建筑工程檔案資料有效管理措施的應用分析

周 秘

（重慶市軌道交通（集團）有限公司，重慶 400700）

1 建筑工程檔案管理的重要性分析

1.1 為工程建設管理提供依據

工程建設是建立在專業的工程設計、科學的計算以及規范化管理的基礎上的，因此在工程建設中會出現大量的工程建設相關資料對工程的整個過程進行記錄。一旦在工程建設中出現安全或者質量方面的問題，都可以通過對檔案資料的查詢及時發現問題所在，并進行相應地調整與改善。如果沒有檔案資料的話不僅工程建設的安全和質量無法保障，而且一旦出現問題無法進行有效追溯，出現各方相互推諉扯皮的情況，不僅阻礙了工程的進展，而且也給工程管理人員帶來了極大的負擔和壓力。工程檔案資料可以使施工流程和工程管理更加規范，施工人員和管理人員各司其職按照標準要求做好自己分內的工作，只有這樣才能保證工程項目有序開展。

1.2 為建筑的后期維護以及行業的發展提供參考

建筑工程檔案資料的管理不僅能夠為施工現場的作業和管理提供依據，最重要的是為建筑后續使用中的維護提供參考。建筑工程的使用壽命都比較長，一般最少都有幾十年的使用需求，隨著社會的發展以及技術的進步，在漫長的時期里對建筑的維護和修繕是必不可少的，有的甚至根據當地的發展要求還需要對建筑進行擴建或者改建。在這個過程中如果沒有工程資料做參考，也就意味著對工程建設時的強度以及應力方面是無從知曉的，因此也就無法進行科學合理地施工設計，這種情況下進行的修繕和施工往往會潛藏巨大的風險。而工程的檔案資料就很好地解決了這一問題，通過詳細的建筑設計以及施工中的強度等方面的數據進行參考，在此基礎上進行建筑的擴建和改建就會比較安全徹底。

2 建筑工程檔案資料管理的優化

2.1 健全資料管理問責制及考核機制

在建筑工程項目資料的形成和管理過程中，建筑施工企業應該制定出詳細的、可行的規章制度，提高項目管理人員的風險和責任意識，對相關人員進行定期考核，定期抽檢相關資料，真正將項目資料的管理工作落到實處。健全建筑施工企業項目資料管理問責制，對于資料收集管理問題引起的損失，責任到人，充分提高資料形成人員及收集管理人員的責任意識。

2.2 做好施工物資的資料收集工作

由于在建筑工程施工過程中，使用的物資會受到許多因素的影響，如水泥、鋼材等，經常出現材料檢驗報告沒有與原材料一起到達施工現場的情況。如果資料收集人員沒有將復試結果收集到位，就可能會出現沒有檢驗報告的材料進入到施工現場被使用的情況，可能會對工程的質量和整體進度產生影響。因此，需要安排專門的負責人員，對資料的整理與收集進行動態化跟蹤，并且分批對到達現場的原材料進行檢查，還需要檢查和整理原材料的試驗報告與合格證。

2.3 強化工程檔案資料形成過程的監督與控制

想要有效優化建筑工程檔案管理，首先要強化意識，真正意識到建筑工程資料管理的重要性和對工程項目的重要意義，改掉往日粗放的管理模式，才能從根本上達到優化的目的。項目開建之初，要根據地方與行業的規范管理辦法，編制自己的歸檔標準、內容和范圍，對設計、監理、總包、施工單位進行資料交底，提出并要求實現資料規范化、標準化和系統化的管理目標，將檔案資料納入考核目標進行獎罰，以保證檔案管理的效率和質量。在建設過程中，制定完善的規章管理制度，將資料收集與施工同步，滲透到每一個環節。以某地區的標志性建設項目舉例，在項目建設之前，與施工單位、監理單位等進行溝通，增強與其資料管理人員、技術人員的合作，做好建筑工程檔案的交底工作。在整個施工過程中，做好檔案管理業務的指導工作，逐步強化工程檔案資料形成過程的監督與控制，保質保量做好各相關部門的檔案歸檔工作。

2.4 及時做好技術資料的記錄，保證其真實性

由于工程技術資料本身會展現出建筑項目的實際施工情況，所以資料管理人員在整理技術材料的時候，一定要緊跟施工的開展進度。即在建筑工程開始進入實際施工之前，建筑單位需要組織專業的資料管理人員對技術資料進行管理，同時還要把分部分項工程質量評定等一系列的原始記錄進行有效的收集，保證工程進度與各項資料始終保持在同一進度，以此來保證技術資料內容的真實連貫。其實對于建筑工程技術資料的歸檔管理工作來說，最為重要的就是資料的真實性，如果資料真實性難以得到保障，那么在后續的管理過程中，就會出現資料管理人員在原始記錄上進行后補造假等一系列現象。這樣一來如果建筑工程項目出現了質量問題，工程技術資料就會因為后補造假等情況出現混亂的局面，最終還會產生錯誤判定等一系列問題。所以資料管理人員在對技術資料進行歸檔整理的過程中，一定要注意使其與施工進度保持一致，做到實事求是、認真嚴謹，以便資料自身的真實性及準確性可以得到保障。

3 結束語

總之，工程檔案是工程建設最真實地反映，是檢驗工程質量的重要依據，及時發現管理過程中的問題，制定完善有效的管理人才培養體系和獎懲制度，不斷總結經驗和教訓，提高整體檔案管理水平，對企業借鑒成果、提高質量、增收效益有著重要意義。我們應該積極借鑒國內外先進管理經驗，揚長避短，不斷優化管理制度和體系，讓建筑工程檔案管理持續適應新形勢的發展要求，更好地為企業發展和國家經濟建設服務。