檔案數字化服務外包的實踐與思考

曹瑞佳

（中國公路工程咨詢集團有限公司，北京 100089）

為推動檔案工作轉型升級，加快與信息社會融合發展，近年來，國家和各企事業單位都在加速檔案信息化建設，而檔案部門普遍存在人員不足、技術力量薄弱等問題，檔案數字化服務外包成為目前解決存量檔案數字化的重要途徑，隨之而來的是一系列風險挑戰，需要采取有效措施，確保檔案數字化質量。

1 檔案數字化外包現狀

檔案數字化工作是一項較簡單的勞動密集型工作，采用服務外包形式既可以節省人員成本，也可以充分利用第三方技術設備優勢，保證圖像數據處理質量和效率。檔案信息化建設以來，大部分單位都將檔案數字化處理工作委托給外包公司，一時間，市場上涌現出大量承接檔案數字化服務的外包公司，為規范檔案服務外包工作，國家檔案局于2017年發布檔案行業標準《檔案服務外包工作規范》（DA/T68-2017），明確檔案服務外包工作原則、過程和要求，對承包單位的檔案服務管理體系建設提出要求，一定程度上規避了許多外包風險，檔案外包服務走向良性發展。

2 檔案數字化外包存在風險

檔案數字化外包存在的潛在風險主要是加工質量風險和信息安全風險。由于很多外包公司在人員配備上多為臨時或兼職人員，只要求打字速度，對專業學歷限制較少，個人素質和專業能力達不到要求，導致檔案加工質量不達標，不當的操作也容易給檔案實體安全帶來風險。檔案數字化外包工作是一個周期比較長的工作，涉及的環節、人員、軟硬件設備較多，檔案部門很難準確把握信息的敏感程度，在加工過程中容易造成重要信息泄露，而數字化后的電子檔案加劇了信息泄漏的風險。

3 檔案數字化風險防范措施

3.1 加強檔案數字化前期規劃

企業在決定開展檔案數字化工作時，需要綜合考慮檔案情況和外包公司的服務能力，制定合理的工作計劃，以期能夠按時、高質量地完成任務。一是要查看館藏檔案的保管情況和年代，早期檔案紙張未統一規定，存在大小不一、薄厚不同的情況，需要人工手動翻頁掃描，進度較慢，且檔案多為手工書寫，字體、字跡、潦草程度不同，還存在繁簡混用情況，以七十年代的檔案為例，這一時期使用了一批現在已廢止的簡化字，很少有人認識，給檔案著錄增加了難度。二是要綜合考慮外包公司的服務能力，目前，很多從事檔案數字化的外包公司都是科技公司，他們將軟件業務擴展到檔案外包服務整體解決方案，包括檔案數字化掃描服務、檔案整理服務、數據處理服務、檔案寄存服務等，需要考慮數字化人員的工作效率和質量。

3.2 綜合選擇服務外包公司

在檔案數字化外包公司選擇時可綜合考慮公司規模、業務能力、技術力量、管理水平。一是考察公司規模，即考察公司的注冊資金、員工規模、經營范圍等情況。一般情況下，要選擇注冊資金100萬元以上、員工人數50人以上、業務范圍里有數字加工服務項目的科技公司進行外包[1]，這類公司有一定基礎和規模，公司從長遠利益和可持續發展角度考慮，加工時不會粗制濫造，質量和售后服務相對有保障。二是考察業務能力。特殊的加工對象決定了檔案數字化有自己獨特的工作紀律與要求，要從檔案保護、信息保密、加工質量等方面考慮，最好選擇一家有檔案意識、懂檔案業務的公司來外包。可通過交流、溝通，考察公司是否具備開展數字化加工相關資質，營業范圍是夠包含檔案整理、數字化服務等內容，對檔案數字化工作的熟悉程度[2]。三是考察技術力量。檔案數字化有一套工作流程、多個加工環節，外包公司如果不懂數字化工作流程，或不知流程中各環節技術要求，數字化產品很難保證，在選擇外包公司時，檔案部門可要求外包公司提供相應的技術文件，重點考察公司對數字化各加工環節的理解及具體實施方法。四是考察管理水平。在了解公司管理水平時，除了看公司是否有完善的管理制度和有無對管理人員進行規范培訓外，還要看項目經理的實際管理能力，檔案部門可從現場員工紀律是否嚴肅、操作是否規范、安全是否有保障等多方面來判斷項目經理的管理能力，現場管理狀況良好、管理制度得到了有效落實的外包公司相對更會讓人放心。

3.3 規范數字化過程管控

1）規范檔案著錄。一是編制檔案著錄規則，在數字化工作開始前，檔案部門要根據相關制度規范和單位要求，編制檔案著錄規則，并根據實際工作中出現的新問題不斷調整，以保證檔案著錄的格式前后保持一致。二是準確著錄檔案題名，檔案題名的著錄需要按照一定的格式，對于有標題的文件可以直接按照文件標題著錄，對于沒有文件題名的檔案，需要著錄者作出判斷。特別需要關注文種，由于各個時期文種是不斷變化的，需要將過去的文種和現在的文種區別開來，例如在20世紀70年代，請示和報告是一個文種，為“請示報告”，而現在“請示”和“報告”是兩個文種，在著錄時需要注意維護歷史原貌，不能只錄一個，也不能將一種文種錄成其他文種或者不錄。三是靈活處理著錄問題，在檔案數字化過程中可能出現各式各樣的問題，需要靈活應對，如年代較早的檔案大都為手寫，用筆也多種多樣，有的用細毛筆書寫，有的用油筆書寫，有的用繁體，有的用簡體，有的書寫整齊，有的潦草難認，給著錄人員帶來一定困難，在處理關鍵字詞識別不清的問題時，可以用特殊符號代替，使之在檢索時不被遺漏；再如，手寫的檔案為了提高效率，多會用簡稱，以公司簡稱為例，由于公司幾經變革，簡稱各不相同，同一時期的各份檔案的簡稱也不相同，使得著錄后詞條層次不齊，在著錄時應注意統一名稱，以提高檢全率。四是定期開展著錄質檢，在檔案信息著錄完成后，需對著錄內容進行校對，查看是否有誤，除錯字別字外，還需要重點關注著錄內容是否正確、文件題名是否準確等，確保信息的有效性。

2）加強外包人員培訓。在數字化之前，需要對外包人員進行專業培訓，介紹檔案的分類、裝訂方式、排架規則、著錄內容以及保密要求等。最重要的是要告知外包人員檔案著錄要求，如何識別檔案內容以及需要著錄哪些內容等，需要注意的是，由于外包人員非常不穩定，檔案也被分給多人共同錄入，因此，統一的檔案著錄規則至關重要。在檔案數字化時，有時需要對案卷進行拆分，有些年代較久的檔案也可能會出現掉頁，需要在信息著錄后重新裝訂，這時就需要按照檔案保管要求統一裝訂樣式。

3）加強檔案安全監管。檔案數字化業務外包時需十分注意檔案安全，不僅是檔案實體的安全，還有檔案信息的安全。由于每份檔案都是唯一的，破壞了就無法補救，為避免檔案破損、遺失，檔案數字化應在檔案館內完成，嚴禁將檔案帶出檔案館，并由檔案人員不定時查看，檢查是否存在破壞檔案行為，如存在不當行為，應立即制止，對于載體脆弱的檔案，要求數字化人員輕拿輕放，保護檔案安全。在檔案信息安全方面，檔案部門應與外包公司簽訂保密協議，要求數字化人員嚴守秘密，在數字化檔案類型的選擇時，保密檔案不應列在數字化外包內，如果要對涉密檔案進行數字化，可由檔案部門單獨完成，以防公司核心信息泄露，造成不可挽救的損失。