事業(yè)單位檔案歸檔材料的整理措施研究

王 丹

（貴州省興義市檔案館，貴州 興義 562400）

1 引言

檔案歸檔材料整理優(yōu)勢(shì)的發(fā)揮，全面實(shí)現(xiàn)了事業(yè)單位對(duì)檔案材料利用能力，有利于事業(yè)單位掌握自身管理信息，提升管理能力，具備較為突出的檔案材料利用能力。

2 事業(yè)單位檔案歸檔文件整理的主要原則

1）全面保存檔案原始信息。文件材料之間相互構(gòu)成了來源方面不可分割的聯(lián)系。因此，只有在保持文件來源方面聯(lián)系的前提下，文件的時(shí)間、內(nèi)容、形式等方面的聯(lián)系，才能更深刻地反映文件形成的活動(dòng)面貌，體現(xiàn)檔案作為歷史記錄的特點(diǎn)。我們所做的工作都是在前人的基礎(chǔ)上進(jìn)行的。事業(yè)單位檔案在形成的過程中融入了許多他人的勞動(dòng)，而且也直接體現(xiàn)了人們歷來整理和保存檔案的情況和成果。因此，在整理檔案的時(shí)候，應(yīng)該做到；盡量不進(jìn)行拆卷整理。對(duì)部門整理歸檔的檔案，應(yīng)當(dāng)充分研究和利用原來案卷、檢索工具等整理的成果，力求保持已整理過的原狀。對(duì)先前整理不當(dāng)以至明顯錯(cuò)誤的，可通過業(yè)務(wù)指導(dǎo)的方式加以改動(dòng)和糾正。

2）遵循文件形成的規(guī)律。文件形成過程中，體現(xiàn)了文件最原始的形成過程，具備客觀性、事實(shí)性特點(diǎn)，在檔案歸檔材料整理工作開展中，應(yīng)能發(fā)揮出良好的整體性管控效果，主要是對(duì)文件形成的各個(gè)過程都要進(jìn)行科學(xué)管控，對(duì)歸檔材料形成的過程、有關(guān)附件、過程批復(fù)環(huán)節(jié)和有關(guān)信息科學(xué)管控，使得文件材料的形成信息得以可靠保存。

3）方便保管、利用。檔案歸檔材料整理過程需要具備科學(xué)、規(guī)范的保管、利用指導(dǎo)流程，在檔案可靠保護(hù)利用工作開展中，需要提升檔案信息的管理價(jià)值，全面做到在信息化管理工作開展中，能具備更加到位的分散管理優(yōu)勢(shì)，一定程度上能獲得更加可靠的管理價(jià)值，管理優(yōu)勢(shì)凸顯。建立信息化管理機(jī)制，提升信息資源的整體管理保管效果，提升管理優(yōu)勢(shì)，獲得較高的管理價(jià)值，在管控機(jī)制的發(fā)展優(yōu)化過程中，提升檔案信息化管理水平，提升檔案信息檢索、提取、使用效率。

3 事業(yè)單位檔案文件歸檔整理程序

檔案歸檔材料整理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，利用提升事業(yè)單位的文件管理效率，同時(shí)在較高的規(guī)范統(tǒng)一模式下，提升了事業(yè)單位的檔案分類管理效果，管理能力突出，對(duì)檔案歸檔材料的信息分享利用優(yōu)勢(shì)增加，檔案文件管控整理規(guī)范度優(yōu)勢(shì)得以顯現(xiàn)。

1）檔案分類。檔案分類應(yīng)具備細(xì)化、明確的基本特點(diǎn)，主要是能 對(duì)檔案管理材料的屬性信息可靠添加和識(shí)別，掌握檔案歸檔材料的基本屬性，深入地認(rèn)識(shí)和管控檔案，為后期實(shí)施信息化管理模式，提升檔案管理的實(shí)際效率水平提供優(yōu)勢(shì)保障。因此檔案分析需要符合國(guó)家相關(guān)的分類要求標(biāo)準(zhǔn)，具備較高的管理銜接、匹配性。同時(shí)可探索多層分類模式的建設(shè)，不同層次的分析信息構(gòu)建，更加有利于檔案歸檔材料引用管理。

2）檔案整理。檔案整理工作是實(shí)施可靠歸檔整理程序的重要環(huán)節(jié)，其是對(duì)檔案材料深入分析，進(jìn)行科學(xué)屬性定義的過程，對(duì)后期的檔案材料檢索引用，材料科學(xué)整理優(yōu)化具有重要價(jià)值意義。需建立可靠的歸檔責(zé)任聯(lián)系，在歸檔管控中，形成完成可靠的關(guān)系鏈條，提升檔案文件的保真性，環(huán)環(huán)相扣，理清不同檔案材料之間的銜接邏輯關(guān)系。

3）檔案編目。案卷檔案編目工作需要借助以上整理程序中的檔案分層分類管理要求，對(duì)檔案內(nèi)容可靠識(shí)別定位，提升檔案管理價(jià)值，獲得較高的檔案管理目錄定位優(yōu)勢(shì)，確定檔案的具體層次，檔案編目要保障有關(guān)信息清晰、準(zhǔn)確，如做好責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)和備注等方面的信息管控，獲得可靠的全宗代碼，保障檔案編目信息可靠、科學(xué)。

4 事業(yè)單位檔案歸檔文件整理的主要方法

1）完善檔案工作機(jī)制。檔案歸檔文件整理工作的開展，需要提升工作效率，消除不良的工作隱患，因此需要構(gòu)建完善可靠的工作價(jià)值，指導(dǎo)相關(guān)工作順利開展進(jìn)行，工作機(jī)制的指導(dǎo)管控優(yōu)勢(shì)發(fā)揮，應(yīng)能對(duì)檔案工作人員提出到位的管理要求，使其能明確各項(xiàng)工作機(jī)制開展的操作流程，消除不良檔案管理隱患，提高工作人員責(zé)任意識(shí)，完善有關(guān)的考核激勵(lì)機(jī)制，使得各項(xiàng)工作可靠順利地進(jìn)行。

2）工作人員隊(duì)伍科學(xué)建設(shè)。檔案管理工作的有效管控，需要提升工作人員專業(yè)管理素質(zhì)，提升工作人員實(shí)際工作能力，培訓(xùn)工作專業(yè)化、科學(xué)化，做好人才儲(chǔ)備管控，提升事業(yè)單位的管理價(jià)值，在事業(yè)單位的管控中，能全面具備更加到位的技術(shù)管理優(yōu)勢(shì)，要能提升工作人員職業(yè)道德素養(yǎng)，加強(qiáng)思想政治教育引導(dǎo)，提升工作人員的工作積極性，保障各項(xiàng)檔案歸檔材料整理工作保質(zhì)保量的開展。

3）貫徹部門歸檔制度。制度是各項(xiàng)工作科學(xué)順利開展的基本依據(jù)，需建立各項(xiàng)管理工作的可靠流程，提成工作開展的各項(xiàng)效果要求，不斷在工作實(shí)踐中，提升制度優(yōu)勢(shì)，具備檔案動(dòng)態(tài)化管理優(yōu)勢(shì)，提升檔案收集整理的實(shí)際價(jià)值效果，不斷實(shí)現(xiàn)制度對(duì)各種工作目標(biāo)的可靠指導(dǎo)、規(guī)范，同時(shí)也利用工作人員提升自身工作能力素質(zhì)，把握科學(xué)化工作方向。

4）可靠執(zhí)行行業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。檔案歸檔材料整理工作符合有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的基本要求，一般應(yīng)能對(duì)行業(yè)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)深入研究，同時(shí)在事業(yè)單位檔案歸檔材料整理工作制度和有關(guān)機(jī)制建設(shè)上，體現(xiàn)行業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的各種基本要求，對(duì)行業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)的管理工作開展，應(yīng)能制定必要的規(guī)范流程、管理范圍、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)參考指標(biāo)，獲得更加到位的安全管理優(yōu)勢(shì)，提升實(shí)際的管理能力，不斷發(fā)揮出更加可靠的管理 價(jià)值。

5）打造信息化檔案管理機(jī)制。檔案信息化歸檔材料整理模式的構(gòu)建，無疑對(duì)提升檔案管理效率，完善檔案管理規(guī)范化建設(shè)內(nèi)容，消除檔案管理漏洞和質(zhì)量隱患具有重要價(jià)值，在檔案管理機(jī)制的可靠開展中，應(yīng)重視科學(xué)信息化管理模式機(jī)制的發(fā)揮，提升實(shí)際的檔案管理規(guī)范性、科學(xué)性，符合有關(guān)的行業(yè)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)要求，具備檔案數(shù)據(jù)資料的可靠利用、深入分析管控優(yōu)勢(shì)，獲得更加到位的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)依據(jù)。信息化建設(shè)要服務(wù)事業(yè)單位的各項(xiàng)檔案材料使用和整理需求，具備外部溝通優(yōu)勢(shì)，發(fā)揮可靠的管理價(jià)值，提升管理效果，管理能力科學(xué)提升。加強(qiáng)事業(yè)單位人才的信息化思想認(rèn)知水平的提升，制定可靠的信息化素養(yǎng)提升培訓(xùn)機(jī)制，很多的專業(yè)人員的檔案開發(fā)管控價(jià)值凸顯，適應(yīng)信息化檔案管理機(jī)制的構(gòu)建實(shí)施要求。

6）檔案工作創(chuàng)新發(fā)展。檔案管理工作要?jiǎng)?chuàng)新開展，根據(jù)事業(yè)單位的客觀檔案資料服務(wù)需求以及實(shí)際的檔案管理建設(shè)條件，探索檔案歸檔材料整理創(chuàng)新模式，全面體現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)方式，提升服務(wù)水平，比如探索個(gè)性化檔案歸檔材料整理機(jī)制，滿足事業(yè)的單位不同部門和人員的檔案材料整理機(jī)制。

5 結(jié)語

檔案歸檔材料整理模式的科學(xué)構(gòu)建，應(yīng)完善工作機(jī)制，做好人才隊(duì)伍建設(shè)，貫徹部門科學(xué)的管理制度，工作中重視落實(shí)有關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，探索信息化管理模式鼓勵(lì)檔案工作創(chuàng)新，不斷提升檔案工作的客觀價(jià)值水平。