基層事業單位檔案管理現代化路徑探索

田 蕊

（鐵嶺縣財政金融事務服務中心，遼寧 鐵嶺 112000）

從事業單位的檔案管理業務角度來講，現代化管理路徑與管理模式的基本特征在于網絡信息化手段融入檔案管理實施全過程，旨在合理控制檔案管理成本，發揮出基層事業單位各個領域檔案資料的最大化決策輔助價值。由此能夠判斷得出，現代化的檔案管理路徑應當得到基層事業單位的充分關注，運用合理科學的手段來調整轉變基層事業單位的檔案管理工作實施途徑與方法。

1 基層事業單位運用現代化手段來實施檔案管理工作的必要性

現代化的檔案管理技術手段基本含義為檔案管理人員依靠現代化的網絡信息技術手段來存儲、收集并且共享單位檔案資料，依靠智能化的檔案數據資料存儲與共享技術手段來利用單位檔案資源，嚴格保證檔案信息與數據內容的真實完整性。基層事業單位目前面臨網絡智能化的整體轉型環境與背景，單位檔案管理業務人員應當能夠準確認識現代化檔案管理模式的實踐價值作用，積極引進事業單位的全新檔案管理實施技術手段[1]。

從根本上來講，檔案管理中的智能化與現代化技術手段主要價值就是節約基層事業單位的管理資源經費，運用更為科學的方式來保存檔案業務資料，為基層事業單位提供更高層次的檔案智能化管理安全保障。檔案數據資料應當被視為基層事業單位賴以實施各項決策的最重要數據支撐，基層事業單位內部的檔案業務人員以及單位管理人員都要深刻認識現代化路徑運用于管理單位檔案的必要性，有效防止檔案管理業務誤差的產生，增強檔案信息資源的安全性保障[2]。

2 現代化路徑融入基層事業單位檔案管理工作的具體要點

1）檔案數據資料存儲。近些年以來，某些基層事業單位由于忽視了檔案數據與資料存儲安全，那么將會造成事業單位丟失檔案數據資料的珍貴信息資源。在情況嚴重時，基層事業單位還會因此而遭到非常明顯的單位資產與財物損失。由此可見，確保檔案資料與檔案數據的安全性具有重要的實踐保障作用?；鶎邮聵I單位針對檔案數據庫應當盡快予以建成，依靠檔案數據庫來保存檔案信息資料，并且通過運用數據庫加密以及數據庫訪問人員限制的專業技術措施來阻止無關人員擅自進入單位數據庫系統，切實維護網絡數據庫的安全性。

2）檔案資源收集與整合。基層事業單位目前普遍需要應對總數較多的檔案業務資料數據信息，因此就會導致檔案業務人員面臨比較繁重的檔案原始數據資料收集處理工作負擔?；鶎邮聵I單位對于海量的檔案資料原始數據信息如果要保證真實性與全面性，則不能夠缺少智能化的檔案資料收集與整理技術手段。單位檔案業務人員對于數據挖掘手段以及人工智能技術平臺應當進行最大限度的利用，依靠上述的智能化與自動化手段來避免檔案資料收集中的人工操作誤差存在，增強檔案數據與檔案資料信息資源的利用程度。

3）檔案信息內容的共享。檔案管理工作的最終實踐目標就是幫助基層事業單位的業務人員合理改進業務辦公流程，并且提供必要的事業單位各個層面決策數據支撐。為了達到以上的目標與宗旨，那么基層事業單位必須要保證檔案信息資源在各個不同崗位人員之間實現共享，充分發揮出單位檔案資料的決策輔助作用[3]。目前很多的基層事業單位已經建立大數據的單位檔案基礎資料共享平臺，旨在密切聯系單位范圍內的各個崗位業務人員，有效確保檔案信息資料內容能夠在不同業務人員之間進行準確的傳遞。

3 基層事業單位檔案管理的完善創新舉措

基層事業單位目前已經進入市場化的激烈競爭時期，因此決定了基層事業單位本身必須要具備強大的單位綜合業務實力，并且還要嚴格保證事業單位給出的業務實施決策具有可行性。在此過程中，檔案管理工作應當納入基層事業單位的重要實踐工作領域，具體涉及如下的現代化檔案管理業務手段實施要點：

1）培養基層事業單位的檔案管理現代化人才。現階段的某些事業單位仍然缺少檔案管理智能化人才，從而造成基層事業單位無法保證單位檔案資料的安全性，并且浪費了基層事業單位的寶貴工作資源。為了實現對于以上情況的改善與轉變，那么單位管理人員目前應當全面致力于塑造培養智能化的檔案管理業務實施人才。

2）完善基層事業單位的智能化檔案管理實施保障體系。檔案智能化與現代化管理的運行保障體系主要涉及物質資源層面、管理人才層面以及檔案安全保障制度層面等基本組成要素，單位管理人員對于各個層面的檔案現代化管理保障體系因素都應當給予重視，確保基層事業單位能夠將更多的物質資源成本投入于建設智能化的檔案管理系統。并且，單位管理人員應當督促檔案管理業務人員在業余時間里積極接受檔案智能化管理培訓，不斷致力于提升檔案管理業務人員的綜合業務實踐素質[4]。

3）嚴格遵守檔案管理業務的流程與規范?，F代化路徑融入檔案管理的業務實施全過程，主要表現為智能化手段運用于處理篩選檔案原始資料數據內容，以及運用網絡數據庫來確保檔案資源的完整與安全性。基層事業單位目前在引進智能化管理平臺的同時，應當督促教育檔案管理業務人員認真遵守檔案管理的基本工作實施流程，不得出現擅自更改或者違背檔案管理基本業務流程的現象?；鶎邮聵I單位的管理負責人員針對單位檔案業務人員應當清晰劃分檔案管理的權限職責范圍，充分保證單位檔案業務人員能夠準確界定自身的崗位權限 范圍。

單位檔案管理部門針對關鍵性的單位檔案內容都要進行加密存儲，通過驗證數據庫訪問身份的做法來確保檔案資料安全。檔案管理人員必須要做到格外重視事業單位檔案業務數據的安全性，依靠數據加密措施、網絡病毒查殺軟件以及其他的人工智能手段來確保檔案資料完整，避免不法人員進入到單位檔案信息庫，破壞單位檔案業務系統運行秩序。事業單位目前檔案資料的規范化調取與保管制度重點應當包含檔案數據完整性、檔案內容真實性、檔案查閱行為規范性的基本要素。單位管理人員對于檔案數據庫應當予以全面的建立，依靠單位內部的網絡數據庫來存儲檔案資料。

4 結束語

經過分析可見，基層事業單位如果要取得最佳的檔案管理工作總體實施效果，那么最根本的前提就是要依靠現代化的全新檔案管理業務開展思路。近些年以來，基層事業單位原有的檔案管理開展實施方法已經逐步得到創新，單位檔案業務人員針對檔案數據資料能夠運用檔案數據庫的網絡信息化手段進行保存，有效保證了事業單位的基礎檔案信息資料完整與安全。具體在實踐中，基層事業單位對于現代化的檔案資料保存與收集技術手段應當展開深入的探討思索，調動基層檔案管理部門及其業務人員的工作創新熱情，從而在根本上轉變基層事業單位的傳統檔案業務實施開展模式。