關于信息化背景下檔案管理技術創新問題的探討

郭海濤 張曉東

（承德市社會保險事業管理局，河北 承德 067000）

本文主要分析信息化背景下的檔案管理技術改革的方向，以及將先進信息技術引入檔案管理工作可行性，針對檔案管理技術的發展趨勢，提高檔案信息技術的應用效率，提高檔案運轉的效率，消除傳統檔案管理模式的弊端，更好地發揮檔案信息服務價值，滿足服務對象檔案使用需求。

1 檔案管理技術創新的重要意義

1）云計算技術。云計算技術可以提高檔案信息共享的有效性，有助于充分發揮分布式存儲方式的檔案管理價值，建立起相互聯系的檔案管理系統，達到對檔案高效控制目標。云計算保證了檔案信息處置安全，提高了檔案使用的效率，促進檔案信息管理的深化開展。云計算依托大型服務器構建了集成型的檔案管理環境，可以更好地發揮數據處理中心、檔案交互中心的作用。云計算是虛擬化的檔案管理技術，作為分散式的數據存儲方式，可以同時為多個服務對象提供檔案資料。而且，它不受硬件容量的限制，進一步擴展了檔案存儲的容量，可以支持多種操作系統的訪問。

2）物聯網技術。檔案管理信息系統需要不斷提高檔案服務效率，創新檔案資源的應用方式，滿足不同情況下的檔案使用需要。傳統的檔案管理方式僅能通過人工查找方式進行檔案服務，檔案的安全性得不到充分的保障，查找檔案浪費了大量的時間。物聯網技術融入到檔案管理體系工作當中可以提高檔案信息查找的效率，借助網絡平臺實現檔案的實時傳遞。物聯網技術具有射頻識別功能，應用了全球定位系統，可以按照約定的協議把任何檔案與互聯網進行緊密聯系，實現了檔案的智能化識別、跟蹤、監控。一方面，依托物聯網建立了檔案管理部門與檔案服務對象的廣泛聯系，可以提高檔案服務穩定性，滿足用戶日益多元化的檔案資料使用需要。另一方面，基于物聯網技術可以給每份檔案安裝電子標簽，所有相關管理人員都可以看到該檔案的流轉狀況，知道檔案的具體不放位置，提高了檔案流通管理水平，達到實時管理的效果。

3）移動互聯網技術。隨著互聯網的快速普及，移動互聯網技術得到了快速發展，檔案信息的使用不再受到時空的限制，人們可以根據需要隨時向檔案管理系統發出請求。通過移動互聯網還可以建立各個檔案數據庫之間的聯系，實現了檔案信息在多平臺的實時傳遞，這樣有助于達到快速調取檔案的目標。移動互聯網平臺避免了檔案丟失的問題，檔案管理人員可以隨時在移動設備上了解檔案使用的情況，避免了檔案資料丟失的現象。隨著移動互聯網普及率的提高，各種檔案管理APP的快速發展，還要研究移動互聯網環境下應對網絡攻擊的技術，進一步加強檔案數據庫信息的備份工作，避免數據庫使用異常的情況出發，防止因為多元化訪問造成的數據丟失等問題。

2 檔案管理技術創新的應用選擇

1）檔案管理工作客觀需要。檔案管理工作已經發生了根本的面化。傳統的檔案管理方式僅適合信息量有限，檔案數據數量不多的時代。隨著檔案文件范圍的擴大，檔案資料形式的日漸多樣，檔案數據信息使用需求的不斷增加，傳統的紙質檔案管理方式已經不符合時代的發展需要。為了有效應對檔案呈現指數增長的趨勢，檔案管理的模式必須深化變革。目前，有限的檔案存儲空間已經不滿足紙質檔案的存儲需要，為了突破檔案服務的瓶頸，必須依托現代信息技術提高檔案管理的效率，提升檔案數據信息處理的能力，基于大容量的存儲設備，科學的數據分析技術提高檔案管理的科學性，解決檔案管理工作的現實問題，推動檔案管理向著高效、快速、全面的方向發展。

2）數字檔案建設的需要。隨著移動互聯網的快速普及發展，多元化信息獲取模式的出現，越來越多的用戶習慣使用電子信息檔案。國家高度重視興建數字檔案館，持續更新數字檔案的管理標準與建設發展規劃。加上云技術有力地提高了檔案數據共享功能，需要將全國各地的檔案館聯接成更完善的體系。檔案信息檢索利用是檔案館的主要功能，應當在引入云計算的基礎上開辟檔案管理工作的新途徑，從而提高檔案管理工作的質量與效率，有效應對檔案管理與服務工作存在的各種風險因素。

3）提升服務質量需要。檔案服務對象對檔案資源的個性化使用需要不斷提高，傳統的檔案管理與服務方式已經不滿足用戶的個性化檔案使用需要。檔案服務應當由以往的單一查詢服務向著智能化、個性化、專門化供給的方向轉型。在大數據分析的背景下滿足用戶的信息挖掘需要，充分的提高檔案服務的質量。只有不斷進行檔案管理技術更新，提高檔案挖掘質量，才能滿足新時代的檔案使用需求。

3 檔案管理技術創新的優化措施

1）創新電子文檔歸檔方式。新時代還要創新電子文檔的歸檔方式，注重節省檔案存儲的空間，進一步明確檔案管理工作的目標，在采用統一檔案管理方法的基礎上，重點提高檔案管理的效率，強調依托智能化的設備實現檔案的自動化存儲，有效防止檔案數據信息丟失和被篡改的現象。檔案存儲管理需要大云計算與移動互聯網技術的支持下進行，構建一個穩定的檔案存取平臺，這樣不僅有助于快速訪問檔案，而且提高檔案管理的效率，解決檔案運轉中的風險，滿足用戶的個性化使用需要。

2）完善電子檔案共享方式。檔案資源共享是檔案服務的重要任務，檔案管理技術創新的關鍵在于提高檔案共享的水平，提高檔案資源的利用率。首先，應當加強檔案管理的宣傳力度，檔案管理人員著力做好基礎工作，加強檔案數據信息的校對，為檔案共享奠定基礎。其次，提高數據信息來源的監控能力，保證電子檔案按照規范要求上傳。第三，主動實現檔案管理技術創新，創新檔案信息共享的服務模式，保證信息共享中的安全性，達到全面提高檔案利用效率，滿足用戶個性化需要目標。

3）創新實物檔案管理方式。信息化時代還要創新實物檔案管理方式，進一步高度重視保證紙檔案安全性，同時避免紙檔案擠占更多物理空間。首先，提高實物檔案管理的規范化水平，對實物檔案資源進行科學的編號，基于信息化的手段對實物檔案的編號進行檢索，從而達到準確、高效、全面進行實物檔案目標。其次，發揮物聯網技術的重要作用，基于傳感器設備對實物檔案室環境進行全面監控，及時把握實物檔案室的溫濕度情況，同時避免實物檔案遭受陽光直射，以免出現檔案褪色的情況。第三，還要采用條形碼或二維碼對實物檔案進行管理，對每次實物檔案的使用做好詳細記錄，以免實物檔案在使用過程中出現風險，進一步減少實物檔案使用過程中的各種問題。

4 結論

新興電子信息技術有助于推動檔案管理方式的創新，將現代信息技術引入檔案管理系統有助于提高檔案的科學性，降低檔案運轉中的風險。新時代還要在云計算、物聯網與移動互聯網技術的支持下提高檔案管理的效率，促進檔案管理模式的改革，為檔案管理信息化提供發展動力。