案編目。案卷檔案編目工作需要借助以上整理程序中的檔案分層分類管理要求，對檔案內容可靠識別定位，提升檔案管理價值，獲得較高的檔案管理目錄定位優勢，確定檔案的具體層次，檔案編目要保障有關信息清晰、準確，如做好責任者、文號、題名、日期、頁數和備注等方面的信息管控，獲得可靠的全宗代碼，保障檔案編目信息可靠、科學。

4 事業單位檔案歸檔文件整理的主要方法

1）完善檔案工作機制。檔案歸檔文件整理工作的開展，需要提升工作效率，消除不良的工作隱患，因此需要構建完善可靠的工作價值，指導相關工作順利開展進行，工作機制的指導管控優勢發揮，應能對檔案工作人員提出到位的管理要求，使其能明確各項工作機制開展的操作流程，消除不良檔案管理隱患，提高工作人員責任意識，完善有關的考核激勵機制，使得各項工作可靠順利地進行。

2）工作人員隊伍科學建設。檔案管理工作的有效管控，需要提升工作人員專業管理素質，提升工作人員實際工作能力，培訓工作專業化、科學化，做好人才儲備管控，提升事業單位的管理價值，在事業單位的管控中，能全面具備更加到位的技術管理優勢，要能提升工作人員職業道德素養，加強思想政治教育引導，提升工作人員的工作積極性，保障各項檔案歸檔材料整理工作保質保量的開展。

3）貫徹部門歸檔制度。制度是各項工作科學順利開展的基本依據，需建立各項管理工作的可靠流程，提成工作開展的各項效果要求，不斷在工作實踐中，提升制度優勢，具備檔案動態化管理優勢，提升檔案收集整理的實際價值效果，不斷實現制度對各種工作目標的可靠指導、規范，同時也利用工作人員提升自身工作能力素質，把握科學化工作方向。

4）可靠執行行業技術標準。檔案歸檔材料整理工作符合有關技術標準的基本要求，一般應能對行業的技術標準深入研究，同時在事業單位檔案歸檔材料整理工作制度和有關機制建設上，體現行業技術標準的各種基本要求，對行業技術標準相關的管理工作開展，應能制定必要的規范流程、管理范圍、質量標準參考指標，獲得更加到位的安全管理優勢，提升實際的管理能力，不斷發揮出更加可靠的管理 價值。

5）打造信息化檔案管理機制。檔案信息化歸檔材料整理模式的構建，無疑對提升檔案管理效率，完善檔案管理規范化建設內容，消除檔案管理漏洞和質量隱患具有重要價值，在檔案管理機制的可靠開展中，應重視科學信息化管理模式機制的發揮，提升實際的檔案管理規范性、科學性，符合有關的行業規范標準要求，具備檔案數據資料的可靠利用、深入分析管控優勢，獲得更加到位的標準建設依據。信息化建設要服務事業單位的各項檔案材料使用和整理需求，具備外部溝通優勢，發揮可靠的管理價值，提升管理效果，管理能力科學提升。加強事業單位人才的信息化思想認知水平的提升，制定可靠的信息化素養提升培訓機制，很多的專業人員的檔案開發管控價值凸顯，適應信息化檔案管理機制的構建實施要求。

6）檔案工作創新發展。檔案管理工作要創新開展，根據事業單位的客觀檔案資料服務需求以及實際的檔案管理建設條件，探索檔案歸檔材料整理創新模式，全面體現檔案管理工作的科學方式，提升服務水平，比如探索個性化檔案歸檔材料整理機制，滿足事業的單位不同部門和人員的檔案材料整理機制。

5 結語

檔案歸檔材料整理模式的科學構建，應完善工作機制，做好人才隊伍建設，貫徹部門科學的管理制度，工作中重視落實有關行業標準的要求，探索信息化管理模式鼓勵檔案工作創新，不斷提升檔案工作的客觀價值水平。