ERP在事業(yè)單位人事檔案管理中的應用研究

甘 泉

（河北省第三測繪院，河北 石家莊 050000）

1 課題概述

《ERP在事業(yè)單位人事檔案管理中的應用研究》課題組成員于2019年4月開始研究工作，并得到了河北省資源和社會保障廳的支持，列入人力資源社會保障研究課題項目（編號JRS-2019-3092）。該課題已在河北省第三測繪院的大力支持下順利完成。研究時間為：2019年4月到2020年4月。本項目利用文獻分析法、案例分析法和對比研究法，主要研究了ERP在事業(yè)單位人事檔案管理中的應用可行性 問題。

2 研究目的和意義

現(xiàn)有的研究僅對事業(yè)單位人事檔案管理出現(xiàn)的問題及相應對策做了籠統(tǒng)的、寬泛的概述，研究涉及基于ERP環(huán)境下的事業(yè)單位人事檔案管理非常少見，因此開展此課題研究對于推動事業(yè)單位人事檔案管理模式的創(chuàng)新與發(fā)展具有重要意義和價值，一方面能夠豐富事業(yè)單位人力資源管理理論，另一方面以期通過ERP完善事業(yè)單位人事檔案管理，提高人事檔案的開發(fā)利用率，建立和完善人才評估和激勵機制，從而幫助單位進行有效的人力資源規(guī)劃，使人才資源得到合理配置，促進單位發(fā)展。

3 本課題國內(nèi)外研究現(xiàn)狀

ERP系統(tǒng)在歐美等發(fā)達國家的應用己經(jīng)十分成熟，許多外國企業(yè)在ERP的應用過程中發(fā)現(xiàn)，ERP能否在企業(yè)成功應用的關(guān)鍵在于人力資源管理而非技術(shù)系統(tǒng)本身。許多學者也意識到對基于ERP環(huán)境下人力資源管理模式進行研究的必要性并對此進行了有益探索，其中以ScottA.Snell和JamesW.Dean，Jr.最具代表性。他們根據(jù)西方工業(yè)化國家ERP的實施，調(diào)查和研究了基于ERP環(huán)境下的人力資源管理問題，得出了適合這些發(fā)達國家實行的人力資源管理模式。

4 研究內(nèi)容和方法

1）本課題主要研究了以下幾方面的問題：（1）分析國內(nèi)外基于ERP環(huán)境下的人力資源管理的研究進展，理清事業(yè)單位人事檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀；（2）探討ERP系統(tǒng)的本質(zhì)、特征和功能；嘗試梳理理論框架；（3）研究ERP系統(tǒng)應用于測繪地理信息事業(yè)單位人事檔案管理的策略、方法和意義；以期給予實踐指導；（4）論述基于ERP環(huán)境下的事業(yè)單位人事檔案信息管理建設(shè)；為事業(yè)單位進行有效的人力資源規(guī)劃貢獻力量。

2）具體研究方法。（1）文獻分析法：通過互聯(lián)網(wǎng)、圖書館、電子期刊等途徑，獲得文獻資料。從現(xiàn)有資料分析入手，廣泛開展文獻調(diào)研，通過查閱現(xiàn)有的會議論文、期刊等資料，加深對人事檔案管理的理解和把握，理清國內(nèi)外發(fā)展現(xiàn)狀。對現(xiàn)階段事業(yè)單位人事檔案管理模式進行闡釋，通過闡述人事檔案相關(guān)制度、概念與特征，分析事業(yè)單位人事檔案管理中存在的普遍問題、重點問題。（2）案例分析法：選取河北省范圍內(nèi)人事檔案管理已實施ERP的企業(yè)，對其人事檔案管理模式進行進行調(diào)查采訪并歸類評價，并在同類企業(yè)范圍內(nèi)開展抽樣調(diào)查，力求得到第一手實證資料進行分析研究，借鑒其成熟做法。（3）對比研究法：通過對ERP在企業(yè)人事檔案管理應用中的調(diào)查研究，進行共性和差異對比。研究ERP系統(tǒng)應用于事業(yè)單位人事檔案的策略、方法和意義。分析ERP在測繪地理信息事業(yè)人事檔案管理中的適用性，在人事檔案管理制度化、統(tǒng)一化、規(guī)范化的前提下提取人事檔案基礎(chǔ)信息，從技術(shù)路線研發(fā)、信息資源利用、數(shù)據(jù)安全保密等方面，提出基于ERP環(huán)境下的事業(yè)單位人事檔案信息管理的可操作性構(gòu)建方案。

5 主要結(jié)論

1）開展ERP應用的重要性及必要性。（1）由于ERP系統(tǒng)下存儲的電子數(shù)據(jù)存在各種鏈接與關(guān)聯(lián)，因此將ERP應用于測繪地理信息人事檔案管理，可以通過系統(tǒng)工作流平臺及時準確的對所需人員信息進行搜索查閱、統(tǒng)計分析、篩選比對，甚至可以進行人事業(yè)務在線辦理，辦理結(jié)果直接記錄在電子人事檔案中，有助于提高人事檔案信息的管理效益，使管理更加精細化、準確化和高效化，同時人事檔案的統(tǒng)計數(shù)據(jù)經(jīng)過進一步的挖掘和分析，可以為單位內(nèi)部各崗位準確提供合適員工和儲備必要人才，對人力資源管理系統(tǒng)的規(guī)劃、控制和管理過程提供重要支持。（2）人事檔案管理是一項專業(yè)性很強的工作，完善事業(yè)單位人事檔案管理，必須在遵循人事檔案各項制度的前提下。由于人事檔案十大類別（1履歷、2自傳、3鑒定考核考察材料、4學歷和評聘專業(yè)技術(shù)職務材料、5政審材料、6加入黨團材料、7獎勵、8處分、9工資任免退離休等材料10.其他可供參考的材料）包含信息量眾多，因此基于ERP環(huán)境下的人事檔案管理具有系統(tǒng)而復雜的數(shù)據(jù)量和信息量，既要涵蓋規(guī)范性制度、又要注重技術(shù)性操作。要根據(jù)測繪地理信息事業(yè)單位人事檔案的特征，以技術(shù)路線開發(fā)、信息資源利用、數(shù)據(jù)安全保密等方面為主要切入點，研究基于ERP環(huán)境下的人事檔案管理，以期提高人事檔案信息的管理效益，使管理更加精細化、準確化和高效化，為單位進行有效的人力資源規(guī)劃提供基本保障。（3）傳統(tǒng)的人事檔案管理模式存在著滯后、繁雜、刻板的現(xiàn)象。只是按照人事檔案管理的十個類別，對記載職工個人經(jīng)歷、學歷、思想品德、職稱、獎勵處罰以及工資情況等方面的紙質(zhì)材料進行收集整理歸檔，作為以備考察的文件材料。但是以紙張作為媒介來保存的人事檔案，無法對所需的人員信息進行搜索查閱或者篩選比對，難以及時準確的表現(xiàn)人事信息，成為制約測繪地理信息事業(yè)單位人力資源規(guī)劃的短板。測繪地理信息行業(yè)作為國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的一個不可缺少的基礎(chǔ)性、先行性的社會公益性行業(yè)，屬于知識技術(shù)密集型行業(yè)，行業(yè)的快速發(fā)展迫切需要具有豐富生產(chǎn)組織管理經(jīng)驗的管理人員、具有科研開發(fā)能力的專業(yè)技術(shù)人才以及掌握現(xiàn)代測繪技術(shù)的技能操作人才，同時培養(yǎng)復合型人才。通過EPR能夠系統(tǒng)的分析研究測繪地理信息人事檔案，了解測繪地理信息事業(yè)單位的人員結(jié)構(gòu)，從制度層面、技術(shù)層面、實踐執(zhí)行層面等因素梳理分析人事檔案管理制約測繪地理信息事業(yè)單位人力資源規(guī)劃的原因，從而幫助單位以系統(tǒng)化的人事檔案管理，為單位決策層進行高效的人力資源規(guī)劃管理提供規(guī)范手段。

2）創(chuàng)新點。（1）國內(nèi)目前關(guān)于事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)有研究，無論從理論層面還是具體操作層面，涉及基于ERP環(huán)境下的事業(yè)單位人事檔案管理研究非常少見。開展ERP在事業(yè)單位人事檔案管理中的應用研究，能夠推動事業(yè)單位人事檔案管理模式的創(chuàng)新與發(fā)展，從而幫助事業(yè)單位提高人事檔案的開發(fā)利用率，建立和完善人才評估和激勵機制，有效推動事業(yè)單位人力資源的規(guī)劃與發(fā)展。（2）目前ERP系統(tǒng)在我國眾多企業(yè)中廣泛實施，但在事業(yè)單位中ERP大多應用于會計財務管理。通過開展ERP在事業(yè)單位人事檔案管理中的應用研究，為事業(yè)單位基于ERP環(huán)境下的人事檔案管理提供理論參考和技術(shù)支持。為不同事業(yè)單位根據(jù)自身特點和需求建立的基于ERP環(huán)境下的人事檔案管理模式提供參考，從而推動ERP產(chǎn)品更加趨向成熟。

3）應用。（1）根據(jù)人事檔案十大類別的特殊性，準確獲得管理人員、工勤人員、專業(yè)技術(shù)人員（包括測繪地理信息專業(yè)技術(shù)人員及其他經(jīng)濟、會計類專業(yè)技術(shù)人員）的各類基礎(chǔ)信息。（2）搭建基于ERP環(huán)境下的測繪地理信息事業(yè)單位人事檔案管理的數(shù)據(jù)平臺，將人事檔案十大類別的紙質(zhì)信息轉(zhuǎn)換為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息，實現(xiàn)人事檔案歷史數(shù)據(jù)的安全存儲、不同數(shù)據(jù)源的統(tǒng)一存放、龐雜數(shù)據(jù)的有效管理。保證人事檔案數(shù)據(jù)的真實性、準確性、完整性、安全性、保密性，提高人事檔案的調(diào)用效率。（3）為其他事業(yè)單位根據(jù)自身特點和需求建立的基于ERP環(huán)境下的人事檔案管理模式提供參考，從而進一步構(gòu)建基于ERP環(huán)境下的人力資源規(guī)劃數(shù)據(jù)框架。