有關干部人事檔案數字化前期準備流程的探究

楊雁容

（開平市土地儲備中心，廣東 開平 529300）

互聯網技術的發展為檔案管理工作提供了新的思路，數字化的管理模式能夠將干部人事檔案管理工作變得更加高效和科學。在進入正式的數字化管理之前，還需要在硬件設備引入和制度建設等多方面建立適配的流程模式。前期準備工作的妥善進行，是將數字化管理模式順利應用到檔案管理工作之中的重要前提。為了保證干部人事檔案能夠有效數字化，管理工作者需要從多角度加以研究，創新管理思維，引入多維度的管理方式。

1 館藏檔案整理

1.1 檔案統計與校對

干部檔案管理的數字化是建立在對紙質檔案的有效整合的基礎之上的，在進行數字化管理之前，必須對現有的干部檔案數量進行有效統計，以清晰具體的統計信息明確現有的檔案總卷數，對實際的整理工作量進行預估，以方便安排之后的具體整合工作。統計現有檔案的期間內，可能會出現干部人事檔案的變動，針對這一部分變量，在統計時還需要依據檔案的預期增長情況以及季度變化趨勢進行推演，在精確化統計的基礎上增加對檔案實時變動情況的預估。

除了對現有館藏檔案的數目進行有效統計之外，在整理的過程中，檔案工作者還需要對部分模糊、缺頁、破損的人事檔案進行內容核對，聯系干部進行信息的補充說明，保證檔案的完整度。

1.2 統一保存標準

從檔案內容的角度來看，由于人事檔案記載的是干部整個生平的經歷和基本情況，其檔案內部的材料時間跨度會比較長。紙質檔案材料在表現形式上還會出現紙張大小不同、材質不一的情況。為了保證檔案數字化工作的有效開展，對這部分材質不一、大小不同的干部檔案材料，在前期整理時可以統一規格，方便后續工作的開展以及原始材料歸檔工作的進行。此外，針對一些已逝世或已退休的干部檔案來看，在材料儲存時間久遠的情況下，部分紙質檔案材料還會出現字跡褪色、紙張泛黃模糊等情況。現下的紙質檔案管理數字化工作通常依托文件掃描來進行，不完整的老舊紙質檔案給之后的數字化掃描工作造成了一定困難。所以在數字化管理的前期準備工作中，還必須加入老舊檔案的整理復原環節，確保現存檔案可以直接進行數字化掃描，提高掃描環節的工作效率。

1.3 利用條形碼進行管理

為了方便數字化檔案管理的溯源工作能夠有效開展，在前期檔案整理過程中可以引入“條形碼”工具進行檔案標注。具體來講，每一個條形碼都涵蓋獨立的檔案信息，在整理時，對已整理的干部人事檔案粘貼條形碼可以避免二次后期二次拆封檔案的麻煩。在需要對干部檔案進行調取時，可以依據條形碼信息對干部人事檔案進行高效溯源，迅速定位檔案位置。

從檔案流動管理的角度來看，條形碼制度的引入亦可以為數字化管理提供助力。在干部對人事檔案進行調動時，管理人員僅需要掃描檔案材料封面的條形碼就可以對檔案流轉信息進行精確記錄，減少了人工記錄與查詢工作的負擔。所以在推進數字化管理之前，可以為每一個干部檔案都粘貼相應的條形碼進行歸檔，在完善檔案基礎性數字化封存信息的同時，為之后的管理工作做好準備。

2 管理流程設計

2.1 管理制度建設

干部人事檔案管理工作應該主動適應時代發展趨勢，轉變干部人事檔案管理方向，提升干部人事檔案信息資源的開發和利用價值[1]。在轉變管理方向時，首先要做的就是對管理制度進行革新，使之適應新時代的管理工作需要。

好的制度是高效開展干部人事檔案數字化管理工作的前提，由于數字化干部檔案的工作并非朝夕之事，因此需要完善的制度來對后續數字化工作加以引導。科學的制度將會是后續職責劃分、明確分工、檔案安全管理以及規范管理流程的有效依據。為了建設科學的管理制度，可以從多個角度進行考慮。以職能角度為例，在設計管理制度前，可以設立專門的“檔案數字化工作小組”，由專業的檔案管理人員設定管理策略和數字化管理方案，在結合檔案館藏實際情況的基礎上，利用專業知識實時地有效調整管理方案，動態化地調整管理政策。

2.2 管理人才貯備

就人員貯備的角度來看，推進人事檔案的數字化管理工作還需要引進專門的管理型人才。具體來講，在數字化檔案管理的過程中，會有許多專業性的環節，比如數據庫建立、管理網頁設計、掃描圖像處理、數據交換、數據儲存、數據驗收與備份等等。在這些需要信息化技能的管理環節中，缺乏相應技能知識的管理人員可能會覺得管理會比較吃力。

為了提升檔案數字化進程的效率，除了引進技術型管理人才外，還需要對現有的管理人員進行信息化技能培訓，幫助現有的員工熟悉數字化管理的流程和操作方法。從引進和培訓兩個角度一起推動建設專業化、專門化的技能型管理人才團隊。

2.3 學習交流管理經驗

管理經驗的有效整合是推動檔案管理工作順利進行的重要助推力，為了避免數字化的過程中出現失誤，避免管理工作中可能會存在的問題，管理者可以從經驗交流的角度出發，為數字化進程做好準備。除了檔案部門外，還有許多部門已經在數字化管理方面有了顯著的工作成果。在推進數字化檔案管理之前，主管人員可以舉辦一些經驗交流會，吸取其他職能部門在數字化進程中的有效經驗，更加科學地推進檔案管理數字化的進程。除了本地的職能部門，檔案管理人員還可以借鑒其他省市的檔案部門管理經驗，在溝通和交流中實現檔案管理制度和技術的進步。

3 設置檔案數據庫

3.1 分板塊建立數據庫

就數據庫的類型角度來講，可以建立“個人數據庫”和“整體數據庫”兩個部分來實現數字化檔案管理工作。之所以將檔案數據按照個人和整體進行區別，是為了方便在數字化管理時能夠有效對干部個人資料進行調取。通過觀察“整體數據庫”，檔案工作者可以對館藏檔案的數量、流動情況、管理情況進行有效掌握，從大范圍上助力數字化管理的進程。而“個人數據庫”的建立則可以為后期的數字化管理提供更多的詳細信息，當需要對干部經歷、獎懲情況等信息進行核查時，通過查詢檔案“個人數據庫”信息就可以快速進行核對。在具體的操作層面，檔案工作者實行數字化管理之前，需要按照干部人事檔案的具體內容來進行分類，分門別類地對干部信息進行歸檔整合，將干部人事檔案內容參照數據庫建設的需要進行整合完善。

3.2 數據庫安全維護

數據的安全準確、及時有效是保證教育培養、選拔任用、管理監督干部，和評鑒人才等各項工作有機銜接、步調一致的重要基礎[2]。在建立數據庫之前，首先要保障數據庫來源的可靠性和真實性。在現有的干部人事檔案中，可能會摻雜一些不合規或證明材料不足的干部經歷文件，針對這部分真實性存疑的干部材料，在整理歸檔時管理者需要特別注意，防止虛假材料摻雜進干部檔案的數字化系統，保證數據庫內容的可靠。

除了保證干部檔案數據的真實性之外，在轉變數字化管理模式時，還要保障干部人事檔案的信息安全。在為建立數據庫而整理干部檔案時，需要對管理人員進行保密性培訓，提高管理人員對檔案整理工作的重視度，確保干部人事檔案在數字化過程中的信息不被泄露，維護檔案安全。

3.3 數字檔案狀態實時更新

干部人事檔案的內容并不是一成不變的，在管理的過程中，干部人事檔案的內容可能會依據干部的職務流轉或獎懲情況出現實時變動。干部人事檔案管理工作在發展的過程中，需要實時追蹤干部發展成長的過程，了解每一位干部的黨性修養、工作履歷、管理能力、知識水平、業務發展、效能考核等各方面的情況[3]。因此，為了保證數字化檔案管理工作的有序進行，在前期準備工作時還需要考量檔案的實時變動情況，為數據庫的實時更新做好預案。為了保證干部的數字化檔案內容能夠實時更新，可以建立信息報備系統，為干部提供線上報備檔案信息的途徑。通過報備系統，檔案管理人員可以通過干部端上傳的證明材料對檔案的更新內容進行審查，及時地處理檔案變動信息。

3.4 加強部門間溝通互聯

從數字化管理效果的角度來看，干部檔案管理工作的價值在于真實而完整的信息記錄和數據收集[4]。在數字化檔案管理的過程中，為了保障檔案信息的真實性，需要各部門之間相互配合來完善干部的檔案信息資料。由于檔案的數字化不能僅依賴于管理部門的單方面努力，在管理過程中，檔案工作者還需要協調各部門來共同推進檔案管理的數字化進程。以技術部門為例，在進行數字化管理之前，檔案部門還需要與技術部門做好溝通工作，協調技術部門為檔案的數字化管理提供有效支持。除了技術支撐，推動檔案管理數字化還需要一定的財政支持。因此，檔案管理部門還需要協調財務部門，做好報備和審批工作，保障數字化管理擁有充足的資金支持。

總得來說，實現干部人事檔案的數字化需要從多角度出發，做好一系列的前期準備工作。在準備時，可以從現有檔案整理的角度出發，為數字化進程做好基礎材料準備工作。此外，還可以完善數字化流程設計，建立健全管理制度。通過引進高層次技術型人才健全數字化管理隊伍，建立多層次的檔案數據庫為干部檔案的數字化做好準備。