新形勢下事業單位檔案規范化管理策略探究

白紀梅

（南充市烈士陵園服務中心，四川 南充 637000）

事業單位要想發揮出檔案的參考作用，需要在檔案管理工作方面提出嚴格要求，思想上也需要引起高度重視。在事業單位日常業務開展和人員流動過程中，都將形成各類檔案資料，很多數據信息極具保存與利用價值，涉及工作資料和人員信息等內容，在單位歷史與發展中占有重要地位。對事業單位來說需要意識到檔案的重要性，不僅要建立完善的規章制度，也要配置齊全現代化設備，提高檔案管理人員綜合素養，才能達到檔案規范化管理的目標。

1 事業單位檔案規范化管理的意義

在事業單位發展過程中每天都會形成大量文件資料，通過加強檔案管理工作，能夠實現對各類檔案的高效收集、整理、檢定和保管，為今后檔案檢索、統計、編研和利用等創造有利條件。事業單位要想提高檔案管理規范化水平，需要遵循一定原則，結合各種形式與內容的檔案實體特點，采取有針對性的分類與組合方式，并考慮到使用需求完成編號、編目排列等工作，從而快速檢索檔案信息，將檔案的價值真正體現出來。

基于此新形勢下做好檔案規范化管理工作意義重大，具體來說表現在兩點：第一，檔案對事業單位發展有參考作用。檔案中能夠將事業單位各項工作開展情況如實反映出來，包含了準確、可靠的數據信息，便于事業單位領導制定科學合理的發展規劃；第二，檔案在事業單位中發揮著借鑒依據的作用。相比于其他文獻資料，檔案中的內容更加客觀，公正性較強，并具備較強法律效力，且檔案形成過程非常客觀與公正，權威性與說服力很強，能夠發揮借鑒依據的功能。

2 事業單位檔案規范化管理的策略

2.1 完善檔案管理制度

事業單位要結合工作實際與發展要求，不斷優化檔案管理制度，讓檔案分類管理有章可循，能夠實現規范化和標準化水平的提升。事業單位要結合相關規定，做好檔案收集、整理、編目和保存等工作，讓檔案資料齊全性、有效性和真實性得到保障[1]。為推動事業單位檔案管理工作高效進行，需要在檔案歸檔、保密、保管、利用等環節形成完善的制度，并嚴格落實檔案室管理制度、檔案鑒定與銷毀制度，實行規范化管理措施，這樣檔案在管理與利用等方面都能做到科學性與規范性。事業單位要提高對檔案管理工作的重視程度，逐步優化檔案管理工作各個流程，要建立專門的檔案管理網絡機構，以單位領導牽頭，各部門負責人參與其中，將具體的職責明確到位，督促各部門管理好檔案，并及時上交材料。事業單位各部門要安排專人負責檔案管理工作，并形成檔案工作階段性規劃，將檔案管理年度目標與任務確定下來，保證各部門在檔案收集與移交等環節做到規范化。

2.2 注重檔案信息化建設

新形勢下事業單位在發展中也遇到了很多挑戰與考驗，尤其是檔案信息量與日俱增，如何做好檔案規范化管理工作是需要重點關注問題。對傳統檔案管理模式來說，不僅效率低下，人工方式管理檔案時容易出現錯誤，影響了重要檔案資料的完整性，與當前事業單位工作要求不符，為檔案管理規范化水平的提升帶來了限制。針對這種情況，事業單位也要積極引入現代化手段，加快檔案信息化建設步伐，不斷推動檔案管理模式的創新。對事業單位領導與檔案人員來說，都要盡快轉變思想觀念，在檔案管理模式與方法上加強創新，為檔案管理工作提供更多人力與資金的支持。事業單位只有將掃描儀、計算機、打印機、復印件、除濕柜等設備設施配置齊全，才能保證檔案信息的有效調用、存儲和記錄，加快檔案管理信息化建設進程，保證檔案利用率實現提升。

2.3 加強檔案安全管理工作

事業單位通過將各類檔案資料保存下來，可以發揮其較強的法律效力，而做好安全工作是前提。事業單位需要將檔案資料保密工作做到位，對檔案實行統一化管理措施，對各環節工作進行規范，以制度的方式約束檔案管理人員，增強他們的安全管理意識。事業單位要定期開展對檔案管理人員的教育培訓工作，促使其提高防火、防水、防霉變、防蟲和防盜意識，并獲取各項技能。在事業單位檔案信息化管理過程中，也要重視不法分子和黑客入侵網絡的行為，將檔案原始資料保管工作做到位[2]。在檔案檢索與查閱過程中，需要將具體的檔案資料權限確定下來，若是未得到相關批準，則不能查閱相關檔案信息。對檔案管理人員，需要在日常工作中注意安全，才能保證檔案管理效率不斷提升，將檔案在事業單位發展中的價值真正體現出來。

2.4 提升人員能力，明確工作職責

事業單位為提升檔案管理工作規范化水平，需要確保檔案管理人員有較高的綜合素質與專業能力。對此事業單位要積極引進人才，特別是懂檔案業務和豐富計算機知識的人才，才能勝任新形勢下檔案管理工作要求，達到規范化要求。事業單位在安排檔案管理人員的過程中，不能由其他部門人員兼任，維持其獨立性，并建立系統化培訓體系，讓每個檔案管理人員掌握信息收集、分類、歸檔、存儲和調用等知識點[3]。此外，事業單位要將個人責任制落到實處，確保責任進行細化，形成較強的約束力，從整體上提高檔案管理人才隊伍的工作水平，事業單位檔案規范化管理目標才能真正實現。

3 結語

總之，新時期事業單位加強檔案管理工作意義重大，無論是單位領導還是檔案工作者都需要引起足夠重視，采取規范化、科學化、標準化和信息化管理措施。為了保證檔案管理工作的順利開展，事業單位需要盡快配置有較高性能的計算機和專業管理軟件系統，定期開展對檔案管理者的教育培訓工作。唯有如此，才能在檔案收集、整理、存儲和利用等環節做到規范化，為事業單位的建設與發展打牢基礎。