新醫改背景下醫院檔案管理改進及優化

王 晨

（臨清市人民醫院，山東 臨清 252600）

檔案管理是支持醫院發展、進步的重要因素，在新醫改背景下，醫院所產生的檔案數量進一步增多，導致傳統的檔案管理方法難以適應新的環境需求，所以為了能夠有效推動醫院內部管理模式變革，必須要立足于新的環境有效優化檔案管理路徑，這也是本文研究的主要目的。

1 新醫改下醫院檔案管理現狀研究

1.1 檔案管理制度不完善

在新醫改的背景下，醫院臨床工作壓力明顯提升，促使醫院必須要將自身工作的重點放在臨床科室上，而對檔案管理的關注度明顯下降。在這種情況下，醫院檔案管理制度長時間未得到明顯變化，檔案管理制度老舊，檔案的檢查與收集工作存在諸多漏洞，最終影響了檔案管理工作質量。同時結合醫院實際情況來看，新醫改下醫院科室之間的劃分更加細致，檔案管理的復雜性有顯著提升，由于現階段的檔案管理工作缺乏統一標準，會導致不同人員在檔案收集、管理中出現偏差，最終演變為檔案丟失、遺漏等問題，影響了檔案的利用價值。

1.2 檔案管理并未實現與時俱進

在大數據的時代下，傳統的檔案管理模式已經發生明顯變化，信息技術對檔案管理工作的影響更加明顯。但是醫院的檔案管理工作的開展路徑與大數據、“互聯網＋”之間存在嚴重的不匹配問題，雖然醫院在檔案管理中重視硬件、軟件設備建設，但是很多硬件、軟件的功能未得到有效開發[1]。例如，大數據技術在數據挖掘、數據處理中發揮著重要作用，但是檔案管理人員在工作中并未充分發揮大數據的優勢，所使用的功能僅僅集中在數據檢索上，難以利用大數據技術完成建模分析、數據預測評價等。所以根據這一實際情況可以認為，現階段醫院的檔案管理水平整體較低，必須要更新檔案管理理念。

1.3 相關人員的專業素質有待提高

很多醫院會因為歷史原因影響造成檔案管理不規范，在傳統管理模式下，醫院通常不會配備專門的檔案管理人才，很多檔案管理人員并未接受過系統的檔案管理教育，導致此類員工難以對檔案管理中的突發問題、特殊問題進行處置。而近些年隨著高校擴招等因素影響，醫院在檔案管理中開始引進專業的檔案管理人員，有效提高檔案管理水平。但是在實際上，接受過專業檔案管理教育的人員在進入工作崗位后幾乎沒有再學習、再教育的機會，導致其工作思維、理念長期得不到更新，檔案管理理念跟不上時代的步伐，導致醫院檔案管理部門承受著更大的壓力，但是缺乏再教育會嚴重影響檔案管理人員的工作能力，這已經成為不容忽視的問題。

2 新醫改背景下醫院檔案管理改進策略分析

2.1 完善檔案管理制度

在新醫改背景下，醫院的檔案管理制度也需要作出相應的改進，按照責任到人的管理制度，在檔案管理中盡早劃分相關責任人，確定檔案管理的責任范疇，對檔案管理的相關措施加以明確，這是強化醫院檔案管理能力的重要組成部分。在制度完善過程中，應該認識到新技術的作用，包括掃描錄入、電子備份等，并配合科學的目錄索引方法，通過數據挖掘、聚類分析等方法快速提取醫院檔案管理信息，最終在檔案管理中形成完整的管理鏈條。同時，為確保檔案管理工作能夠得到醫院其他科室以及管理層的支持，檔案管理人員也需要充分發揮自身作用，主動與臨床科室進行交流，并直接接受醫院正副院長的領導管理，在管理架構上聽從管理層的安排，這樣才能使檔案管理工作得到順利開展。

2.2 與時俱進的開展檔案管理

為適應新醫改要求，檔案管理人員的思維理念必須要進行創新，主動適應新醫改的環境要求，并開始探索信息化技術在檔案管理中的新方向。所以為實現這一目標，工作人員在檔案管理中不僅要積極創新思維理念，勇于開發當前檔案管理軟件的相關功能；另一方面還需要合理運用檔案管理技術，探索大數據、云計算等方法在檔案管理中的新路徑。

以云計算技術為例，云計算技術是檔案管理的一種新方法，該技術的主要優勢就是可以實現信息資源服務的多元化，為進一步提高醫院檔案服務能力奠定基礎。醫院檔案再遠在經過云計算模式進行處理后，可以將所有資源儲存在云平臺上，工作人員只需要操作相關應用程序或者手機App，就能在規定的權限內完成操作，包括上傳檔案資料、下載檔案、更改/刪除等，不需要掌握PC端檔案管理軟件的復雜知識點，所以在這種情況下，云計算使醫院的檔案管理變得更加高效。尤其是醫院內部存儲了大量的文檔資料，種類繁多、數量大，一個普通的云計算平臺所能提供的檔案儲存空間達到1-5個T，儲存空間較大，滿足醫院一般的檔案管理需求。

2.3 進一步提高檔案管理人員的綜合技能

醫院檔案管理人員的專業技能水平也是影響檔案管理水平的重要因素，所以在新醫改情況下，為了能夠適應新的環境，就需要進一步強化檔案管理人員技能水平。并且結合醫院檔案管理人員隊伍的現狀來看，進行技能再教育是一種科學可行的手段，要求醫院定期以檔案管理科室為對象，采用“專家課堂”的方法，聘請具有豐富醫院檔案管理的人員進行現場宣講，介紹檔案管理中的注意事項，尤其是各種常見的檔案管理軟件（如ZOL軟件、HAMS軟件等），闡明上述軟件的操作方法以及常見問題等，增強工作人員對軟件的操作能力。尤其是在新醫改下，各科室的檔案記錄產生變化，凡屬院內各職能科室、部門在工作活動中形成的各種門類、載體的檔案，在黨政工團活動中記錄保存的相關資料、醫院相關基礎建設檔案以及各種醫療辦公儀器的相關記錄等，如何對上述檔案進行有效記錄，應該成為人員再教育中重點關注的問題。

2.4 細化檔案管理的相關細節

為滿足新醫改的要求，醫院檔案管理工作也必須要從細節入手，探索醫院檔案管理中的新方法。有學者研究認為，在檔案管理過程中必須要尊重檔案的完整性，確保檔案信息內容不缺失、內容信息完整可靠等，并且檔案也要之一避免損壞、腐蝕，這是檔案管理的基本要求[2]。所以為滿足這一要求，則需要全體工作人員能夠定期檢查檔案完整度，排查檔案管理中可能面臨的隱患，消除人為因素對檔案管理工作的影響。同時在醫院檔案管理中也需要主動探索檔案管理的技術標準，能夠嚴格按照國家的相關標準落實管理細節，規范檔案管理流程，能夠針對醫院檔案管理中發生的問題做出針對性控制，這是消除檔案管理隱患的關鍵。

3 結束語

在新醫改環境下，醫院的檔案管理模式已經發生變化，所以為了能夠使用這一要求，需要工作人員能夠進一步規范檔案管理路徑，落實新的管理方案，這樣才能將新醫改政策落實到位，為全面提高檔案管理能力奠定基礎。