大數據下文書檔案管理及其信息化應用探討

吳 霞

（四川省涼山彝族自治州喜德縣自然資源局，四川 涼山彝族自治州 616750）

基于文書檔案管理工作實際，信息化的應用對推動管理工作高效開展具有積極作用。結合大數據時代特點，將信息化有效落實到文書檔案管理中，檔案管理工作速度得到極大地提升，工作人員的綜合素質也得到了相應的提升。因此，有效應用信息化，是文書檔案管理的重要選擇，更是行政事業單位未來發展的重要方向。基于此，在文書檔案管理中，應該對信息化的應用方式進行有效探討，為檔案管理工作提供支持。

1 大數據下文書檔案信息化管理優勢

隨著當前行政事業單位工作開展需求，對于文書檔案管理工作提出了更高的要求，確保相關業務開展以及相關政策完善都能夠被切實有效地記錄到檔案資料中。但是傳統檔案管理模式的工作效率無法應對當前越來越大的工作量，這對于自然資源局開展相關工作十分不利。由此，大數據時代下，文書檔案管理需要明確自身的發展趨勢，進而做出相應的改變，通過將信息化技術良好落實，促使文書檔案管理工作效率得到極大地提升。

大數據時代下，信息化的功能得到極大地完善和優化，由此，信息化得以良好落實到各行各業當中。而行政事業單位應該充分明確自身所具有的責任，加強信息化的落實，通過優化文書檔案管理工作開展模式，充分引入信息化技術，不僅滿足自身對于檔案管理的質量要求，同時也切實符合時代發展趨勢。

紙質文檔在保存上具有很多弊端，電子文檔具有保存時間長、占據空間小、受外界影響小、可隨時查看等優勢。紙質文檔在保存的過程中，檔案管理人員會顧忌很多外界因素，同時需要一個很大的空間，定期還要做相應的維護，銷毀起來也比較困難。而電子文檔完全沒有這方面的擔憂，大數據下，將信息化技術良好落實到文書檔案管理中，只要在網絡環境下，就能夠實現即時性地傳遞信息、查看信息、處理信息，具有很強的便利性。這給檔案管理人員帶來很大的便利性，無需在保存和維護檔案資料上花費過多的時間，并且在信息技術的保障下，檔案資料的安全性也得到了極大的保障。讓自然資源局在開展其他工作時也體會到了其所具有的優勢，由此可見，不僅提升了檔案管理本部門的工作開展質量，同時也切實滿足了其他部門對于文書檔案的需求，為自然資源局良好運行提供支持。

2 大數據下文書檔案信息化管理應用

2.1 樹立正確的管理理念

時代進步的步伐從未停止，科技的發展日新月異，信息化技術也給社會帶來了極大的便利。而行政事業單位也要認識到這一點，將信息化與文書檔案管理充分地結合在一起，切實符合時代發展的趨勢，推動自然資源局得以良好運行。自然資源局領導層需要及時跳脫出傳統檔案管理工作開展模式，樹立正確的管理理念，在此基礎之上，推動信息化得以良好落實到文書檔案管理中，促使大數據時代的特點得到充分地彰顯。單位領導層應該引導檔案管理人員去了解借鑒其他單位開展信息化檔案管理的情況，從而對自身開展情況做出一個有效的反思。基于正確的、發展的管理理念，著手于調整文書檔案管理工作開展形式，推動檔案管理信息化建設得以良好推進。

2.2 采用先進的管理方式

大數據下，行政事業單位想要開展有效的文書檔案管理工作，應該充分引入信息化技術，而這需要充分的資金作為支持。首先，自然資源局需要著力于更新完善信息化設備。檔案管理人員基于完善的信息化設備，深入挖掘計算機所具有的信息處理、分析、管理和運用等功能，促使文書檔案管理工作能夠得到良好地完成。其次，檔案管理工作人員應該重視優化管理方式，通過改善傳統的管理方式，結合先進的管理方式，促使文書檔案管理工作得以更為高效地推進。例如，一份重要的文檔需要進行封存管理，這時可以采取電子文檔管理形式，并做好相應的備份，同時，再保存一份紙質文檔。最后，在保障文書檔案管理工作良好完成之后，需要對過去檔案管理工作開展情況進行經常性的反思總結，有效運用信息化管理手段，結合自然資源局的實際需求，不斷完善工作開展方式，促使檔案資源的完整性得以切實的保障。

2.3 建立健全信息化平臺

行政事業單位應該加強信息化平臺的建立完善，從而為內部和外部提供充分且有效的信息資源，促使其使用需求得到良好的滿足。因此，單位要優化信息化管理系統中的文書檔案管理這一模塊，促使其資源共享能力得到極大的增強優化，進而滿足眾多工作開展的需求。進一步完善檔案信息化系統中的檢索功能，將檢索關鍵詞進一步細化，并且提升檢索的速度，充分提升檔案管理工作的效率和質量。與此同時，在開展信息化平臺的完善工作時，盡可能采用一些主流產品，避免由于計算機系統出現問題而阻礙信息化平臺建設。

2.4 提升員工的專業素質

文書檔案管理人員自身所具有的專業素質，一定程度上決定了檔案管理工作的有效程度。因此，行政事業單位要加強對文書檔案管理工作開展的重視，進而明確工作人員所具有的重要性，通過積極主動為其安排相應的學習培訓，促使員工能夠加強學習，不斷完善自己，以更為突出的能力參與文書檔案管理工作。大數據下，文書檔案管理人員應該明確檔案管理工作未來的發展趨勢，強化檔案管理人員自身的服務責任，讓其有意識地提升自身的信息化使用水平。然而對于自然資源局來說，完善的信息化檔案管理系統并非一蹴而就的，需要一個探索和調整的過程。同時文書檔案管理工作并不是獨立的，還會涉及其他部門。因此，自然資源局應該充分認識到這一點，進而加強對檔案管理人員的培養和管理。對于新錄入的員工，需要老員工帶領，經過一段時間的熟悉后，確保其能夠獨立處理相關工作，再允許其正式進入崗位。而老員工在長時間的崗位熟悉之后，工作方式會固化，針對這一點，單位要引導其了解一些新鮮事物，加強對信息化技術的學習。

3 結語

通過對大數據時代的了解，在文書檔案管理工作開展過程中，有效運用信息化，對保障管理工作的效率和質量具有重要意義。結合當前文書檔案管理實際，加強信息化技術落實，對行政事業單位的良好運行具有直接影響。因此，應立足于文書檔案管理實際，在大數據時代下，對信息化的應用進行有效分析，從而推動信息化良好落實到文書檔案管理中，為高效的檔案管理工作奠定基礎，滿足時代發展 需求。