提升檔案管理，開創檔案工作新局面

劉安元

（中國石油大港油田勘探開發研究院，天津 300280）

油田企業主要的工作任務就是開采、加工及運輸石油，基于市場對石油的需求量不斷增加，企業的發展規模也有所擴大。在新時期的發展過程中，油田企業內部的檔案管理人員必須要整合工作數據信息，包括油田的開采情況，內部員工的工作能力，企業現有資產等內容。全面開展檔案管理工作，確保項目決策的科學性。

1 檔案管理工作在現階段存在的難點問題

1）檔案分類及使用的問題。從油田企業發展的實際情況來看，由于項目發展類型不斷增多，相應需要存儲的檔案內容也在不斷增加。如何對檔案進行科學的整理和分類就成為檔案管理人員需要解決的重點問題之一。這在一定程度上增加了管理人員的工作壓力，而且會受到人為因素的影響導致檔案歸檔數據記錄錯誤，給后續查找檔案的工作帶來了一定的難度。同時，多個部門無法同時使用同一個檔案，這就會影響工作的效率。

2）檔案信息安全的問題。傳統油田企業在檔案管理工作中主要是采取紙質檔案的形式，在長期存放過程中，就容易出現紙張潮濕、破損等問題導致記錄的數據信息模糊不清。而且，在員工使用過程中是否篡改了檔案數據也無法及時掌握，就容易給企業發展造成嚴重的安全隱患。再加上大量檔案的堆積，如何及時處理無效檔案的問題也是新時期油田企業需要關注的重點問題，這就需要從創新檔案管理工作內容及形式的角度出發，推動企業的可持續健康發展。

3）員工工作意識及能力問題。大部分油田企業的檔案管理人員都認為檔案管理工作不需要太強的專業性，主要就是檔案的收集、整理、歸檔，缺乏對檔案管理工作真正的理解與重視。因而在開展檔案管理工作時，存在工作態度不積極的問題。

2 油田企業提高檔案管理的必要性

1）可以減輕員工的工作壓力。提高檔案管理，其內涵就是以科學理論指導檔案管理，以科學方法推進檔案管理，以科學制度保障檔案管理。最終推動檔案管理朝著規范化、制度化、信息化的方向發展，最大限度地提高檔案管理工作的質量和效益。其注重于應用先進的管理方法優化檔案管理工作的結構體系，通過這種形式，可以有效減輕檔案管理人員的工作壓力，提高檔案管理工作的效率和水平。

2）符合大數據時代發展需求。如果企業充分利用信息技術優化檔案管理結構體系，就可以達到與時俱進的目的，充分提高油田企業在市場當中的競爭能力。從某種角度而言，提升檔案管理，能夠有效滿足科學發展觀的必然要求。

3）可以促進企業的可持續發展。油田企業如果能夠根據自身工作實際情況，將檔案管理工作與內部控制工作有機結合起來，科學規范工作的流程，設置管理機制，就能夠讓檔案數據為企業的項目決策提供基礎支持與保障，從而推動企業各項工作的穩步發展。讓石油開采、加工、運輸等工作內容更加安全、便捷和高效，滿足市場的實際需求。

3 有效創新檔案管理工作內容及形式的方法

1）觀念轉變及能力提升。人才是影響企業發展進步的關鍵所在，因此，在油田企業研究創新檔案管理工作內容及形式的方法時。應當重點對檔案管理工作人員展開思想教育工作，轉變員工傳統的思想觀念，讓員工意識到新時期檔案管理工作的變化，以及這項工作對企業可持續發展的重要影響。然后，可以通過企業文化的宣傳教育，引導員工自覺規范自身的檔案管理工作行為。同時，在提升檔案管理的過程中，油田企業還需要對員工進行工作能力的考核，結合考核結果分析出員工存在的共性問題。并根據時代發展過程中檔案管理工作的優化情況，定期開展專業知識培訓工作。

2）信息化管理結構體系。基于傳統紙質檔案在管理方面存在的不足之處，目前，各個油田企業都開始意識到信息技術的應用優勢，并已經建立了相應的網絡工作平臺。通過將紙質檔案轉換成電子檔案的形式，推動檔案管理的穩步發展。在這個環節當中，還應當結合新時期的油田企業工作情況不斷優化平臺的結構體系，將電子檔案進行科學的分類。利用信息技術解決檔案查找效率比較低的問題，并可以實現資源的共享，給各個部門使用檔案開展工作提供一定的便利。同時，這種方式更能夠保障檔案的安全性。企業應當安排專業的技術人員定期更新系統軟件設備，設置安全防御系統。將網絡技術、通信技術等內容與檔案管理工作流程有機結合起來，在提升檔案信息共享及傳遞效率的基礎上，利用有效的技術手段保障網絡檔案的信息安全。

3）優化內部檔案管理制度。想要推動檔案管理工作的有序運行，油田企業還需要結合國家對企業運行出臺的管理機制，對內部管理制度進行優化和完善。將重點放在對電子檔案的管理工作上，并關注于各個部門員工的日常工作狀態。比較常見的管理方式就是建立責任監督機制，按照工作部門分配具體的工作任務，對檔案的取用及存檔情況都要按時記錄詳細的信息，包括存取檔案的人員信息，存取的具體時間信息等內容。一旦管理人員發現檔案數據出現丟失或者內容失真的問題，就可以結合這些數據信息來追究相關工作人員的責任。為了能夠規范員工的工作行為，油田企業還可以建立獎懲結合的管理制度，定期結合員工的工作情況評選出優秀員工，并給予一定的獎勵，以此來營造內部良好的工作氛圍。

4）提高檔案的利用價值。對于很多檔案資料來說，能夠使其發揮作用是檔案管理工作的目的和核心所在。這就要求檔案管理人員能夠充分分析出油田行業現階段的發展情況，了解企業自身運行過程中存在的不足之處。對檔案資源進行科學的整合，將有關聯的檔案信息都融合在一起，以便于在企業進行項目決策時，可以作為參考信息，保障決策工作的科學性和合理性。同時，從新時期的發展情況來看，油田企業應當將工作重點放在如何合理節約石油資源，以及如何保護環境的問題上。這就需要充分利用檔案提高項目運行的社會效益和經濟效益。要推動檔案管理在服務上由封閉型轉向開放型，意識到檔案管理工作的服務屬性，不斷結合企業的發展需求，轉變服務觀念、改進服務方式。

4 結論

檔案管理的發展過程中，主要應當對檔案管理人員進行思想意識及工作能力的宣傳教育，積極改變員工傳統的工作觀念，結合企業的發展目標和社會現階段的發展情況，分析出檔案管理工作的目的。然后有針對性地制定管理工作方案，充分利用信息技術手段構建網絡工作平臺，將紙質檔案轉換成電子檔案。并結合國家管理規定，對企業內部的管理制度進行優化創新，規范員工存儲及取用檔案的行為。最后，積極從社會效益及經濟效益的角度，全面發揮出檔案的利用價值，推動油田企業的可持續健康發展。