大數據背景下電子信息檔案管理創新研究

孟曉鵬

（文水縣委政法委矛盾糾紛排查調處中心，山西 呂梁 032100）

隨著計算機技術、互聯網＋以及云計算技術的迅猛發展，推動大數據走向一個新的紀元。而大數據也以迅雷不及掩耳之勢為各行各業所利用。大數據可以快速高效地對多種數據模型進行分析。如果將大數據引用到人事檔案管理中，將會大大提高人事檔案管理的效率和速度，為廣大民眾帶來更為便利的服務。

1 大數據背景下電子信息檔案管理的必要性

1）有助于對存檔信息進行保密。以電子信息形式存儲的檔案有助于對存檔資料進行保密。傳統的存儲方式，每當需要調用檔案時，需要挨個翻閱，在這翻閱的過程中可能會導致泄密。同時在檔案進行信息化和網絡化處理過程中，必須確保采取先進的信息安全防護技術保護檔案，以免遭泄密（石冬梅，2014）。而以電子信息的方式存儲檔案，當需要查找時，只需在搜索引擎輸入關鍵字，就可以調出想要的檔案，減少中間人員與檔案的接觸，提升檔案的保密性[1]。

2）有助于提升檔案管理工作人員的工作效率。李明華（2016）提出信息化背景下，檔案管理的理念和方法產生了變化，出現了數字化的檔案資源，不僅使以前的歸檔和保存方法發生了改變，作為憑證，也使人們對社會活動的記錄和讀取方式發生了變化[2]。大數據時代，利用電子信息存檔的方式，工作人員只需在搜索引擎中輸入關鍵字，就能瞬時調出想要的檔案信息，從而提升工作效率，省時省力。而傳統的存儲方式，需要先找目錄，然后找索引，一項一項的找，費時費力。

3）有助于對存檔信息及時補充。在大數據、云共享以及互聯網+等信息技術爆炸的背景下，應當注意檔案原件保存，構建全文數據庫，在保證信息安全的前提下實現在全國范圍內共享[3]。電子信息檔案在全國范圍內共享后，便于及時對檔案查漏補缺，完善檔案信息，及時對公民檔案盒里添加文件。而傳統的檔案管理需要手工先將原來的檔案拆開，再將新補充的文件放入。費時不方便，工作效率低。而電子信息檔案，直接將有關的系統稍作修改即可，大大提高了工作效率，減少工作人員的工作量。

2 大數據背景下電子信息檔案管理的現狀

1）電子信息檔案管理工作人員素質參差不齊。雖然我們已經進入數據大時代，在某些方面享受到大數據帶給我們的福利。但是，在電子信息檔案管理工作中，一些工作人員的電子信息管理的業務水平尚未達到要求，缺少從事此項工作擁有專業技能的專職人員。這就導致一些理論知識落后、技術不過關的工作人員無法勝任電子信息管理的工作。而這些工作人員年齡普遍偏大，即使從現在開始學習，也會因為年紀、學歷、精力等原因學習效率低，學習效果差。這很難適應電子信息檔案管理工作升級與創新的要求。這些管理人員無法利用信息化手段對大數據進行處理，也無法做好電子信息檔案管理工作，不符合時代的要求[4]。

2）電子信息檔案管理技術以及設施比較落后。大數據是科學技術迅猛發展的產物，是近幾年剛剛興起的。但是，我國企事業單位的檔案管理已經用傳統的方法發展了幾十年，所以傳統的檔案管理技術基礎和配套設施都比較落后，無法適應電子信息檔案管理的發展。檔案雖然很重要，但是我國的一些企事業單位在這方面并沒有足夠的認識。有些企事業單位雖然有專門的電子信息檔案管理的部門和工作人員，但形同虛設，并沒有發揮真正的價值。因為不夠重視，所以對電子信息檔案管理資金和技術的投入非常有限。有的企事業單位壓根就沒有電子信息檔案管理的部門。由此可見，電子信息檔案管理的設備和技術沒有與大數據協同發展。若要從根本上改變此問題，首先，需要培養電子信息檔案管理專門技術人員，實現專人專職的目標。其次，企事業單位需加大資金和技術投入，購買先進的設備，并聘請相關的專家教授本單位專職人員相關理論和實踐技術知識。最后，保障好這些工作人員的工資收入，以免出現人才流失的情況。

3）缺少健全的人事檔案管理制度。人管人或人管事，并不能長久，還會引起諸多禍端。所以，若想促進大數據時代下，電子信息檔案管理工作的開展，必須給其以制度方面的保障。規范和完善檔案收集、檔案整理、檔案存儲程序，使工作人員在工作時明確下一步具體該做什么怎么做，增強工作人員工作的目標感、方向感。避免因為程序不清造成的檔案丟失、檔案分類不清、存儲不全等問題。任何制度，缺少評估，都不利于該事項向好發展。電子信息檔案管理工作就缺少評估，導致工作混亂。工作人員只知道按照要求做了工作，但是做得怎么樣，好不好，有沒有需要補充的，補充哪些內容……這就容易導致工作混亂，檔案的真正效能也無法合理有效地發揮。

3 促進大數據背景下電子信息檔案管理創新的建議

1）培訓電子信息檔案管理工作人員，提升工作人員綜合素質。電子信息檔案管理工作人員是整個行業進步和發展的基石。所以應把培訓電子信息檔案管理工作人員的工作，放在首要位置。提高電子信息檔案工作人員綜合素質可以從以下幾個方面入手：第一，首先要幫助工作人員樹立時代意識，認識到電子信息檔案管理工作的重要性，明確時代發展對電子信息檔案管理的要求，進而不斷提升工作人員自身的業務水平。第二，傳授電子信息檔案管理的理論知識，用理論知識指導實踐。第三，提供大量的實際操作機會，使工作人員掌握技術，提升能力，為更好地做好電子信息檔案管理工作打下堅實基礎。

2）為電子信息檔案管理工作提供技術支持和資金投入。大數據時代下，企事業單位要想解決好電子信息檔案管理工作中出現的問題，既要加大電子信息檔案管理的基礎設施方面的投資力度，又要增加軟件建設方面的資金投入。提升電子信息檔案管理工作的效率，既需要高素質的人才的軟實力，也需要電子設備方面的硬實力，左膀右臂共同發力。資金投入到位，技術有了良好的物質保障才會發展得更好，技術發展的好，才會創造源源不斷的資金流入。

3）完善電子信息檔案管理制度。電子信息檔案的收集、整理、存儲需要有一套完整、流暢的程序來保障。程序不清，工作人員在工作中處于模糊的狀態，會導致電子信息檔案文件的缺失或遺漏。所以，有必要有一套完整的規章制度來規范每一個步驟，并且在每一個步驟都需要進行考核。這個考核，能夠督促電子信息檔案管理的工作人員不斷更新自己的時代視野，豐富自己的理論知識，提升自己專業技能，以達到與時俱進的目的。考核結果還能督促電子信息檔案管理工作人員認真工作，刺激工作人員的勞動積極性。

4 結語

大數據時代，計算機技術、互聯網＋逐漸滲透到各行各業，既是對傳統工作方法的顛覆，又是一場提升效率的革命。在此背景下，電子信息檔案管理工作人員應當不斷更新自己的時代意識，明確如何用時代意識指導自己學習哪些理論知識，獲得哪些實踐 技能，不斷提高自身的工作效率，由此帶動整個行業的發展。