企業檔案管理的重要性及強化措施

史容佳

（山西省城鄉規劃設計研究院有限公司，山西 太原 030001）

1 企業檔案管理的重要性

當前環境下，信息已成為企業生存和發展的重要工具，檔案資料也是企業發展的一個重要工具，創新企業檔案管理工作，有利于將檔案資源轉化為企業的生產力。在制定符合公司文化戰略、提高企業軟實力方面起著重要的作用，檔案管理措施不僅可以保證檔案管理工作的準確率，滿足檔案管理的基本需求，還可以降低人力和資源等方面的消耗，從而最大限度地提高檔案管理工作的質量和效率，促進企業的長遠發展。

2 檔案管理中存在的不足

2.1 信息化管理存在不足

隨著網絡技術的發展，在企業的檔案管理中也開始廣泛運用計算機技術。在檔案管理過程中運用信息化技術具有便于保存信息、方便拷貝與抄送以及提升檔案信息時效性等方面的優勢，因此企業在進行檔案管理時較為青睞于這種方法。但網絡也是一把雙刃劍，檔案的信息安全也會受到網絡安全的影響。如果沒有妥善保存涉及企業核心技術的秘密文件，那么將會造成無法挽回的損失。因此，信息安全也是檔案管理中的重要方面之一。

2.2 企業檔案管理制度不完善

現代企業制度的不斷發展需要對企業檔案工作進行更加科學的規范，這主要體現在公司檔案管理體制的逐步建立和完善上。但在國企改革實踐中，普遍沒有對檔案管理給予足夠的重視，有的還未建立與自身企業發展相適應的檔案管理程序，有的制定檔案管理制度后不能根據國家政策的變化、企業管理的需要，及時對檔案管理制度進行調整和優化。檔案作為現代企業的一種重要資產，是企業研發、生產、經營和管理活動等基礎性管理工作的重要內容，如果不能建立并及時完善檔案管理制度，就會導致檔案管理工作缺乏科學、系統、嚴謹的工作流程，影響了檔案的保護和利用，違背了新修訂的《中華人民共和國檔案法》精神。

3 強化檔案管理的措施

3.1 建立現代化電子資料庫

為了提高檔案管理人員和文件借閱者的工作效率和利用效率，需要建立現代化的電子資料庫，從而提高資料的利用效率。將紙質檔案信息化，利用專門的信息化管理系統對其進行管理，可以提升檔案管理效率與利用效率，減少紙質檔案的損耗。當需要相關資料時，只需登錄檔案系統進行查閱就可以獲得相關信息。建設完善的電子資料庫可以有效地優化人力、物力資源，檔案室也能夠順利地進行檔案室管理工作，減少紙質檔案的損耗，同時還能有效地保證企業內部核心資料的安全性。

3.2 健全檔案管理相關制度

要想確保國有企業檔案管理工作的有效開展，就需要系統分析總結經驗，根據時代發展的要求來不斷創新，建立檔案工作責任制，依法制定切合實際需求的檔案管理制度。首先，檔案管理制度的內容應當充實完善，要覆蓋檔案管理的基礎工作和開發利用工作，制度種類可以根據需要分為具體的管理規定、實施辦法和細則等。其次，檔案管理制度的制定應當符合實際，要總結以往的檔案管理經驗，要征求各相關單位和部門意見，切忌閉門造車，從而提高檔案管理制度落實的可執行性和可操作性。最后，檔案管理制度的修訂要與時俱進，要符合國家相關法律及政策的新要求，要適應企業新發展需求。只有這樣，國有企業檔案管理工作在現代化信息社會的大背景下，才能夠實現更加優化的管理模式，將檔案管理工作的價值最大化發揮出來。

3.3 采取切實可行的舉措加強檔案信息保護

在網絡攻擊事件層出不窮的背景下，采取切實可行的舉措加強檔案信息保護是非常有必要的。檔案是企業的資產，其中不乏企業機密，比如企業資金狀況、企業內部人員資料、企業合作等內容，一旦被盜、泄露、修改和刪除，都將給企業造成重大甚至無法挽回的損失。就目前而言，想要加強電子檔案安全防護水平，就同樣需要依托科學技術，如設置檔案加密口令、進行檔案身份驗證、檔案備份、設置防火墻等，都可間接提高檔案信息的安全等級，可確保電子檔案實時被保護，可杜絕一切可疑賬號的登錄和干預。另外，在企業內部宣傳檔案安全并培養相關工作人員的檔案安全意識，都是有必要的，雙管齊下將最大限度地降低電子檔案安全管理的風險。

3.4 對于企業檔案資源進行系統化處理的有效措施

對于很多企業而言，想要充分發揮自身企業檔案資源的有效價值，就需要對現存和以往的檔案資源進行系統化梳理。尤其是部分從事實體運營的企業，很多進入市場的時間較早，擁有的企業檔案數量較為龐大，也不像現代化的互聯網產業一樣對網絡信息技術的重視程度和運用更加熟練，因此就導致了很多企業檔案沒有發揮其有效作用，形成了一定的資源浪費。為了轉變這一現狀，就需要企業管理人員下意識地組織員工進行學習，對于企業檔案管理人員進行信息化技術的培訓，轉變其理念，重視企業檔案資源的開發。將已有的檔案資源體系進行科學系統地梳理，使其重新煥發生機。為了實現這一目的，就需要相關負責人按照時間順序對檔案的內容進行信息化采集，并且和企業當下使用的信息處理軟件進行有效鏈接。通過各類表格和處理軟件的加工，能夠讓各類企業檔案資源和當下的企業運營狀態進行有效對接，成為一個更加科學完整的資源體系。另外由于大多數企業在進行科研項目或施工項目時，周期較長，時間跨度很大，短則數月，長則數年，因此通過企業檔案對相關項目內容進行記錄并持續不斷地豐富相關數據和資源，能夠在一定程度上幫助企業領導對項目進度進行監管。在數據的支持下，判斷企業未來的研發施工生產模式是否需要改變，是化整為零，提高工作效率還是化零為整，主攻某一方向。只有通過翔實的數據進行記錄參考，才能夠幫助企業領導作出正確判斷。甚至很多情況下在沒有數據支撐的決策中由于人為因素、情感因素的影響，會導致企業做出錯誤決策，而這也是信息化技術在企業大資源管理中的應用環節，是信息化技術發揮自身長處和優勢的重要途徑。

4 結論

綜上所述，檔案管理在企業現代化運營過程中所發揮的作用是多個維度的。不僅能夠實現對企業成長和發展的相關信息記錄，同時還能夠結合云計算、大數據等技術匹配不同的信息處理軟件，來優化對檔案資源的管理和開發，讓企業檔案管理工作成為更有價值的信息提供者。通過對企業以往發展經歷的總結，給出更加行之有效的參考和建議，想要實現這一目標，就需要企業管理者能夠充分重視信息化技術在企業檔案管理中的應用，找到適合自身企業發展的檔案資源運用模式，加強企業檔案資源體系的收集、開發和運營模式，為企業未來的發展保駕護航，提高市場競爭力。