建筑工程檔案資料有效管理措施的應(yīng)用分析

周 秘

（重慶市軌道交通（集團(tuán)）有限公司，重慶 400700）

1 建筑工程檔案管理的重要性分析

1.1 為工程建設(shè)管理提供依據(jù)

工程建設(shè)是建立在專業(yè)的工程設(shè)計、科學(xué)的計算以及規(guī)范化管理的基礎(chǔ)上的，因此在工程建設(shè)中會出現(xiàn)大量的工程建設(shè)相關(guān)資料對工程的整個過程進(jìn)行記錄。一旦在工程建設(shè)中出現(xiàn)安全或者質(zhì)量方面的問題，都可以通過對檔案資料的查詢及時發(fā)現(xiàn)問題所在，并進(jìn)行相應(yīng)地調(diào)整與改善。如果沒有檔案資料的話不僅工程建設(shè)的安全和質(zhì)量無法保障，而且一旦出現(xiàn)問題無法進(jìn)行有效追溯，出現(xiàn)各方相互推諉扯皮的情況，不僅阻礙了工程的進(jìn)展，而且也給工程管理人員帶來了極大的負(fù)擔(dān)和壓力。工程檔案資料可以使施工流程和工程管理更加規(guī)范，施工人員和管理人員各司其職按照標(biāo)準(zhǔn)要求做好自己分內(nèi)的工作，只有這樣才能保證工程項目有序開展。

1.2 為建筑的后期維護(hù)以及行業(yè)的發(fā)展提供參考

建筑工程檔案資料的管理不僅能夠為施工現(xiàn)場的作業(yè)和管理提供依據(jù)，最重要的是為建筑后續(xù)使用中的維護(hù)提供參考。建筑工程的使用壽命都比較長，一般最少都有幾十年的使用需求，隨著社會的發(fā)展以及技術(shù)的進(jìn)步，在漫長的時期里對建筑的維護(hù)和修繕是必不可少的，有的甚至根據(jù)當(dāng)?shù)氐陌l(fā)展要求還需要對建筑進(jìn)行擴建或者改建。在這個過程中如果沒有工程資料做參考，也就意味著對工程建設(shè)時的強度以及應(yīng)力方面是無從知曉的，因此也就無法進(jìn)行科學(xué)合理地施工設(shè)計，這種情況下進(jìn)行的修繕和施工往往會潛藏巨大的風(fēng)險。而工程的檔案資料就很好地解決了這一問題，通過詳細(xì)的建筑設(shè)計以及施工中的強度等方面的數(shù)據(jù)進(jìn)行參考，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行建筑的擴建和改建就會比較安全徹底。

2 建筑工程檔案資料管理的優(yōu)化

2.1 健全資料管理問責(zé)制及考核機制

在建筑工程項目資料的形成和管理過程中，建筑施工企業(yè)應(yīng)該制定出詳細(xì)的、可行的規(guī)章制度，提高項目管理人員的風(fēng)險和責(zé)任意識，對相關(guān)人員進(jìn)行定期考核，定期抽檢相關(guān)資料，真正將項目資料的管理工作落到實處。健全建筑施工企業(yè)項目資料管理問責(zé)制，對于資料收集管理問題引起的損失，責(zé)任到人，充分提高資料形成人員及收集管理人員的責(zé)任意識。

2.2 做好施工物資的資料收集工作

由于在建筑工程施工過程中，使用的物資會受到許多因素的影響，如水泥、鋼材等，經(jīng)常出現(xiàn)材料檢驗報告沒有與原材料一起到達(dá)施工現(xiàn)場的情況。如果資料收集人員沒有將復(fù)試結(jié)果收集到位，就可能會出現(xiàn)沒有檢驗報告的材料進(jìn)入到施工現(xiàn)場被使用的情況，可能會對工程的質(zhì)量和整體進(jìn)度產(chǎn)生影響。因此，需要安排專門的負(fù)責(zé)人員，對資料的整理與收集進(jìn)行動態(tài)化跟蹤，并且分批對到達(dá)現(xiàn)場的原材料進(jìn)行檢查，還需要檢查和整理原材料的試驗報告與合格證。

2.3 強化工程檔案資料形成過程的監(jiān)督與控制

想要有效優(yōu)化建筑工程檔案管理，首先要強化意識，真正意識到建筑工程資料管理的重要性和對工程項目的重要意義，改掉往日粗放的管理模式，才能從根本上達(dá)到優(yōu)化的目的。項目開建之初，要根據(jù)地方與行業(yè)的規(guī)范管理辦法，編制自己的歸檔標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)容和范圍，對設(shè)計、監(jiān)理、總包、施工單位進(jìn)行資料交底，提出并要求實現(xiàn)資料規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和系統(tǒng)化的管理目標(biāo)，將檔案資料納入考核目標(biāo)進(jìn)行獎罰，以保證檔案管理的效率和質(zhì)量。在建設(shè)過程中，制定完善的規(guī)章管理制度，將資料收集與施工同步，滲透到每一個環(huán)節(jié)。以某地區(qū)的標(biāo)志性建設(shè)項目舉例，在項目建設(shè)之前，與施工單位、監(jiān)理單位等進(jìn)行溝通，增強與其資料管理人員、技術(shù)人員的合作，做好建筑工程檔案的交底工作。在整個施工過程中，做好檔案管理業(yè)務(wù)的指導(dǎo)工作，逐步強化工程檔案資料形成過程的監(jiān)督與控制，保質(zhì)保量做好各相關(guān)部門的檔案歸檔工作。

2.4 及時做好技術(shù)資料的記錄，保證其真實性

由于工程技術(shù)資料本身會展現(xiàn)出建筑項目的實際施工情況，所以資料管理人員在整理技術(shù)材料的時候，一定要緊跟施工的開展進(jìn)度。即在建筑工程開始進(jìn)入實際施工之前，建筑單位需要組織專業(yè)的資料管理人員對技術(shù)資料進(jìn)行管理，同時還要把分部分項工程質(zhì)量評定等一系列的原始記錄進(jìn)行有效的收集，保證工程進(jìn)度與各項資料始終保持在同一進(jìn)度，以此來保證技術(shù)資料內(nèi)容的真實連貫。其實對于建筑工程技術(shù)資料的歸檔管理工作來說，最為重要的就是資料的真實性，如果資料真實性難以得到保障，那么在后續(xù)的管理過程中，就會出現(xiàn)資料管理人員在原始記錄上進(jìn)行后補造假等一系列現(xiàn)象。這樣一來如果建筑工程項目出現(xiàn)了質(zhì)量問題，工程技術(shù)資料就會因為后補造假等情況出現(xiàn)混亂的局面，最終還會產(chǎn)生錯誤判定等一系列問題。所以資料管理人員在對技術(shù)資料進(jìn)行歸檔整理的過程中，一定要注意使其與施工進(jìn)度保持一致，做到實事求是、認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)，以便資料自身的真實性及準(zhǔn)確性可以得到保障。

3 結(jié)束語

總之，工程檔案是工程建設(shè)最真實地反映，是檢驗工程質(zhì)量的重要依據(jù)，及時發(fā)現(xiàn)管理過程中的問題，制定完善有效的管理人才培養(yǎng)體系和獎懲制度，不斷總結(jié)經(jīng)驗和教訓(xùn)，提高整體檔案管理水平，對企業(yè)借鑒成果、提高質(zhì)量、增收效益有著重要意義。我們應(yīng)該積極借鑒國內(nèi)外先進(jìn)管理經(jīng)驗，揚長避短，不斷優(yōu)化管理制度和體系，讓建筑工程檔案管理持續(xù)適應(yīng)新形勢的發(fā)展要求，更好地為企業(yè)發(fā)展和國家經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)。