檔案信息化建設(shè)視角下文書檔案數(shù)字化管理的必要性及突破

陸婭瓊

（云南華電金沙江中游水電開發(fā)有限公司梨園發(fā)電分公司，云南 麗江 674124）

數(shù)字文書檔案管理系統(tǒng)，主要是融入了數(shù)字化管理的各項(xiàng)新技術(shù)與新功能。諸如：數(shù)據(jù)錄入、檔案類型自定義、檔案共享鏈接、云端存儲等功能，滿足檔案管理人員對檔案的管理及利用的需求。現(xiàn)對文書檔案數(shù)字化管理的必要性及突破，進(jìn)行如下分析。

1 檔案信息化建設(shè)

檔案信息化建設(shè)是指應(yīng)用信息技術(shù)生成、管理、開發(fā)利用檔案的過程。伴隨5G、數(shù)據(jù)庫、云端技術(shù)的升級，檔案信息的數(shù)字化管理?xiàng)l件已經(jīng)逐步完善。而信息化建設(shè)的發(fā)展，也是檔案管理現(xiàn)代化水平的集中體現(xiàn)。若檔案管理達(dá)到較高的信息化水平時(shí)，檔案信息則能夠完全依靠數(shù)字化文本存儲信息，而數(shù)字信息即是檔案源文件，也可被廣泛地共享使用，是真正提高檔案管理效率的高質(zhì)量發(fā)展之路。

2 文書檔案數(shù)字化管理的必要性

2.1 增強(qiáng)靈活性

早期的文書檔案管理，均需要存儲紙質(zhì)辦公材料。但是紙質(zhì)文件最大的弊端就是很難靈活使用。如果僅存儲紙質(zhì)文檔，很多資料又難以保存，諸如視頻資料和音頻資料等。而數(shù)字化文書檔案管理，體現(xiàn)出更強(qiáng)的使用靈活性。數(shù)字化管理將文書檔案進(jìn)行掃描、校對、掛接、數(shù)據(jù)備份等一系列操作，所以數(shù)字化管理對增強(qiáng)文書管理的靈活性具有絕對優(yōu)勢。

2.2 提高便捷性

在紙質(zhì)文書檔案時(shí)代，檢索查閱關(guān)鍵資料所需耗費(fèi)的時(shí)間成本和人力成本非常高。尤其更需憑借檔案管理員的大量精準(zhǔn)記憶去查找文書檔案，很難提高文書檔案的管理效率，使用過程中的便捷性很差。數(shù)字化管理的目標(biāo)最終還是應(yīng)用層面，而文書檔案在調(diào)取、備份、錄制、整理、檢索等一系列操作中，具備更高的便捷性。

2.3 實(shí)現(xiàn)共享性

文書檔案信息被其他部門征調(diào)在所難免，但是在紙質(zhì)辦公時(shí)代只能借調(diào)或是抄錄，文書檔案的傳播性很差，信息孤島問題始終存在。但是在數(shù)據(jù)時(shí)代，文書檔案數(shù)字化管理才真正實(shí)現(xiàn)了共享性。文書檔案的傳輸不再受時(shí)空限制，不同地區(qū)或國家共享同一份文書檔案的條件已經(jīng)具備，所以共享性超越了以往任何時(shí)期。

3 檔案信息化建設(shè)視角下文書檔案數(shù)字化管理的新突破

3.1 數(shù)字化編碼與數(shù)據(jù)查詢

數(shù)字化管理的前提條件是文書檔案具有唯一數(shù)字編碼，這一編碼便是該文書的唯一特性，不與其他文書檔案出現(xiàn)重復(fù)或重疊現(xiàn)象。編碼主要是為了方便日常管理，在文書歸檔前，文書雜亂堆放很難精準(zhǔn)查找。而在數(shù)字化管理系統(tǒng)內(nèi)，檔案管理員僅需對文書檔案進(jìn)行統(tǒng)一編碼，按照會議順序、文檔錄入日期、文書檔案類型、文檔保密級別、文檔歸屬地等重要信息，對文書檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)編碼即可。

編碼后的數(shù)字文書檔案，仍然需要具備更強(qiáng)的數(shù)據(jù)查詢條件。簡而言之，編碼只是數(shù)字記錄特征，并無中文或英文關(guān)鍵詞提示，檢索和查閱也存在很多干擾。為此，就需要開發(fā)模糊查詢、高級查詢、跨庫查詢等功能。首先，模糊查詢是對于文書檔案內(nèi)容的關(guān)鍵詞、近義詞、復(fù)合詞擴(kuò)充，擴(kuò)大搜索條目的容量后，為管理員提供搜索對比，便于快速找出所需文書檔案。其次，高級查詢是在編碼和關(guān)鍵詞之外的其他文檔屬性搜索，諸如：穩(wěn)定存儲內(nèi)容大小、文檔類型、檔案錄入者信息等等。一系列輔助查詢的關(guān)聯(lián)信息，可提高查詢效率，但又很少用到，故而可以作為高級查詢內(nèi)容。除此之外，本地查詢只是對自建數(shù)據(jù)庫的信息檢索，而文書檔案達(dá)到較高的共享性，就需要具備跨庫查詢的輔助功能。檔案管理員，在輸入關(guān)鍵詞后，可在所有檔案類別中查詢，也可以在外網(wǎng)數(shù)據(jù)庫或云端平臺檢索管理信息，從而達(dá)到跨庫查詢檔案信息的優(yōu)勢。

3.2 數(shù)字化模板與數(shù)據(jù)備份

由于文書檔案錄入信息存在很大差別，而且使用者更是千差萬別，所以很容易出現(xiàn)對文書檔案內(nèi)容的理解偏差。消除這種偏差便是數(shù)字檔案必須完善的技術(shù)性突破，而突破的關(guān)鍵在于設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化的文書檔案模板。該模板以標(biāo)準(zhǔn)化的字符串定義表格內(nèi)填寫內(nèi)容，也可以設(shè)計(jì)較多的選擇性編輯內(nèi)容。

數(shù)字文書檔案內(nèi)容錄入模板后，需要采取雙級備份機(jī)制。一級備份為自動備份，備份數(shù)據(jù)直接上傳云端平臺。二級備份以管理員手動備份為主，備份內(nèi)容錄入本地?cái)?shù)據(jù)庫。當(dāng)檔案中的數(shù)據(jù)或附件被誤刪除后，可在回收站中找到。如果只是保存了數(shù)據(jù)殘片或碎片信息，也可以在云端平臺找到備份數(shù)據(jù)，手動復(fù)制備份鏈接，再還原到本地?cái)?shù)據(jù)庫的備份點(diǎn)，確保數(shù)字文書檔案保管萬無一失。

3.3 數(shù)字化存儲與數(shù)據(jù)化質(zhì)檢

數(shù)字文書檔案存儲，主要是對各部門反饋的紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，而后才能錄入本地?cái)?shù)據(jù)庫。根據(jù)檔案頁面容量幅面大小(A4、A3、A0等)甄選相應(yīng)規(guī)格的掃描設(shè)備。大幅頁面如掃描條件有限，也可以上傳至數(shù)碼平臺分割掃描，也可以使用縮微拍攝，對膠片數(shù)字進(jìn)行格式轉(zhuǎn)化。文書如為紅頭文件，或者有彩色LOGO，亦或有印章，或附加了彩色照片和插圖，則使用彩色模式進(jìn)行掃描即可。可使用OCR漢字識別技術(shù)，對文書檔案掃描，建議分辨率設(shè)定在≥300dpi范圍之上，以保證掃描件清晰可辨。

數(shù)字化存儲之后，仍然需要對存儲效果進(jìn)行質(zhì)檢。對掃描件質(zhì)檢，即為對圖像清晰度進(jìn)行二次檢查。發(fā)現(xiàn)清晰度不高、產(chǎn)生圖形偏移、圖像偏斜等情況的文件，則需要進(jìn)行二次圖像錄入處理。如果只是操作不當(dāng)，產(chǎn)生了圖像信息不準(zhǔn)問題，必須重新掃描確保文書檔案存儲質(zhì)量。完成質(zhì)檢后本地?cái)?shù)據(jù)庫識別該存儲格式，便可以長期保存該數(shù)字文書檔案，在通用格式下完成數(shù)字文書檔案的實(shí)時(shí)共享。

3.4 數(shù)字化圖像與數(shù)據(jù)化掛接

數(shù)字文書檔案所存儲的內(nèi)容，并非單一的文字信息。文書檔案內(nèi)圖形、圖像、照片等，均為重要的存儲資料。尤其需要對可能存在失真問題的圖像信息進(jìn)行手動修復(fù)，如旋轉(zhuǎn)、糾斜、剪邊、拆分、合并、去噪等處理，以保證數(shù)字圖片具備較高的辨識度和清晰度。管理員同時(shí)有必要對圖像格式進(jìn)行統(tǒng)一管理，如果轉(zhuǎn)換多頁電子圖片，則需要合并壓縮，以最小存儲空間存儲高質(zhì)量圖片。

數(shù)據(jù)掛接是為了更好地支持?jǐn)?shù)字檔案實(shí)現(xiàn)共享，可以在數(shù)字文書檔案上附加外接目錄，通過附加性的介紹信息描述該文件的概要內(nèi)容。如果兩份數(shù)字文書檔案內(nèi)容極為相似，可以歸屬為相互鏈接的文檔屬性，便于使用者后續(xù)擴(kuò)大針對該文檔的使用條件和參考范圍。最后再根據(jù)數(shù)字文書檔案的使用規(guī)律，建議統(tǒng)一設(shè)定為pdf文件格式，也可以選擇雙層pdf文件格式或tiff文件格式，增強(qiáng)數(shù)字文書檔案的共享性。

4 結(jié)語

文書檔案數(shù)字化管理十分必要，其可增強(qiáng)文書檔案管理的靈活性、便捷性、共享性。為了更好地突破傳統(tǒng)管理模式的約束，建議文書檔案數(shù)字化管理開發(fā)諸多新功能，數(shù)字化編碼與數(shù)據(jù)查詢，數(shù)字化模板與數(shù)據(jù)備份，數(shù)字化存儲與數(shù)據(jù)化質(zhì)檢，數(shù)字化圖像與數(shù)據(jù)化掛接，從而提高文書檔案管理效率和質(zhì)量。