數字辦公環境下事業單位醫保檔案數字化建設的必要性及有效對策

李亞杰

（紅山區醫療保險管理局，內蒙古 赤峰 024000）

1 數字辦公環境下事業單位醫保檔案數字化建設的必要性

1）實現醫保檔案科學化管理的必然要求。世間萬物都是在不斷發展變化，醫保檔案管理工作也不例外。傳統紙質化管理模式受管理理念、管理技術等多種因素的影響，具有一定的局限性。為此，必須要進一步將數字信息技術融入到醫保檔案管理領域，并利用數字技術實現對醫保檔案信息的有效管理。一方面，加快醫保檔案數字化建設進程，可以更高效地對線上終端產生的醫保數據信息進行系統整合、分析、利用，減少管理過程中存在的漏洞，實現科學化管理的目標。另一方面，加快醫保檔案數字化建設進程，可以解決傳統紙質化管理模式安全性低的問題，有效避免醫保檔案資源發生物理變化、化學變化，進而保障檔案的完整性。

2）減少醫保檔案管理成本的內在要求。新時期，事業單位在管理好醫保檔案的同時，也需要思考檔案成本問題，實現成本最少與效益最大的有機結合。一方面，加快醫保檔案數字化建設進程，直接應用檔案管理系統等現代信息工具對醫保檔案進行科學管理，能夠減少醫保檔案所占用的物理空間，緩解紙質檔案存儲壓力。同時，數字類的醫保檔案無需存儲于相應的檔案架等硬件設施中，能夠進一步幫助事業單位節約成本。另一方面，加快醫保檔案數字化建設進程，培育檔案管理人員的數字化思維，可以降低檔案管理難度，縮減不必要的檔案管理流程，減少醫保檔案所占用的人力資源成本。

2 數字辦公環境下事業單位醫保檔案數字化建設中常見的問題

1）醫保檔案數據庫建設滯后。醫保檔案數據庫是存儲醫保檔案資料的核心。事業單位只有建立完善的數據庫，才能減少后期的檢索查詢成本，便于檔案管理人員管理好檔案。然而，部分事業單位數據庫建設滯后，表現在以下幾個方面：一是質量控制不達標。部分事業單位沒有就醫保檔案的格式和標準進行明確，導致檔案管理人員在立卷歸檔過程中存在不規范的問題，仍然停留在低層次的檔案數字化建設階段。二是醫保檔案數據庫建設缺乏規劃[1]。部分事業單位沒有進一步對醫保檔案進行系統分類，檔案管理模式沒有朝著智能化、精細化、網絡化的方向轉型。

2）醫保檔案開發利用程度較低。一是沒有處理好醫保檔案公開與保密之間的關系。醫保檔案較為特殊，其與單位秘密、個人隱私息息相關。與此同時，醫保檔案也具有較大的社會價值、經濟價值，是許多業務工作中不可缺少的憑證。上述特性使得部分事業單位在開發利用醫保檔案的過程中存在較為保守的態度，影響了醫保檔案價值的發揮。二是醫保檔案開發利用過程中沒有體現用戶需求，難以為用戶檢索、查詢提供便利。三是醫保檔案信息資源共享滯后[2]。典型表現在事業單位與其它業務關聯單位之間的數據共享渠道不暢，導致數據收集、更新成本較高。

3）醫保檔案安全管理問題突出。一方面，部分事業單位沒有充分將現代的數字安全技術應用到醫保檔案管理的各個環節，存在黑客入侵、病毒入侵、程序加密的風險，容易出現檔案失真、損毀、滅失的問題。另一方面，部分事業單位沒有從事后防控的角度做好安全管理工作。例如，對醫保檔案沒有及時予以備份，一旦計算機以及儲存設施出現損毀，檔案資源也會隨之滅失，難以提升單位整體抗風險的能力[3]。

3 數字辦公環境下事業單位醫保檔案數字化建設的有效對策

1）加快醫保檔案數據庫建設，夯實數字化建設的基礎。對醫保檔案進行數字化加工是互聯網環境下檔案管理的基礎。為此，事業單位要著眼于單位本身的管理現狀、利用需求，對醫保檔案進行數字化轉化，并將其錄入到醫保檔案數據當中。一是要嚴格質量控制，從制度層面明確醫保檔案數字化轉化的格式及其標準。例如，對于電子文件類，可以統一為word或者pdf格式的文件；對于聲像類和影像類，可以統一為avi格式。二是要有計劃、有步驟地建設醫保檔案數據庫，激活醫保檔案潛在的價值，不斷充實事業單位的數字信息資源。為此，事業單位可以按照形成部門、業務類型為分類依據，在數據庫下端設立子數據庫，為后期的查詢、檢索創造有利條件。

2）探索建立移動檔案庫，發揮醫保檔案的價值。隨著多媒體技術、信息技術的進一步發展，檔案用戶對醫保信息的需求趨向于個性化、便捷化、智能化、泛在化。為此，事業單位要進一步利用好微信公眾號、單位網站等平臺，建立移動檔案庫。一是要處理好醫保檔案公開與保密之間的關系。要嚴格按照法律法規、政策文件、規章制度，在網絡終端開設檔案查詢窗口，滿足相關主體查詢醫保檔案的需求[4]。二是要探索應用新型的信息技術，為檔案用戶提供全面的移動閱覽服務，滿足檔案用戶在智能手機等智能電子設備上的查檔、用檔需求。三是要加快信息資源共享。事業單位要進一步與醫療衛生行政部門、醫院等業務相關單位的聯系，打造數據共享模型，實現醫保信息資源一站式更新、調取、查閱的目標。

3）重視醫保檔案安全管理，解決檔案數字化建設的安全問題。作為雙刃劍，信息技術雖然為事業單位提供了科學的管理工具，但也使得事業單位面臨安全管理的問題。為此，醫院必須要充分重視安全建設，保障醫保檔案的完整性、真實性以及準確性。一是要做好事前防控工作。一方面，事業單位要充分利用殺毒軟件、防火墻等工具對檔案管理系統、計算機、檔案存儲介質進行安全管理。有條件的事業單位還可以通過內外網隔離的方式對醫保檔案資源進行管理，進一步減少安全風險。另一方面，事業單位要明確醫保檔案數據庫、檔案管理系統的訪問權限，留存相關的訪問記錄，便于后期查詢。二是要做好事后防控工作。事業單位要進一步應用云儲存工具對醫保檔案進行備份，提升單位整體的抗風險能力和災后數據恢復能力，打造全方位的安全管理體系。

4 結束語

總而言之，實現醫保檔案數字化管理與數字化服務是新時代事業單位檔案管理工作的重要方向。只有真正將信息技術融入其中，建立多途徑、多樣化、廣覆蓋的醫保檔案管理體系，構建智慧檔案服務模式，才能最大限度地滿足檔案管理人員的現實需求。具體而言，一是要加快醫保檔案數據庫建設，夯實數字化建設的基礎；二是要探索建立移動檔案庫，發揮醫保檔案的價值；三是要重視醫保檔案安全管理，解決檔案數字化建設的安全問題。相信在事業單位檔案管理人員的切實努力下，事業單位能夠更好地適應新模式、新業態、新技術對醫保檔案管理工作的影響和要求，不斷創新出適合單位本身的檔案管理模式。