事業單位數字化檔案管理探析

蘇國寧

（保定市國防動員委員會交通戰備辦公室，河北 保定 071000）

1 事業單位數字化檔案管理的難點

1.1 數字檔案文件易被篡改

大數據背景下，事業單位數字檔案信息安全風險中文件篡改是安全風險的重要部分，現在所使用的數字檔案文件容易被不法分子進行篡改，給數字檔案信息管理工作帶來了很大的困難。傳統的紙質檔案管理，是對紙質檔案的保管、服務、利用，以及利用計算機簡單查詢文檔；大數據時代數字檔案文件面臨更大風險。以前進行的數字檔案文件基本上是使用和保存分別處于兩個單獨的系統，而大數據背景下的數字檔案信息管理則追求統一管理、高效管理，所以使用和保存屬于同一系統，文件被篡改的概率不斷增加，在數字檔案信息文件儲存的過程中，利用的是計算機系統進行管理，其中系統識別、系統利用，以及系統管理和系統編輯是數字檔案文件的管理內容，這種電子形式的同一系統下的數字檔案文件雖然更加容易編輯操作，但是其中的失誤性也會更多。只要計算機系統通過后，篡改和刪除的操作不會留下明顯性的痕跡，從而使信息安全風險難以保證。很多數字檔案管理是出于固定計算機系統下的操作，如果出現了系統故障或者系統不一致的時候則會影響數字檔案的真實性和完整性，使數字檔案的原始性難以保證，所以在大數據下數字檔案信息管理中文件更容易被篡改，致使信息安全風險進一步加大。

1.2 存儲介質安全性難以保證

在事業單位數字檔案信息管理的過程中，存儲介質是否安全是數字檔案信息安全風險管理的基礎條件，所以我們要保證數字檔案信息的存儲介質的安全性。一般情況下，我國的數字檔案信息會通過兩種形式進行儲存，這兩種形式都屬于信息儲存介質。第一種是磁儲存，我們所進行的磁儲存一般容易受到灰塵、溫度、磁石等各種外界因素變化的影響，如果受到了外界因素影響，很容易出現消磁的情況，從而使檔案信息的完整性受到挑戰。第二種數字檔案信息管理的儲存介質指的是光儲存，而我們所說的光儲存的方式一般是將檔案信息通過DVD、光盤的方式進行儲存，這種儲存形式的儲存量比較大，操作比較便捷、簡單，且經濟適用，同時在利用打開方式上也比較方便，在普通電腦上就可以直接打開，因此在數字檔案信息儲存中光儲存是非常常見的一種儲存方式。但是光盤儲存數據的安全性一直是很多人擔心的一大問題，如光盤儲存期限為一百年左右，但是光盤的保存要求和保存條件非常高，而且光盤儲存很容易出現數據丟失的情況。經過以上的分析，數字檔案信息管理采用的一般是磁儲存與光儲存，而傳統的檔案管理采用的是紙質化信息儲存，雖然紙質化信息儲存容易丟失，但是相對來說時間期限較長，而數字檔案儲存的載體期限有限，如果我們采用磁盤或者是光盤的方式進行儲存的話，一般使用時間為十年到三十年，時間上有著很大的差距，使數字檔案信息管理的安全風險進一步加大。

2 事業單位數字化檔案管理措施

2.1 構建數字化檔案管理模式體系

信息化改革過程中，為提升事業單位檔案管理能力，加強對事業單位檔案信息資料的管理，要能保障在管控過程中，具備更加到位的信息改革價值，能實現在管控過程中，具有良好的管理優勢，在檔案管理上能體現出可靠的現代化數據分析、信息加工、信息傳遞存儲優勢，數字化建設關鍵是要能體現出規范性和標準性，根據國家規定的數字檔案形式建設，遵守行業內的共識機制，保障在事業單位數字化檔案管理中，具備與外界可靠進行信息交流的能力。

2.2 搭設自動化檔案管理模式

對著事業單位檔案管理科學技術的不斷發展，在自動化檔案管理功能的實現上具備一定的技術優勢，同時隨著各種檔案管理資料信息內容的增加，檔案管理的內容較多，需要提升檔案管理的效率，降低檔案管理成本，提升檔案管理信息資料的價值，要能做到在檔案管理工作開展中，具備更加到位的管理交流能力。一般需要在自動化檔案管理中，設置可靠的自動化標簽識別機制，實現信息檔案的自動管理、自動提取，全面提升事業單位檔案管理的自動化水平釋放大量的人力參與環節，降低人力檔案管理成本。

2.3 體系化檔案管理建設

事業單位檔案管理的最終目的是能保障檔案資料信息能被可靠、高效的利用，能實現在檔案管理建設過程中，逐步體現出更加可靠的檔案管理建設效果，在檔案管理模式的實施過程中，做好檔案使用模式、交流分享模式等方面的識別，充分做到其系統化建設利用的順暢銜接優勢，在落實檔案管理一系列功能的前提下，能保障具備較高的檔案管理建設效果。

2.4 互動化建設

隨著信息化、網絡化時代的發展，在事業單位檔案管理過程中，更加主動對信息內容分享互動的建立，在檔案管理的互動探究過程中，能對檔案管理資料內容的信息資源價值全面保障，提升實際的互動化管理效果，實現在管理層面上具備更加到位的應用價值，同時也提升了事業單位檔案資料的信息資源管控力。

2.5 檔案管理人才建設

現代化檔案管理工作的科學開展，需要具備突出的工作人員專業技能體現，在工作開展中，不僅需要人員的專業素養保障，同時也實現了在事業單位檔案管理工作開展中，具備各種現代化檔案管理的基本理念，在檔案管控過程中，能更加可靠的應用各種信息管理效果。檔案管理人員專業素質的提升，需要有關部門組織專業化培訓，對人員的標準化工作方式進行科學引導規范，提升人員的管控效果，保障在人員管理過程中，具備更加到位的管控能力，要能提升人員管理的崗位責任意識，不斷督促其對檔案資料的質量嚴格把控，履行好專業化檔案管理職能。

2.6 業務流程優化

事業單位檔案管理是為提升對檔案信息的挖掘優勢，為發展決策和問題識別提供依據參考在當那管理過程中，需要提出一定的業務流程優化要求，明確具體的檔案管理操作方式所要達到的目的，使得工作人員的管理行為更具方向性發展的創新指導。在流程優化中，主要是提升檔案信息資料的使用效率，同時建立可靠的檔案數據資料管控活力，提升大難資料的應用分析價值，可建立流程管理中的業務管控機制，不斷提升實際的管控效果。

3 總結

當前事業單位檔案管理工作主要以信息化為依托，網絡技術的發展也為建設校園網絡提供了良好的技術支撐，同時事業單位每天都會都大量的相關文件產生，事業單位規范的管理與檔案管理的信息化建設有直接關系，從而達到最大限度地發揮檔案資源的作用的目的。對事業單位檔案進行信息化處理和存儲后，為事業單位健康長久的發展奠定了基礎。