芻議事業單位人事檔案管理信息化建設

譚雅英

（湖南省慈利縣供銷合作社聯合社，湖南 張家界 427200）

人事檔案中記錄了個人多項信息，是對單位職工建立正確認識以及客觀化評價的有效依據。近年來社會科技全面發展，信息化技術應用日益更新，當前要注重對檔案管理技術以及管理方式集中創新，這樣才能有效滿足時代發展要求。事業單位人事檔案管理信息化建設能有效適應現階段檔案管理發展要求，主要是基于現代化應用技術與發展觀念，全面開發多項信息資源，突出人事檔案管理價值。保障人事檔案管理能趨向于科學化、規范化方向全面發展。

1 事業單位人事檔案管理信息化內涵概述

人事檔案是在人事管理活動中產生的，主要記錄個人德才水平、工作經歷、個人成就、工作表現，以個人為單位集中保存備查的人事材料。人事檔案管理能為新時期事業單位人力資源管理與資源利用奠定基礎。新時期信息化發展即是數字化發展，就是將諸多有價值的人事檔案信息有效轉為計算機能有效識別的符號，基于檔案信息化管理將諸多庫藏資源、新錄入的歸檔資料有效加工整合與信息提取，將其轉為數字信息的過程。目前在事業單位人事檔案管理信息化建設中，基于各類信息化建設管理措施，能集中優化傳統檔案管理中存有的各項弊端，提高檔案管理效率與管理成效，為事業單位長遠穩定發展奠定良好基礎。

2 事業單位人事檔案管理信息化建設管理存有的問題分析

2.1 對人事檔案信息化管理重要性缺乏認識

從目前部分事業單位人事檔案管理現狀中能得出，針對人事檔案管理，部分管理人員存有相應誤區。片面認為檔案應用的較少，人事檔案管理屬于多項文件資料保管工作。僅僅將檔案存儲在檔案庫中，確保不丟失就行了。此類管理理念將導致事業單位檔案管理部門以及諸多部門管理人員對人事檔案管理重視度不足，難以推動信息化建設發展。在檔案管理事業中投入的各項資源較少，將導致信息化建設技術以及各類設備補充不足。部分檔案管理人員自身專業素質不足，未能參與到系統化、專業化的檔案管理培訓活動中。對檔案管理工作性質、各項要求缺乏深入學習，對歸檔管控、管理操作方法掌握不全面，整體素質不足，這樣將難以全面實現檔案管理有效創新。檔案管理理念難以與時俱進發展，致使人事檔案管理處于被動發展狀態。由于對檔案管理缺乏全面認識，將導致多項人事檔案資料收集完整度不足。在檔案收集中主要是整理個人政治問題、家庭現狀、社會關系等，檔案內容相對簡單、空洞，難以集中反映個人發展現狀，加上部分檔案資料內容填寫補充不完善，存有內容隨意篡改等情況。基于人事檔案管理真實性、規范性、完整性要求，當前要注重集中規范化收集管理人事檔案。

2.2 人事檔案管理方法落后，信息化程度不足

目前部分人事檔案管理中，受到傳統管理模式限制，導致檔案實際利用面相對較窄，對人力資源有效配置與利用產生了較大負面影響。當原屬單位不放手檔案資料，將導致人事檔案難以規范化遷出。新的單位難以基于檔案對過去發展現狀進行分析，難以實現多項人才信息有效共享。缺乏完備的檔案信息作為補充，今后員工在工作、生活中遇到多項問題將難以補充針對性救助措施。對人力資源穩定流動也會產生較大負面影響，還會產生“棄檔”以及“死檔”等問題，更不利于實現人事檔案信息化建設。此外，由于人事檔案管理活動中遵循的管理理念相對落后，在信息化建設中還停留在人工管理時期，通過純手工操作。在當前社會科學發展新階段，在檔案管理中要注重規范化應用計算機工具。基于計算機展開有效檢索以及資源共享。但是檔案實際利用路徑受限，檔案管理信息化程度不足，將難以建立相對完善的數據庫。這樣在檔案查詢利用中整體效率偏低，對傳統紙質檔案會產生較大損傷，導致個人信息缺失，長期發展不利于提升人事檔案權威性，難以最大程度適應社會發展基本要求。

現有管理制度難以滿足信息化社會建設需求。

從部分事業單位擬定的人事檔案管理制度現狀中能得出，有部分管理部門未能基于單位實際發展現狀以及工作需求擬定相應的實施細則與管理制度。在各項管理活動執行中執行不到位現象突出，檔案收集整理不及時以及多項歸檔材料收集不完整等現象突出。從我國個人檔案制度管理要求中能得出，相關人員不能查閱自己檔案內容，加上當前社會中諸多偽造材料現象較多，單位在查閱聘用人員個人檔案過程中存有較多困惑，這樣將對當事人個人信用度產生較大負面影響。所以，當前要注重進一步健全優化信息化社會中各類人事檔案管理制度，促使檔案管理趨向于科學化、規范化、制度化發展。

3 事業單位人事檔案管理信息化建設措施探析

3.1 管理部門要提高重視度，強化人事檔案信息化建設意識

現階段事業單位相關管理人員要提高人事檔案管理工作重要性認識，相關管理部門要注重做好人事檔案管理與監督。定期對人事檔案活動開展現狀進行檢查與監管，這樣便于盡早發現各項問題。此外，還要注重對人事檔案管理人員實施專業化培訓，強化檔案管理人員對各項法律法規進行有效學習。明確檔案信息化管理責任與義務，提高檔案管理成效。還要注重定期開展相應的業務培訓活動，能促使檔案管理人員規范化操作計算機。對各類檔案資料集中收集、整理、歸檔、存儲等，強化檔案管理人員綜合信息管理意識，提高管理成效。

3.2 加強人事檔案信息化管理軟硬件建設

現階段社會多領域全面發展對人事檔案管理工作開展提出了更多更新的要求，在當前事業單位全面建設發展中要注重擴大人事檔案管理中的財政投入，保障多項經費穩定投入，有助于為檔案管理維護、信息化建設補充充足的財政支持。還要在現有的人事檔案管理中規范化融入多項科學技術，全面提升檔案管理時效性，加速檔案信息更新速率。這樣便于為社會發展補充更為科學化的人事檔案服務，能實現檔案管理現代化發展。目前管理部門要注重強化信息化管理軟硬件設施建設，在人事檔案管理中強化信息化管理，推動管理隊伍建設。擴大人員培訓力度，強化人員綜合素質，完善多項基礎管理設施建設。規范化配置計算機、打印機、掃描儀等現代化應用設備，將原有的紙質檔案有效轉變為電子檔案，應用信息化方式集中存儲。

3.3 全面推動人事檔案信息化管理機制建設

新時期事業單位人事檔案管理活動開展中要基于完備的制度應用來提供保障。人事檔案管理工作屬于相對復雜且瑣碎的事情，當前要注重強化事業單位檔案管理工作制度建設，將制度建設全面錄入到人事檔案信息化管理中，全面強化多項制度執行作用力。在完善各項制度以及建立人事檔案管理機制中，要注重對本單位檔案管理現狀以及社會整體發展環節進行分析，對現有制度逐步修訂補充，這樣能滿足全新的管理工作要求。當前要注重建立相對科學化的組織核定制度，對各類檔案材料規范化收集管控。還要注重對各類檔案真實性進行判定，做好多數人事檔案材料動態化管理。此外，還要明晰多項權責，落實責任制度，擬訂完善的管理體制。在專業化領導過程中，要注重逐步落實多項檔案管理人員責任。對檔案管理多項條例明確劃分，規范各項管理工作。對人事檔案管理活動展開高效化檢查與指導，對各項問題及時控制優化。

3.4 構建事業單位人事檔案信息通用數據庫

事業單位人事檔案信息通用數據庫建設中，要注重保障檔案內容信息化發展。人事檔案是個人身份的有效證明，也是個人信息認證的信息數據庫。當前對人事檔案實施動態化管理，要注重基于個人工作經歷現狀補充相應的檔案管理內容，比如職業發展能力、信用記錄等。此外，還要注重基于信息化技術應用保障人事檔案管理能趨向于信息化發展，基于計算機應用對人事檔案資料有效存儲與檢索，這樣能全面實現網絡化、信息化管理。隨著諸多人才大量流失，人才屬性不局限于固定部門與區域，是屬于整個社會。因此，在人事檔案管理中，要注重全面適應信息化社會發展要求。將個人人事檔案資源實現全面共享，建立檔案信息通用數據庫，保障多項人事檔案資源能得到全面管理、統一保管、規范化應用等，突出人事檔案應用價值。

4 結語

綜合上述，在當前信息化時代發展環境中，要注重做好人事檔案管理信息化建設。針對現有的發展現狀擬定針對性發展措施，旨在促進事業單位今后長遠發展，加速社會現代化建設進程。