淺談事業單位文書檔案管理工作常見問題及對策

白愛鵬

（延壽縣網絡輿情信息中心，黑龍江 哈爾濱 150700）

文書檔案是在事業單位行政活動中產生的有較大價值的文件，不僅記載了單位設立、變更以及其他歷史活動，也涵蓋了單位內部工作人員的個人信息，具有法律效益，是客觀的信息憑證。文書檔案管理工作就是按照一定規章制度，完成對檔案信息的收集、裝訂、分類、上架、保管，確保每個流程都規范合理。做好文書檔案管理工作對事業單位實現穩定發展具有重要意義。

1 事業單位文書檔案管理工作的重要性

文書檔案記錄了事業單位日常工作，能夠如實反映單位工作開展的方方面面，具有重要憑證作用，是維護事業單位發展真實面貌的重要工作。

1）是維護事業單位穩定發展的保障。文書檔案是事業單位各項工作活動產生的材料的集合，按照要求確保文書檔案管理各項流程的合理規范，有助于單位領導人員充分了解當前發展狀況，熟悉業務工作，也便于查找歷史信息，這些都是事業單位實現穩定發展的保障。

2）為各方面工作提供參考依據。文書檔案涵蓋的內容十分廣泛，包含社團活動、內部管理、黨政工作等各方面內容，能夠真實記錄各項工作開展流程，是重要資料，做好文書檔案管理工作，能夠在以前的工作中吸取經驗，為后續各項工作順利開展提供保障。

3）有助于實現戰略發展目標。文書檔案涵蓋了事業單位一切工作開展內容，能夠對其進行詳細記錄，在新經濟發展背景下，文書檔案管理工作的順利開展，能夠切實為事業單位實現戰略發展目標而服務，從而更好順應時代發展趨勢。

2 事業單位文書檔案管理工作存在的問題

1）對文書檔案管理工作認識不夠深入。文書檔案能夠隨時隨地產生，一旦形成就很難被查找利用，且基本沒有經濟價值，很多檔案管理人員片面認為只需要整理好資料就高枕無憂，沒有意識到該工作的重要性。當前事業單位業務范圍十分廣泛，信息收集只是文書檔案管理工作中的一小部分，還需要加強管理。

2）硬件設置不完善。通常來說文書檔案管理工作由事業單位辦公室負責，但國家和政府資金投入力度不足，很難有專門的檔案管理辦公室存放檔案，硬件設施簡陋，難以滿足實際工作需求，為檔案的管理、利用帶來較大不便。隨著我國科學技術的不斷發展，信息技術在很多行業都得到了普及，互聯網在文書檔案管理工作中的應用，能夠有效提升工作效率和質量，但很多事業單位并沒有配備專業化的計算機和軟件，硬件設施的不完善是文書檔案管理工作開展中存在的一大問題。

3）文書檔案管理人員業務能力低下。文書檔案管理工作最終還是要落實到管理人員身上來，有關調查研究表明，很多事業單位檔案人員的業務水平低下，有很多甚至都是兼職人員，并沒有接受過專業化的技能培訓，難以滿足工作需求，或工作經歷大多為人事檔案、財務檔案管理，并不具備文書檔案管理工作經驗，缺乏服務意識。

3 事業單位文書檔案管理工作對策

1）提升對文書檔案管理工作認識。想要確保文書檔案管理工作順利開展，首先要轉變思想觀念，意識到該工作的重要性，不管是單位領導還是基層檔案管理人員，都要與時俱進，樹立“功在當代，利在千秋”的思想意識。領導要起到充分重視，為員工起到模范帶頭作用，對基層員工進行激勵和監督，在單位內部要進行大力宣傳，開展檔案管理普法宣傳，讓本職工作人員意識到文書檔案管理工作對事業單位發展的意義。

2）優化硬件設施。在轉變思想意識的基礎上，還需要加大資金投入力度，完善現有基礎設施建設，創造良好的工作環境，這是文書檔案管理工作順利開展的重要保障。要根據國家《檔案法》中的有關要求，確保各項工作符合法律要求和規章制度。設置獨立的檔案管理辦公室或倉庫，實現辦公、庫房、查閱三分開，保證檔案管理辦公室溫度、濕度適宜，避免文書檔案發生霉變和損壞，做好防火、防潮、防蟲措施。除此之外，在信息技術的應用下，還要配備專業化的計算機，大力研發文書檔案信息化管理軟件，從硬件和軟件兩方面入手，為文書檔案管理工作創造良好環境。

3）提升人員綜合素質。為了推動文書檔案管理工作規范化開展，還需要全面提升工作人員綜合素質和專業能力，事業單位要定期開展教育培訓工作，打造符合工作條件、滿足工作需求的高水平檔案管理團隊。除了要具備較強的管理能力之外，還要掌握豐富的專業知識和工作經驗，同時還要能夠積極主動接受新鮮事物，能夠根據崗位需求、事業單位發展需求及時調整自己，從思想和行動兩方面提升自我。在對檔案管理人員進行培訓的過程中，要從專業技能和職業道德修養兩方面做起，堅守職業道德底線，不斷提升自我，創新工作方法，提升工作效率，發現自身工作存在的不足并及時解決，多向有經驗、能力強的前輩學習交流。在信息技術廣泛應用的時代背景下，還要主動學習計算機軟件操作技巧，提升發現問題、解決問題的能力，以規范化的文書檔案管理工作推動事業單位的穩定發展。

4）制定完善的文書檔案管理制度。完善的制度是各項工作順利開展的必要保障，能夠對檔案管理行為形成約束，確保各項工作嚴格按照流程進行。事業單位領導要根據單位實際發展情況，制定《文書檔案資料收集制度》、《文書檔案借閱制度》等，使文書檔案資料的歸檔、分類、保管等各方面都有明確標準和要求，能夠起到優化文書檔案管理程序的作用。不僅如此，還要加強文書檔案管理和其他工作的聯系，讓單位內部各部門都能夠參與其中，分擔檔案管理部門工作壓力，明確各部門、各崗位的權利和職責，一旦發現問題就能夠及時追責，全面強化文書檔案管理水平。

5）尋求信息化發展。當前我國科學技術發展迅速，信息技術在很多行業的應用都取得了不錯成效，事業單位文書檔案管理工作想要實現現代化發展，就需要利用先進技術，不斷強化管理能力。文書檔案信息化管理工作就是要充分利用互聯網的便捷性，通過信息掃描、數據壓縮、數據庫、網絡傳輸等手段，建立信息化管理平臺，形成信息接收、傳遞、儲存、共享的“一站式”管理體系，能夠加強事業單位內部各部門之間的聯系，提升信息共享的時效性，讓各單位人員都能夠及時了解到文書檔案管理工作開展現狀，同時也能夠為制定單位戰略發展目標提供必要參考依據。信息技術的應用，能夠提升文書檔案管理工作的規范性和有效性，是事業單位適應時代發展要求，實現可持續發展的必要保障。

4 結語

總而言之，當前經濟社會的快速發展，為事業單位文書檔案管理工作提供了新的機遇，想要確保檔案管理工作順利開展，首先就要完成思想意識上的轉變，認識到該工作的重要性，全面提升檔案管理人員綜合素質，單位要出臺規范化的制度體系，加強先進技術的應用，為推動事業單位可持續發展奠定基礎。