事業單位檔案管理工作中存在的問題與解決措施

劉 穎

（臨沂市沂水縣馬站鎮人民政府便民服務中心，山東 臨沂 276400）

檔案管理是事業單位日常工作中的重要環節，對于保障和推動各項工作高質量完成具有至關重要的作用。因此，在信息化水平飛速發展的當下，要充分運用先進的信息技術手段，推進事業單位檔案管理信息化建設，提高檔案資源的保存率和利用率，從而促進事業單位檔案管理工作的不斷完善和優化。

1 事業單位檔案管理工作的重要性

推動檔案管理向規范化方向發展，提升檔案管理水平，有助于強化事業單位的管理效率，為人們提供更為優質的服務。將各類先進管理技術融入檔案管理工作中，既可以滿足日常工作需要，也能提高有關人員對檔案管理的重視程度。要想凸顯檔案管理的價值，需要對管理工作不斷革新，以便跟上時代發展步伐。通過加強檔案管理規范性，讓管理模式更加科學，可極大緩解管理混亂的狀況，讓管理工作有序進行。

2 事業單位檔案管理工作存在問題

1）檔案信息檢索利用效率較低。檔案的檢索效率，對于檔案信息使用意義的發揮有著重要的影響。一般來講，檔案的檢索主要是通過手工檢索與計算機檢索完成的，如果事業單位具有完備的檔案信息檢索設備，那么信息檢索的效率就會很快。在信息技術快速發展的今天，計算機是檔案信息檢索工具的首選。然而，許多事業單位仍然利用手工檢索的方式。更有一些事業單位為了提高檔案信息的檢索速度，花費大量的人力與物力引進多種檢索工具，認為檢索工具越多，信息檢索的效率就越高。檢索工具的優勢在于細致，而不是繁多。檢索模式的落后以及檢索工具的繁瑣，反而不利于檔案信息檢索利用率的提高。

2）事業單位并未對檔案管理管理給予重視。我們事業單位不同于一般的工廠企業，它是國家的一個特殊的部門，所有的部門領導及工作人員所重視的都是工作的效率及結果，而對檔案的管理工作根本就不重視。工作人員工作本質尚未了解透徹便投入工作，顯然不會達到良好的工作效果，檔案管理工作重要性需被全體工作人員識清。大部分事業單位的檔案都是按照資料整理、堆放的方式保存，認為這個工作可有可無。如此，負責檔案管理的人員會消極工作，大量資料雜亂無章的擺放，造成日后使用時的麻煩。

3）創新精神和創新工作能力匱乏。目前事業單位的檔案管理工作大多數采取的還是傳統的工作方法，由于重視程度不夠，工作人員的一些必要的知識和能力無法得到保證，很少能夠將檔案管理工作與社會發展聯系起來，甚至會一直保持在故步自封的狀態中。而缺乏調整和改革的檔案管理工作方法會難以適應時代的發展變化，也會難以適應事業單位的變化。檔案資源價值的發揮需要依靠良好的信息共享技術、共享機制與管理模式。隨著信息技術的不斷升級，檔案信息管理設備隨之創新，這是迎合時代發展趨勢的具體體現，能夠推動檔案管理工作邁向新臺階。要想真正滿足事業單位現代化發展需要，徹底改變檔案管理的不良現狀，勢必要更新相關管理設施，并引進先進技術，促進檔案管理工作有序推進。隨著信息技術的使用與發展，大數據、云計算技術為檔案管理的進一步發展提供了必要的技術通道，當前這些技術還處在發展階段，需要進一步探索這些技術在檔案管理中的應用。

3 事業單位有效開展檔案管理的對策

1）配置現代化檔案管理設備。事業單位檔案管理者要注重基礎設施建設，為檔案管理工作更好地展開提供重要保障。檔案管理者若發現所用檔案設備出現問題，必須及時上報給上級領導，雙方一同努力，做好檔案管理設備的建設。同時，為檔案資料建立相應的管理庫房，并做好與之對應相應的防火、防潮等操作，例如在檔案管理庫房設置滅火設施、配置防盜柜等。同時，還應設置相對應的防火、防盜等自動監控或者報警設備，運用現代化管理設備達到新時期檔案管理需要。通過現代化手段管理檔案信息，也就是利用計算機展開檔案管理工作。必須注意，恰當的硬件設備是順利實現現代化管理的根本，這也是事業單位檔案管理現代化建設的重要保障。

2）創新檔案管理意識思維。要強化檔案局的責任意識與使命感，就需要認識到檔案管理工作的重要性，提高檔案局檔案管理人員的管理意識，將檔案管理工作放在重要的位置上，并成為各級領導人員重要義務。創新思維理念，使檔案管理的利用率得到提升。檔案局管理檔案就是為了利用，檔案管理人員需要對檔案保管與利用之間的關系進行科學的處理，完善檔案查閱以及利用制度，提高檔案資源的利用率。加強檔案信息的評估以及鑒別[2]，強化檔案管理人員的業務水平，積極主動地投入到服務中。

3）做好檔案的保密工作。如今的網絡發展水平，使得網絡信息的傳播速度很快，范圍也很廣，如果事業單位的一些機密性比較強的文件，在網絡上隨意的傳播或者是交流的話，將會對事業單位的信息安全造成非常嚴重的影響，因此一方面，事業部門要做好文件的保密管理的機制，對一些機密性比較強的文件進行更好的保密安全管理，可以讓工作人員提高對于機密文件保護的重視程度，先從內部進行防護，另一方面就是提高網絡安全技術，防止因為黑客或是網絡病毒造成機密文件外泄。

4）推行新型檔案數字化管理模式。檔案數字化是一種新的管理模式，以電腦存儲為主，是把紙質文檔用掃描儀、照相機、錄像機等設備數字化轉換，再存儲到電腦中，通過電腦掃描、分類、整合、修正的零散數字化文檔轉換為一個整體完善的數字化檔案庫，還要對它進行錄入全宗號、年份、目錄、卷宗號等的編寫，以便日后搜索查找和及時利用。通過新型檔案數字化管理模式的推行與實施，能夠在傳統檔案管理的基礎上實現更好的整合優化，建立龐大又精細的數據庫，用便捷的服務減少了工作人員檔案查找的時間，提高事業單位工作效率。

5）加大打假力度。我們要做好和事業單位檔案管理有關的法律法規的宣傳，通過宣傳提高相關人員的法制觀念是減輕檔案管理中造假的有效途徑。要讓當事人意識到人事檔案造假給自己帶來的后果，為了某些利益使用不當手段造假需要負相關法律責任，對檔案管理的相關領導及員工擅自偽造或涂改檔案的行為要進行嚴肅處理，堅決抵制靠關系、靠金錢來弄虛作假進行檔案偽造。

4 結束語

事業單位在進行檔案管理工作時，我們要更多地聽取大家的意見，讓各項管理制度更加符合單位發展的實際情況，有關單位的領導也要對于這項工作引起高度的重視，不斷的提高這項工作的管理質量，有關的工作人員要要進行相應的培訓工作，不斷的提高他們自身的技能，要善于運用各種新的技術，不斷的提高工作的效率。也要對當前管理的方法進行不斷的創新，善于發現新的方法和理念。工作人員也要不斷地提高自身的責任意識，認真的做好每一項工作，合理的利用單位的資源，避免出現各種資源浪費的現象。