醫院人事檔案管理中存在的問題

潘芮琪

（海口市人民醫院，海南 ?？?570208）

人事檔案是事業單位為管理本單位人員而形成的，以員工個人為單位將其所屬身份信息進行匯總編制以特殊形式存放的檔案信息，是評定員工職級、薪資漲幅、人事調動的重要依據。且當下正處于一個信息化高速發展的信息時代，傳統模式下的人事檔案管理制度逐漸不再適應當下事業單位的檔案管理需求。

1 醫院人事檔案管理中存在的問題分析

1.1 管理部門的檔案管理方式較為落后

隨著我國信息化水平的不斷提高，越來越多的領域通過引入信息化存儲設備提高該領域的工作效率，醫院檔案管理工作者通過對現階段的工作現狀進行分析可以發現，醫院當下的檔案管理方式相較于其他部門而言較為落后，其具體表現在以下幾個方面：1）雖然醫院檔案管理部門也和其他部門一樣引進了計算機及相應的電子存儲設備，但檔案管理部門在日常工作中并沒有充分利用計算機電子設備來加提高自身的工作效率，電子設備在檔案管理工作中更多地承擔著人員名字檢索、相關人事信息儲備的工作，檔案管理人員將電子設備視為一種檢索工具投入到日常工作中，卻沒有深度挖掘電子設備的其他功能，從而降低該設備的使用頻率[1]。2）傳統模式下的檔案管理模式較為單一，檔案管理人員在日常工作中并沒有擺脫傳統檔案保管方式對自身的影響，在日常工作中往往陷入手工錄入與編輯的低效工作模式，卻忽略了電子信息設備強大的數字運算及檢索功能。且在手工錄入員工信息時往往由于工作人員自身的疏忽造成員工信息的誤錄，檔案管理部門如果無法及時準確地提供相應的人員信息，那么檔案管理部門的存在毫無意義。落后的檔案信息管理模式不僅限制了醫院人員的發展，同時也為將阻礙醫院任職工作者的職業發展。

1.2 醫院人事部門對人事檔案的重視程度不夠

醫院日常事務中最主要的就是醫療服務，全院的精力都集中在不斷提高現階段的醫療技術水平和構建完善的醫療服務體系中，從而忽略了對醫院人事檔案的重視程度，醫院人事部門受傳統工作理念的影響，往往極大的對醫療科研水平和醫院管理制進行資金投入，在一定程度上忽略了醫院人事檔案部門的建設工作，醫院主管部門不重視人事檔案的管理，因此不很重視干部檔案管理。二是管理人員和設備配備不足。目前，很多三甲醫院尚未有專職的檔案工作人員，人事檔案管理工作人員更是由人事部門的工作人員兼職，這些兼職人員有的對中層干部檔案管理業務不了解、不熟悉，且日常工作繁忙，沒有更多的時間投身到干部人事檔案管理工作中，導致很多干部人事檔案材料的收集不齊全，歸檔不及時，需要補充的資料收集不到。這就需要檔案管理人員具備一定的專業素養，使其更好地完成自身的本職工作。針對這一檔案管理現狀，相關部門要盡快提升對檔案管理部門的重視程度，并為檔案管理部門持續引進優秀的專業人才[2]。

2 現階段醫院人事檔案管理過程中的改善措施

2.1 細化人事檔案分類，對現有職員進行檔案梳理

通過前文對醫院人事檔案管理中存在的具體問題進行分析后可知，由于醫院相關從業人員工齡普遍較長，他們每個人的人事檔案在檔案管理部門存放的時間較長，所以現階段檔案部門的主要工作任務就是細化人事檔案分類，對現有職工的人事檔案進行系統性的梳理，通過整理對醫院從業人員的工作履歷進行排查，確保每個人的人事檔案都沒有遺漏、殘缺的部分，如有員工的人事檔案不完整，檔案管理人員要采取一定的補救措施，完善檔案中殘缺遺漏的部分。在完成相關人員的人事檔案排查后，檔案管理人員要進一步深化檔案管理的數字化改革，將紙質文件全部轉換成數字信息，一份保存在檔案管理部門的電子設備中，一份保存在主管部門的存儲設備中，如有其他要求，可以用紙質人事檔案為依據制作一份掃描版的電子文檔，并將其存放于主管部門的電子設備中，實現人事檔案信息的數字化管理。

2.2 加強人事檔案的鑒定力度，增強檔案信息的真實性

醫院必須建立健全完善的檔案管理制度及其工作人員職責，保證有專用的檔案庫房。嚴格落實各項工作制度。從而有效推動干部人事檔案管理工作的科學化、規范化發展，不斷吸取和總結工作中的經驗教訓，保障工作有序開展。增強干部人事檔案管理者的服務意識和專業知識。要增強檔案管理者的服務意識，是醫院干部人事檔案管理的重中之重，在實際工作中，需要管理人員積極主動地投身到工作中。同時，還需要醫院領導及相關科室部門大力支持配合工作。配備齊全檔案管理設備的時候，還需要配備思想政治素質好、檔案業務能力強的人員擔任。提高干部人事檔案的利用價值。醫院干部人事檔案管理的利用價值，是提供有效的信息資源，這就要求干部人事檔案記錄內容要具備完整性和條理性。在管理工作中，要求檔案管理工作人員對干部的各類信息資料進行合理分類，為查閱者提供不同類型的人員資料狀況，定期或不定期對收集歸檔干部人員進行分類、統計、匯總并分析，做好信息保密與信息使用之間的關系，保證干部人事檔案資料的安全性，同時也要提供相應的信息服務，在保護的同時提高檔案信息的利用效率。

2.3 改善人事檔案的存放環境，方便檔案的查閱翻找

雖然現階段的人事檔案管理工作內容已經由紙質文檔的保存逐步轉為將人事檔案轉為數字化信息加以保存，在這以轉化過程中大大降低了紙質人事檔案的使用頻率，但這并不意味著傳統保管模式向下的紙質人事檔案的存放徹底退出當下的人事檔案管理的舞臺，在特殊的檔案查找情景中，檔案管理人員也需要翻閱紙質人事檔案，這就要求檔案管理部門對當下人事檔案的存放環境作出一定的要求，方便后續檔案的翻閱和查找，眾所周知，傳統人事檔案是以紙張作為載體進行相關人事檔案的記錄，而紙張的長期保存與空氣濕度密切相關，所以人事部門優化檔案管理制度時，要關注相關人事檔案的存放環境，確保紙質檔案文件不因存放環境的改變而變質腐爛[3]。

2.4 提高檔案管理人員的職業素養，認識人事檔案管理的重要性

前文已經舉例論述了引入專業的檔案管理人員對檔案管理產生的影響，并使管理部門充分認識到人事檔案管理對醫院的持續運營發展起到的積極影響。人事部門通過強化檔案管理人員的職業素養，間接培養職工的工作責任感，引導員工逐步提高自身的檔案管理水平，以飽滿的工作態度配合醫院其他部門完成自身的工作任務。

3 總結

綜上所述，通過對現階段醫院人事管理中存在的具體問題進行分析可知，醫院人事管理部門存在的疏漏之處是由于多種因素共同構成的結果，在對該現狀進行一定的優化和改善時，檔案部門從業人員要從全局出發，系統性的梳理當前的檔案管理現狀，并對檔案管理方法進行一定的調整，使之適配現階段信息管理的發展。