人事檔案管理制度與模式的創(chuàng)新路徑研究

王 蘇

（中國冶金地質總局山東局，山東 濟南 250102）

無論是在國家機構還是企業(yè)中，人力資源工作中的人事檔案管理都是至關重要的。在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，存在諸多不足，如何解決這些不足，值得思考。時代在發(fā)展進步，在人才管理方面，應利用現(xiàn)代信息技術來對檔案進行分類和管理，不斷提高管理的效率和水平。

1 人事檔案管理的重要性

人事檔案管理為人才資源管理和利用提供重要依據(jù)。當前，人才競爭在現(xiàn)代社會的競爭中占據(jù)首要位置。人事檔案是相關部門在進行人員選用、聘用、獎懲、管理培訓等系列工作中逐漸形成的，它記錄個人的思想道德品質、政治覺悟、社會實踐能力、業(yè)務水平、職稱評價、養(yǎng)老保險管理、出國、家庭成員、社會關系和身體狀況等，它能為相關單位提供一個人系統(tǒng)全面的信息，有利于用人單位作為參考，從中發(fā)現(xiàn)和研究人才的個性特點和發(fā)展?jié)摿Γ欣谟萌藛挝煌诰蛉瞬拧⑴囵B(yǎng)人才和使用人才[1]。

2 人事檔案管理制度與模式存在的問題

首先，過于注重隱秘性。在傳統(tǒng)模式下的人事檔案管理工作往往有極強的保密性，檔案的調動必須得到多層審批，而事實上，在政審中查閱人事檔案除了要關注保密性問題外，應結合實際需要對其進行合理調用，以免浪費檔案資源。而且，由于傳統(tǒng)模式中的檔案管理隱秘性太高，導致管理過程中的監(jiān)督管理不到位，很可能埋下工作人員徇私枉法的隱患。毫無疑問，適度的隱秘性可以對員工信息起到保護作用，但過度，則可能帶來嚴重的負面影響。

其次，人事檔案管理人員專業(yè)能力有限。隨著人事檔案管理工作不斷專業(yè)化，許多先進管理技術和設備引入工作環(huán)節(jié)，如果員工的專業(yè)性不強，對該項工作的重視不足，就可能導致工作效率和質量長期得不到提升，進而給單位成經(jīng)濟利益上的損失。

再次，封閉式管理限制人才流動。由于人事檔案牽涉員工的基本信息，在一定程度上造成了管理的封閉性，這就導致該項工作脫離整個單位的整體運營。加上行政力量對檔案管理的干涉，封閉式也可能造成“隨意性”的后果，部分領導因為個人喜好的原因，憑借主觀情緒在員工檔案上動手腳，這種現(xiàn)象也和人事檔案的封閉化管理脫不了干系。缺少對于管理工作的重視，目前很多企業(yè)的人事檔案管理部門都沒有認識到合理保存檔案的重要性，工作人員沒有樹立正確的管理意識，所以會出現(xiàn)檔案內容缺失、虛假，甚至是丟失檔案的現(xiàn)象，導致人員的流動出現(xiàn)問題，不利于管理工作的開展。

3 新時代人事檔案管理制度發(fā)展趨勢

第一、實現(xiàn)人事檔案的電子化存儲。人事檔案的電子化存儲方式相對比傳統(tǒng)的紙質檔案存儲方式不易受到外界自然的干擾，并且也不容易受到損壞，例如紙質檔案可能會受到氣溫空氣濕度以及自然災害的影響，簡短使用壽命或者出現(xiàn)損毀的狀態(tài)，但是人事檔案電子化存儲方式不盡。保存時間長，而且可以進行拷貝，在不同的環(huán)境下都能夠進行備份，存儲的質量更高。在查找上也更加方便，能夠讓工作人員進行簡單地復制粘貼或者修改，由此可見電子化存儲在未來的工作中實用性更強也是一種趨勢所在[1]。

第二、實現(xiàn)檔案管理的自動化。人事檔案實現(xiàn)管理的自動化是時代所趨。為了能夠讓人事檔案管理你得到電子信息技術的輔助，實現(xiàn)有效地對相應的文書進行處理和協(xié)調，也將二者有效地聯(lián)系在一起，還需要每天做好歸檔工作，做好信息的錄入工作，讓電子檔案變得更加完善和完整，在檢索時能夠更有保障。作為檔案的基礎，工作人員必須要真實的、全面的、連續(xù)的進行信息的錄入，通過自動化的方式準確地反映出工作實際。在使用的過程中能夠精準的快速的找到所用信息。

第三、在檔案管理方面，可以嘗試實行“人檔分離”。當個人因各種原因產生工作上的變動，原單位會保留檔案幾年，不移交給新單位。新單位會重新建立一份人事檔案，也就是說，檔案會因工作等變動重新開始積累。對社會福利、保險等情況所需的數(shù)據(jù)和材料，可集中管理，記錄社會保障號，信用報告等，是能否享受足額社會福利的重要依據(jù)。同時，人事檔案可對本人開放。

4 人事檔案管理制度與模式的創(chuàng)新措施

4.1 采用創(chuàng)新式管理理念和方法

在人事檔案管理過程中，不只是要保證檔案的安全性、保密性，更要注意對檔案進行有效利用，發(fā)揮其應有的價值[2]。針對人們對人事檔案管理的錯誤認識，相關管理人員要對該項工作進行必要的宣傳，使得該項工作得到單位管理人事工作的領導的高度重視。在新的時代背景下，用人單位更要明確人才流動的社會化趨勢，認識到人才流動不應因為人事檔案管理變成一種限制性因素，相反，必要的流通能夠增進人才的互相溝通交流，這對于單位來說，也是一種吸納人才的途徑，通過這樣的創(chuàng)新式的人事檔案管理理念及方法，能夠帶領人力資源管理工作走向新的發(fā)展方向。

4.2 明確人事檔案管理的公共服務性質

隨著人事改革的不斷深入，特別是為了適應人事制度改革和政府職能轉變，各級政府和組織部門成立的人才交流服務機構，也將流動人才的檔案委托或授權給他們來管理。無論人事檔案的管理權如何轉變，人事檔案管理始終具有公共服務性質，屬公益類工作，政府應維持其日常管理費用。

4.3 綜合運用現(xiàn)代科學技術進行檔案管理

如今正處在信息技術高速發(fā)展的時代，傳統(tǒng)的紙質檔案管理方式已經(jīng)不能滿足目前管理工作的需求，所以必須要將現(xiàn)代信息技術和檔案管理工作進行有效結合。紙質檔案不容易保存，紙張的顏色、規(guī)格等都容易導致資料的混亂，而且紙質檔案能夠隨意更換涂改，會影響到記載信息的真實性和客觀性；而電子版的檔案在修改時會有后臺的記錄，而且要經(jīng)過嚴格的身份驗證才能進入修改程序，這樣就很好地保證了記載信息的真實性[2]。另外，電子檔案的保存不受環(huán)境的影響，可以長久保存；也不會占用空間和太多的人力，必要時更方便調取使用，能夠極大地提高管理的工作效率，推動人事檔案管理工作的進步和發(fā)展。

5 結語

人事檔案管理是有效溝通人才和各項組織機構的平臺，在提升人才就業(yè)率的基礎上，不斷提高企業(yè)或國家機構的競爭力，但我國人事檔案管理制度和模式也存在不完善和落后的情況。相關工作人員需要明確新時代人事檔案管理制度發(fā)展趨勢，同時把握當前人事檔案管理制度中的問題，采用創(chuàng)新式管理理念和方法，構建完善的大數(shù)據(jù)人事檔案管理工作平臺。