文物檔案管理之我見

李玉紅

（貴州省地質博物館，貴州 貴陽 550009）

近年來，由于信息技術的發展，各行各業也都在高速發展，檔案管理也不例外。我們傳統的檔案管理手段、方式方法都發生了很大變化，基本實現了檔案信息資源數字化、存儲集成化、傳遞網絡化、開發利用智能化。實際上，文物檔案管理相對于整體檔案行業來說，它的發展是比較落后，它在一定程度上制約著文物管理以及開發利用。

文物檔案是記述和反映文物事業管理和文物的保護、研究、利用等工作歷史記錄。它直接記述以及反映了國家在重要文物活動中形成的原始記錄，它具有重要的現實以及歷史價值。文物是文博單位陳列研究的物質基礎，所以對文物檔案進行有效的、科學的管理和深入研究，是歷史賦予文物工作者的神圣職責。隨著信息化時代的發展，文物檔案管理信息化建設也是文博事業發展的必然要求。

1 當前文物檔案管理存在的弊端

傳統的文物檔案管理方法其工作量大、程序多，因此難免存在一些問題。

1）經手人員多，文物檔案建立很難達到規范和統一，在建立文物登記簿時，要求經手人員字跡工整、清晰。比如有訂正，用墨水筆劃雙線，由經辦人員在訂正處蓋章等等。在文物檔案建立過的程中，類似這樣強的規范性操作隨時都有。但是，由于經手人員多，每一個人在文物檔案建立與管理中難免有所疏忽，這樣會對文物檔案的建立帶來很大的影響。而且文物檔案經多人填寫，不同的字跡、書寫習慣和填寫詳略不一，導致文物分類不統一，文物分級標準不明確，文物定名不規范等。在文檔展出、交流、借閱中疏于記錄。在紙質檔案保存中，忽略環境的濕度、溫度和光線等。電子檔案保存中，忽略磁場、射線的影響等。文物檔案的建立、存儲、管理需進一步規范化和標準化。會對文物的研究帶來很多不便。

2）文物數量和種類龐雜，文物檔案管理疏漏。當文物提取出庫時，空出的位置不應以其他文物填補，而應保留其空位，待文物回庫時歸回原位。不然的話就難以保證文物秩序，造成排架錯亂，以至丟失時也不容易及時發現。隨著對文物研究的不斷 深入，文物檔案內的資料會越來越豐富，若不及時整理就會混淆，關鍵時刻找不到需要的東西。

3）不利于文物檔案的保管。維護文物檔案的質量，不僅取決于其材料質地，還取決于它所處的環境，環境因素直接影響到文物檔案的保存年限以及提供利用。不同質地的文物對保管環境有不同的要求，光線、溫度、濕度等這類自然破壞力雖然進行緩慢，破壞輕微，但長久就會對檔案造成嚴重的威脅。有些重要的文物是文博工作者研究的重點和熱點，該文物檔案會被多人、多次借閱，會給文物檔案造成一定的磨損、損壞或者遺失，影響文物檔案的管理。

2 完善文物檔案管理的制度

1）完善文物檔案管理制度。首先必須健全和落實文物檔案基本管理制度，對檔案資料收集、錄制轉換、歸檔移交，日常保管、借閱、利用等各環節，都要制定嚴格的制度，如《綜合文物檔案室工作職責》、《文物檔案人員工作職責》、《文物檔案庫房管理制度》、《文物檔案保密制度》、《文物檔案利用制度》、《文物檔案鑒定、銷毀制度》等。其次要根據文物檔案管理現代化的需要，健全如文物檔案信息采集、收錄、轉換制度，文物檔案數據庫保存、安全制度，文物檔案信息網絡傳輸交流管理制度等。依靠科學完善的制度，實現文物檔案的科學管理。

2）按照“分散建檔、集中歸檔”的原則有序管理。文物檔案，涉及的范圍廣、內容多。幾乎涵蓋了相關文物的全部情況以及其工作單位管理機構保護、維護、展覽、研究等全部業務工作。其管理工作如果靠幾個人是很難勝任的，必須成立專門小組，確定對其中某個課題研究最深、某項工作最熟悉的人進行檔案材料的收集、積累，再移交給檔案人員進行整理、編目、歸檔。

3）加強檔案法規宣傳，強化全社會檔案法律意識。隨著我國各項制度建設的不斷完善，重點文物工檔案管理方面的法規也在不斷地完善。這些法律法規的頒布實施，對搞好文物檔案管理具有重要作用，也是搞好重點文物檔案的重要保障，因此，我們要多方式、多渠道、多層次的進行宣傳教育活動，不斷強化金社會檔案法律意識。

4）改進方法，搞好服務，實現文物檔案管理的良性發展。面對新的形勢，我們檔案工作者如果還守著舊思維，用老辦法，必然導致文物檔案收集工作的被動，因此我們必須立足實際，創新思維，改進方式，全面開拓檔案收集工作的新局面。要采取建立網絡，強化監督，擴大收集范圍。建立網絡，強化監督是擴大文物檔案收集 范圍，提高收集文件材料質量，滿足文物建設不斷發展需要的途徑的手段。要建立以檔案室為中心，各個相關單位為網點的重點文物檔案管理網絡。各有關部門，單位的檔案室是重點文物工程檔案網絡的基礎，必須制定一套實用的收集辦法和措施，通過網絡的監督、檢查、指導，使其落到實處，使得文物工程檔案收集完整、準確、齊全。要采取綜合手段，加大管理力度。文物檔案面廣量大，我們要通過各種手段綜合運用，才能保證管理工作的力度。我們要運用行政、經濟、法律等各種手段，保證管理工作的權威性，這是文物檔案管理工作走上規范化制度化的必由之路。還可以結合文物管理特點，借鑒專業檔案管理經驗，引進現代管理手段，推進文物檔案管理現代化。一是利用數字轉換技術，實現文物檔案信息資源數字化。對于收錄性檔案進行有重點的數字轉化，形成數字檔案。對于記錄性檔案可直接轉化為數字檔案，建立文物檔案數據庫。二是運用現代電子計算機技術，建立文物檔案電子管理系統，提高文物檔案管理效率。三是運用現代網絡技術，建立文物檔案交流傳輸網絡平臺，提升文物檔案的使用價值和效率。

檔案工作人員還要采取多種形式開展文物檔案管理工作。比如開展重點文物檔案工作競賽評比活動，對重點文物檔案移交工作做得好的單位進行表彰和獎勵來調動他們的積極性。我們還要積極開展捐贈重要歷史重點文物檔案材料的活動，對捐獻珍貴重點文物工程檔案資料的單位和個人，要酌情給予一定的物質獎勵。做好文件建檔后的補充和完善。文物建檔后其文物檔案內容不應該是一成不變的，它應該隨著社會發展、以及文物被在不同的歷史時期，而使該文物檔案產生或獲得新的補充和完善，也顯示出不同歷史時期的社會現狀。只有在文物保管和使用過程中不斷補充和完善其檔案記載，才能更加豐富而準確地記錄下該文物的歷史價值、科學價值以及藝術價值。文物檔案補充和完善的內容包括以下幾個方面：文物的使用記錄，損壞記錄；使用文物著書、出版圖冊、寫論文和文物介紹等已發表的文章，報刊、捐贈者來館看文物的活動記錄等等。

3 結語

綜上所述，各地文管所要重視文物檔案工作。在管好文物、用好文物、完善檔案、提高文物檔案質量上下好功夫、下足功夫，運用科學的、現代化的信息技術手段，把文物檔案的建立與完善作為一項經常性業務開展，使文物檔案在文物研究、陳列展覽、社會宣傳等方面的作用得以有效發揮。