新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理改進(jìn)及優(yōu)化

王 晨

（臨清市人民醫(yī)院，山東 臨清 252600）

檔案管理是支持醫(yī)院發(fā)展、進(jìn)步的重要因素，在新醫(yī)改背景下，醫(yī)院所產(chǎn)生的檔案數(shù)量進(jìn)一步增多，導(dǎo)致傳統(tǒng)的檔案管理方法難以適應(yīng)新的環(huán)境需求，所以為了能夠有效推動(dòng)醫(yī)院內(nèi)部管理模式變革，必須要立足于新的環(huán)境有效優(yōu)化檔案管理路徑，這也是本文研究的主要目的。

1 新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀研究

1.1 檔案管理制度不完善

在新醫(yī)改的背景下，醫(yī)院臨床工作壓力明顯提升，促使醫(yī)院必須要將自身工作的重點(diǎn)放在臨床科室上，而對(duì)檔案管理的關(guān)注度明顯下降。在這種情況下，醫(yī)院檔案管理制度長(zhǎng)時(shí)間未得到明顯變化，檔案管理制度老舊，檔案的檢查與收集工作存在諸多漏洞，最終影響了檔案管理工作質(zhì)量。同時(shí)結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況來看，新醫(yī)改下醫(yī)院科室之間的劃分更加細(xì)致，檔案管理的復(fù)雜性有顯著提升，由于現(xiàn)階段的檔案管理工作缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，會(huì)導(dǎo)致不同人員在檔案收集、管理中出現(xiàn)偏差，最終演變?yōu)闄n案丟失、遺漏等問題，影響了檔案的利用價(jià)值。

1.2 檔案管理并未實(shí)現(xiàn)與時(shí)俱進(jìn)

在大數(shù)據(jù)的時(shí)代下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)發(fā)生明顯變化，信息技術(shù)對(duì)檔案管理工作的影響更加明顯。但是醫(yī)院的檔案管理工作的開展路徑與大數(shù)據(jù)、“互聯(lián)網(wǎng)＋”之間存在嚴(yán)重的不匹配問題，雖然醫(yī)院在檔案管理中重視硬件、軟件設(shè)備建設(shè)，但是很多硬件、軟件的功能未得到有效開發(fā)[1]。例如，大數(shù)據(jù)技術(shù)在數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)處理中發(fā)揮著重要作用，但是檔案管理人員在工作中并未充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢(shì)，所使用的功能僅僅集中在數(shù)據(jù)檢索上，難以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)完成建模分析、數(shù)據(jù)預(yù)測(cè)評(píng)價(jià)等。所以根據(jù)這一實(shí)際情況可以認(rèn)為，現(xiàn)階段醫(yī)院的檔案管理水平整體較低，必須要更新檔案管理理念。

1.3 相關(guān)人員的專業(yè)素質(zhì)有待提高

很多醫(yī)院會(huì)因?yàn)闅v史原因影響造成檔案管理不規(guī)范，在傳統(tǒng)管理模式下，醫(yī)院通常不會(huì)配備專門的檔案管理人才，很多檔案管理人員并未接受過系統(tǒng)的檔案管理教育，導(dǎo)致此類員工難以對(duì)檔案管理中的突發(fā)問題、特殊問題進(jìn)行處置。而近些年隨著高校擴(kuò)招等因素影響，醫(yī)院在檔案管理中開始引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人員，有效提高檔案管理水平。但是在實(shí)際上，接受過專業(yè)檔案管理教育的人員在進(jìn)入工作崗位后幾乎沒有再學(xué)習(xí)、再教育的機(jī)會(huì)，導(dǎo)致其工作思維、理念長(zhǎng)期得不到更新，檔案管理理念跟不上時(shí)代的步伐，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理部門承受著更大的壓力，但是缺乏再教育會(huì)嚴(yán)重影響檔案管理人員的工作能力，這已經(jīng)成為不容忽視的問題。

2 新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理改進(jìn)策略分析

2.1 完善檔案管理制度

在新醫(yī)改背景下，醫(yī)院的檔案管理制度也需要作出相應(yīng)的改進(jìn)，按照責(zé)任到人的管理制度，在檔案管理中盡早劃分相關(guān)責(zé)任人，確定檔案管理的責(zé)任范疇，對(duì)檔案管理的相關(guān)措施加以明確，這是強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理能力的重要組成部分。在制度完善過程中，應(yīng)該認(rèn)識(shí)到新技術(shù)的作用，包括掃描錄入、電子備份等，并配合科學(xué)的目錄索引方法，通過數(shù)據(jù)挖掘、聚類分析等方法快速提取醫(yī)院檔案管理信息，最終在檔案管理中形成完整的管理鏈條。同時(shí)，為確保檔案管理工作能夠得到醫(yī)院其他科室以及管理層的支持，檔案管理人員也需要充分發(fā)揮自身作用，主動(dòng)與臨床科室進(jìn)行交流，并直接接受醫(yī)院正副院長(zhǎng)的領(lǐng)導(dǎo)管理，在管理架構(gòu)上聽從管理層的安排，這樣才能使檔案管理工作得到順利開展。

2.2 與時(shí)俱進(jìn)的開展檔案管理

為適應(yīng)新醫(yī)改要求，檔案管理人員的思維理念必須要進(jìn)行創(chuàng)新，主動(dòng)適應(yīng)新醫(yī)改的環(huán)境要求，并開始探索信息化技術(shù)在檔案管理中的新方向。所以為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，工作人員在檔案管理中不僅要積極創(chuàng)新思維理念，勇于開發(fā)當(dāng)前檔案管理軟件的相關(guān)功能；另一方面還需要合理運(yùn)用檔案管理技術(shù)，探索大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等方法在檔案管理中的新路徑。

以云計(jì)算技術(shù)為例，云計(jì)算技術(shù)是檔案管理的一種新方法，該技術(shù)的主要優(yōu)勢(shì)就是可以實(shí)現(xiàn)信息資源服務(wù)的多元化，為進(jìn)一步提高醫(yī)院檔案服務(wù)能力奠定基礎(chǔ)。醫(yī)院檔案再遠(yuǎn)在經(jīng)過云計(jì)算模式進(jìn)行處理后，可以將所有資源儲(chǔ)存在云平臺(tái)上，工作人員只需要操作相關(guān)應(yīng)用程序或者手機(jī)App，就能在規(guī)定的權(quán)限內(nèi)完成操作，包括上傳檔案資料、下載檔案、更改/刪除等，不需要掌握PC端檔案管理軟件的復(fù)雜知識(shí)點(diǎn)，所以在這種情況下，云計(jì)算使醫(yī)院的檔案管理變得更加高效。尤其是醫(yī)院內(nèi)部存儲(chǔ)了大量的文檔資料，種類繁多、數(shù)量大，一個(gè)普通的云計(jì)算平臺(tái)所能提供的檔案儲(chǔ)存空間達(dá)到1-5個(gè)T，儲(chǔ)存空間較大，滿足醫(yī)院一般的檔案管理需求。

2.3 進(jìn)一步提高檔案管理人員的綜合技能

醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)技能水平也是影響檔案管理水平的重要因素，所以在新醫(yī)改情況下，為了能夠適應(yīng)新的環(huán)境，就需要進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理人員技能水平。并且結(jié)合醫(yī)院檔案管理人員隊(duì)伍的現(xiàn)狀來看，進(jìn)行技能再教育是一種科學(xué)可行的手段，要求醫(yī)院定期以檔案管理科室為對(duì)象，采用“專家課堂”的方法，聘請(qǐng)具有豐富醫(yī)院檔案管理的人員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)宣講，介紹檔案管理中的注意事項(xiàng)，尤其是各種常見的檔案管理軟件（如ZOL軟件、HAMS軟件等），闡明上述軟件的操作方法以及常見問題等，增強(qiáng)工作人員對(duì)軟件的操作能力。尤其是在新醫(yī)改下，各科室的檔案記錄產(chǎn)生變化，凡屬院內(nèi)各職能科室、部門在工作活動(dòng)中形成的各種門類、載體的檔案，在黨政工團(tuán)活動(dòng)中記錄保存的相關(guān)資料、醫(yī)院相關(guān)基礎(chǔ)建設(shè)檔案以及各種醫(yī)療辦公儀器的相關(guān)記錄等，如何對(duì)上述檔案進(jìn)行有效記錄，應(yīng)該成為人員再教育中重點(diǎn)關(guān)注的問題。

2.4 細(xì)化檔案管理的相關(guān)細(xì)節(jié)

為滿足新醫(yī)改的要求，醫(yī)院檔案管理工作也必須要從細(xì)節(jié)入手，探索醫(yī)院檔案管理中的新方法。有學(xué)者研究認(rèn)為，在檔案管理過程中必須要尊重檔案的完整性，確保檔案信息內(nèi)容不缺失、內(nèi)容信息完整可靠等，并且檔案也要之一避免損壞、腐蝕，這是檔案管理的基本要求[2]。所以為滿足這一要求，則需要全體工作人員能夠定期檢查檔案完整度，排查檔案管理中可能面臨的隱患，消除人為因素對(duì)檔案管理工作的影響。同時(shí)在醫(yī)院檔案管理中也需要主動(dòng)探索檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，能夠嚴(yán)格按照國(guó)家的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)落實(shí)管理細(xì)節(jié)，規(guī)范檔案管理流程，能夠針對(duì)醫(yī)院檔案管理中發(fā)生的問題做出針對(duì)性控制，這是消除檔案管理隱患的關(guān)鍵。

3 結(jié)束語

在新醫(yī)改環(huán)境下，醫(yī)院的檔案管理模式已經(jīng)發(fā)生變化，所以為了能夠使用這一要求，需要工作人員能夠進(jìn)一步規(guī)范檔案管理路徑，落實(shí)新的管理方案，這樣才能將新醫(yī)改政策落實(shí)到位，為全面提高檔案管理能力奠定基礎(chǔ)。