人事檔案管理制度與模式的創新路徑研究

王 蘇

（中國冶金地質總局山東局，山東 濟南 250102）

無論是在國家機構還是企業中，人力資源工作中的人事檔案管理都是至關重要的。在傳統的檔案管理模式中，存在諸多不足，如何解決這些不足，值得思考。時代在發展進步，在人才管理方面，應利用現代信息技術來對檔案進行分類和管理，不斷提高管理的效率和水平。

1 人事檔案管理的重要性

人事檔案管理為人才資源管理和利用提供重要依據。當前，人才競爭在現代社會的競爭中占據首要位置。人事檔案是相關部門在進行人員選用、聘用、獎懲、管理培訓等系列工作中逐漸形成的，它記錄個人的思想道德品質、政治覺悟、社會實踐能力、業務水平、職稱評價、養老保險管理、出國、家庭成員、社會關系和身體狀況等，它能為相關單位提供一個人系統全面的信息，有利于用人單位作為參考，從中發現和研究人才的個性特點和發展潛力，有利于用人單位挖掘人才、培養人才和使用人才[1]。

2 人事檔案管理制度與模式存在的問題

首先，過于注重隱秘性。在傳統模式下的人事檔案管理工作往往有極強的保密性，檔案的調動必須得到多層審批，而事實上，在政審中查閱人事檔案除了要關注保密性問題外，應結合實際需要對其進行合理調用，以免浪費檔案資源。而且，由于傳統模式中的檔案管理隱秘性太高，導致管理過程中的監督管理不到位，很可能埋下工作人員徇私枉法的隱患。毫無疑問，適度的隱秘性可以對員工信息起到保護作用，但過度，則可能帶來嚴重的負面影響。

其次，人事檔案管理人員專業能力有限。隨著人事檔案管理工作不斷專業化，許多先進管理技術和設備引入工作環節，如果員工的專業性不強，對該項工作的重視不足，就可能導致工作效率和質量長期得不到提升，進而給單位成經濟利益上的損失。

再次，封閉式管理限制人才流動。由于人事檔案牽涉員工的基本信息，在一定程度上造成了管理的封閉性，這就導致該項工作脫離整個單位的整體運營。加上行政力量對檔案管理的干涉，封閉式也可能造成“隨意性”的后果，部分領導因為個人喜好的原因，憑借主觀情緒在員工檔案上動手腳，這種現象也和人事檔案的封閉化管理脫不了干系。缺少對于管理工作的重視，目前很多企業的人事檔案管理部門都沒有認識到合理保存檔案的重要性，工作人員沒有樹立正確的管理意識，所以會出現檔案內容缺失、虛假，甚至是丟失檔案的現象，導致人員的流動出現問題，不利于管理工作的開展。

3 新時代人事檔案管理制度發展趨勢

第一、實現人事檔案的電子化存儲。人事檔案的電子化存儲方式相對比傳統的紙質檔案存儲方式不易受到外界自然的干擾，并且也不容易受到損壞，例如紙質檔案可能會受到氣溫空氣濕度以及自然災害的影響，簡短使用壽命或者出現損毀的狀態，但是人事檔案電子化存儲方式不盡。保存時間長，而且可以進行拷貝，在不同的環境下都能夠進行備份，存儲的質量更高。在查找上也更加方便，能夠讓工作人員進行簡單地復制粘貼或者修改，由此可見電子化存儲在未來的工作中實用性更強也是一種趨勢所在[1]。

第二、實現檔案管理的自動化。人事檔案實現管理的自動化是時代所趨。為了能夠讓人事檔案管理你得到電子信息技術的輔助，實現有效地對相應的文書進行處理和協調，也將二者有效地聯系在一起，還需要每天做好歸檔工作，做好信息的錄入工作，讓電子檔案變得更加完善和完整，在檢索時能夠更有保障。作為檔案的基礎，工作人員必須要真實的、全面的、連續的進行信息的錄入，通過自動化的方式準確地反映出工作實際。在使用的過程中能夠精準的快速的找到所用信息。

第三、在檔案管理方面，可以嘗試實行“人檔分離”。當個人因各種原因產生工作上的變動，原單位會保留檔案幾年，不移交給新單位。新單位會重新建立一份人事檔案，也就是說，檔案會因工作等變動重新開始積累。對社會福利、保險等情況所需的數據和材料，可集中管理，記錄社會保障號，信用報告等，是能否享受足額社會福利的重要依據。同時，人事檔案可對本人開放。

4 人事檔案管理制度與模式的創新措施

4.1 采用創新式管理理念和方法

在人事檔案管理過程中，不只是要保證檔案的安全性、保密性，更要注意對檔案進行有效利用，發揮其應有的價值[2]。針對人們對人事檔案管理的錯誤認識，相關管理人員要對該項工作進行必要的宣傳，使得該項工作得到單位管理人事工作的領導的高度重視。在新的時代背景下，用人單位更要明確人才流動的社會化趨勢，認識到人才流動不應因為人事檔案管理變成一種限制性因素，相反，必要的流通能夠增進人才的互相溝通交流，這對于單位來說，也是一種吸納人才的途徑，通過這樣的創新式的人事檔案管理理念及方法，能夠帶領人力資源管理工作走向新的發展方向。

4.2 明確人事檔案管理的公共服務性質

隨著人事改革的不斷深入，特別是為了適應人事制度改革和政府職能轉變，各級政府和組織部門成立的人才交流服務機構，也將流動人才的檔案委托或授權給他們來管理。無論人事檔案的管理權如何轉變，人事檔案管理始終具有公共服務性質，屬公益類工作，政府應維持其日常管理費用。

4.3 綜合運用現代科學技術進行檔案管理

如今正處在信息技術高速發展的時代，傳統的紙質檔案管理方式已經不能滿足目前管理工作的需求，所以必須要將現代信息技術和檔案管理工作進行有效結合。紙質檔案不容易保存，紙張的顏色、規格等都容易導致資料的混亂，而且紙質檔案能夠隨意更換涂改，會影響到記載信息的真實性和客觀性；而電子版的檔案在修改時會有后臺的記錄，而且要經過嚴格的身份驗證才能進入修改程序，這樣就很好地保證了記載信息的真實性[2]。另外，電子檔案的保存不受環境的影響，可以長久保存；也不會占用空間和太多的人力，必要時更方便調取使用，能夠極大地提高管理的工作效率，推動人事檔案管理工作的進步和發展。

5 結語

人事檔案管理是有效溝通人才和各項組織機構的平臺，在提升人才就業率的基礎上，不斷提高企業或國家機構的競爭力，但我國人事檔案管理制度和模式也存在不完善和落后的情況。相關工作人員需要明確新時代人事檔案管理制度發展趨勢，同時把握當前人事檔案管理制度中的問題，采用創新式管理理念和方法，構建完善的大數據人事檔案管理工作平臺。