PDCA循環管理在推動醫院檔案規范管理中的應用效果探究

王 歡

（濱州市中心醫院，山東 濱州 251700）

醫院的檔案信息資料繁多，包括人事檔案、科技檔案、病歷信息檔案等等。隨著社會的發展，科學技術的進步，醫院檔案管理工作逐步從傳統的紙質檔案管理轉變為電子化、信息化、智能化管理方向。而為了提高現狀下醫院檔案管理工作的規范程度及科學程度，則需采取有效的管理方法[1]。其中，PDCA循環管理作為一種質量管理方法，可以為醫院檔案規范管理提供指導作用。因此，本次圍繞“PDCA循環管理在推動醫院檔案規范管理中的應用效果”進行分析探究具備一定的價值意義。

1 PDCA循環管理概述

首先，PDCA循環，是由質量管理專家休哈特博士率先提出的，然后由戴明采納宣傳，進而獲得普及的一種管理模式。因此，PDCA循環又稱之為“戴明環”[2]。需認識到的是，全面質量管理的思想基礎及方法依據，即為PDCA循環，其中的“P”指的是計劃（Plan），“D”指的是執行（Do），“C”指的是檢查（Check），“A”指的是處理（Act）。作為質量管理方法之一，PDCA循環即在制定活動計劃的基礎上，按照設計好的計劃方案嚴格執行，并進一步對執行結果進行檢查，最后制定并落實有效處理對策，以此保證質量管理過程的規范性及科學性。

2 醫院檔案管理工作需解決的問題分析

從現狀來看，醫院檔案管理工作尚且存在一些有待解決的問題，總結起來，這些問題具體表現為：1）重視程度有待提升。醫院普遍工作任務繁重，管理項目多，醫院管理部門及領導可能對檔案管理工作重視程度不夠，使得在醫院檔案管理工作中難以采取現代化管理方法，進而影響醫院檔案管理的規范性及質量。2）軟硬件設施設備有待完善。醫院檔案管理工作的開展，少不了軟硬件設施設備的支持，比如檔案管理室、計算機設備、計算機軟件技術等等；但是，部分醫院在檔案管理中的資金投入有限，使得呈現軟硬件設施設備缺乏的局面，顯然者不利于醫院檔案管理工作規范水平的提升。3）人員素質有待提升，管理模式有待創新。一方面，醫院檔案管理工作開展過程中，需保證管理人員的專業素養能力水平，但是部分醫院的檔案管理工作人員專業素養不夠高，可能呈現身兼數職的狀況，顯然這不利于醫院檔案管理對專業人才的需求[3]。另一方面，部分醫院在檔案管理中的管理模式不夠創新，未能采取全面、有效、現代化的管理模式，使得醫院檔案管理的規范性、質量水平難以得到有效保障。

3 PDCA循環管理在醫院檔案規范管理中的具體應用要點分析

針對醫院檔案管理工作現狀需解決的問題，則有必要采取有效解決對策。同時結合上述分析不難發現PDCA循環管理具備一定的借鑒意義。因此，可以將PDCA循環管理合理科學地應用到醫院檔案規范管理工作當中。總結起來，PDCA循環管理的具體應用要點如下：

3.1 計劃階段（Plan）要點

該階段為醫院檔案管理的初始環節，需明確管理計劃方案，即：1）由專業素養高的檔案管理人員組成，構建完善的檔案管理小組，明確小組各成員工作任務及職責，若期間發生人員變動，則需及時作出相應的調整。2）加強醫院檔案管理部門及相關領導的重視程度，投入充足的資金，完善檔案管理所需軟硬件設施設備，比如掃描儀、打印機、電腦、檔案室等等。3）通過開展業務培訓活動，提升檔案管理人員的理論知識水平及管理實踐能力水平，確保醫院檔案管理后續計劃執行的可行性及質量得到有效保證。

3.2 執行階段（Do）要點

在醫院檔案管理的執行階段，則有必要做好：1）構建完善的績效考核制度及獎懲制度，使檔案管理工作人員在檔案管理執行工作的積極性及主動性得到有效提升；做到分工明確，并對檔案管理人員的管理工作職責加以明細，使檔案管理工作人員的管理責任意識得到有效增強。2）在檔案管理執行階段，需確保各項檔案合理分類，并及時歸檔；保證檔案信息的完整性，預防發生檔案資料丟失、不完整等質量隱患問題。3）考慮到檔案信息資料的真實性及安全性，基于存檔過程中，有必要針對原件材料進行復印，做好備份管理；針對電子檔案，同樣需要做好備份管理，避免檔案遺失、受災害影響缺損等問題的發生。

3.3 檢查階段（Check）要點

在醫院檔案管理工作的檢查階段，則需嚴格按照檢查規范流程執行，即：在構建完善的檔案監督管理制度的基礎上，嚴格執行；然后，結合制定好的年度工作計劃與檔案管理標準，對各階段檔案管理工作任務的完成情況進行詳細認真地檢查，如果出現管理問題，則需做好記錄，制定有效的解決對策，進一步對年度工作計劃進行合理科學地調整。以醫院文書檔案為例，在檢查工作開展過程中，需結合PDCA循環工作理念，側重對文書檔案辦理、歸檔率的檢查，利用魚骨圖、檢查表等管理工具，并落實自查以及上級檢查相結合的方式，或者采取定期檢查與不定期檢查相結合的方式，通過檢查明確問題，并在后續文書檔案管理工作中落實有效質量控制對策，以此使醫院文書檔案的規范性及質量得到有效保證[4]。

3.4 處理階段（Act）要點

在醫院檔案管理處理階段，則需從多方面做好：1）針對檔案管理部門及相關領導對檔案管理工作不夠重視的問題，則需加強對檔案管理工作的重視程度，引進檔案管理人才，投入充足的資金，為醫院檔案管理工作規范程度及質量水平的提升保駕護航。2）針對檔案管理計劃方案執行不力的情況，則有必要針對相關管理人員給予一定的懲罰，提高管理人員的警惕性。3）針對醫院檔案信息資料可能遭遇不法分子盜竊、其他愿意丟失等情況，則有必要重視安全管理技術的應用，比如：權限數字加密技術、防病毒技術等，并構建醫院檔案數字化管理系統，提升醫院數字檔案管理的規范性及安全性[5]。4）為了解決醫院檔案利用率不高的問題，可以加強各醫院之間的資源共享，構建醫院檔案共享網絡平臺，通過設置訪問權限、安全加密等方式，使資源實現共享的同時，并保證醫院檔案資料的安全性。

4 結語

綜上所述，將PDCA循環管理應用到醫院檔案規范管理工作當中，需重視計劃階段（Plan）→執行階段（Do）→檢查階段（Check）→處理階段（Act）管理要點的掌握，提高管理部門及相關領導的重視程度，投入充足的資金完善檔案管理所需軟硬件設備，通過培訓教育等方式提升管理人員業務能力素養水平，并利用現代化科學技術及網絡系統平臺，保證醫院檔案管理工作的規范性，進一步全面提升醫院檔案管理工作的效率、質量及安全性。