醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化思考

林 浩

（平泉市醫(yī)院，河北 平泉 067500）

在醫(yī)院運營期間檔案資料涉及醫(yī)務(wù)管理、人事管理以及財務(wù)管理等內(nèi)容，并且醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)流程具有繁瑣、細(xì)致的特點，如果不及時找出各個流程中的問題，制定相應(yīng)解決對策，那么醫(yī)院檔案管理科室職能將被弱化，因此實際工作期間檔案管理科室應(yīng)與其他科室進行有效的溝通，從而構(gòu)建檔案業(yè)務(wù)管理方面相對完善的檔案資料，與此同時將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)代入到檔案管理業(yè)務(wù)流程當(dāng)中，這對于醫(yī)院管理科學(xué)化水平的提升具有重要意義，也是醫(yī)院實現(xiàn)經(jīng)濟效益與社會效益進一步提升的必然趨勢，為了促進醫(yī)院檔案管理效率與質(zhì)量的提高，本文將對醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化措施進行分析。

1 醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)流程內(nèi)容分析

醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)流程優(yōu)化指的就是在以往檔案管理前提下，以自身整體戰(zhàn)略角度出發(fā)實施的業(yè)務(wù)流程優(yōu)化與改進工作，從而促進醫(yī)院檔案管理水平的提升，保障其滿足新時期醫(yī)院發(fā)展和社會需求。在醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)流程優(yōu)化過程中，相關(guān)工作人員應(yīng)整理各項已經(jīng)出臺的檔案管理規(guī)章制度，將其與現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理要求進行結(jié)合，綜合考慮各個流程的優(yōu)化措施，從而促進科學(xué)化檔案管理流程的構(gòu)建。與此同時醫(yī)院檔案業(yè)務(wù)流程要想實現(xiàn)優(yōu)化發(fā)展，還應(yīng)建立與完善內(nèi)部檔案管理業(yè)務(wù)組織，保障檔案信息從采集到處理到存儲等各個環(huán)節(jié)的流暢性與連貫性，促進醫(yī)院檔案管理與使用效率的提高。由此可見對于醫(yī)院單位來說，檔案管理業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化十分重要，不僅能夠更好地體現(xiàn)出檔案管理價值，還有利于檔案管理過程中不同參與科室責(zé)任與義務(wù)的明確，從而為患者與醫(yī)護人員提供更好的檔案服務(wù)[1]。

2 醫(yī)院檔案管理常見問題

2.1 檔案管理制度完善性有待提升

醫(yī)院檔案管理工作涉及人事檔案、文書檔案與財務(wù)檔案等各項內(nèi)容，是一個復(fù)雜、繁瑣的管理系統(tǒng)，檔案管理制度的構(gòu)建與完善，是全面開展管理業(yè)務(wù)的前提條件。但是目前部分醫(yī)院檔案管理制度尚未完善，甚至沒有專門的檔案管理部門，雖然檔案有工作人員整理，但是往往工作處于松散的狀態(tài)，這嚴(yán)重制約了醫(yī)院的發(fā)展，與此同時醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)流程缺乏監(jiān)督機制，檔案管理工作的開展與考核流于表面化，管理人員通常為了應(yīng)付上級領(lǐng)導(dǎo)而定期整理資料，一些管理制度無法得到有效的落實，在這樣的情況下檔案管理業(yè)務(wù)自身價值無法得到體現(xiàn)[2]。

2.2 檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提升

檔案管理是現(xiàn)代醫(yī)院管理的重要組成部分，但是往往醫(yī)院管理人員缺乏對檔案管理應(yīng)有的重視，將人力、物力以及財力大量投入到醫(yī)療技術(shù)與設(shè)備引進方面，而忽略了檔案管理業(yè)務(wù)流程的重要性。首先醫(yī)院檔案管理隊伍的構(gòu)建缺乏合理性，在沒有經(jīng)過崗前培訓(xùn)的前提下，檔案管理人員無法掌握醫(yī)院現(xiàn)階段檔案信息，并且隊伍缺乏專業(yè)性，管理能力與醫(yī)院自身檔案管理工作的需求不符[3]。其次由于醫(yī)院檔案管理人員業(yè)務(wù)能力參差不齊，并且缺乏有效的管理方式與豐富的管理經(jīng)驗，使有些檔案管理目前仍呈現(xiàn)僵化狀態(tài)，給檔案工作的深入改革也帶來了一定困難。除此之外，相關(guān)管理人員缺乏檔案管理業(yè)務(wù)流程意識，管理觀念較為陳舊，無法保障醫(yī)院檔案管理的科學(xué)性與規(guī)范性。

3 醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化措施

3.1 在傳統(tǒng)檔案管理業(yè)務(wù)流程基礎(chǔ)上再設(shè)計

對于醫(yī)院傳統(tǒng)檔案管理物業(yè)流程，我們應(yīng)秉承取其精華去其糟粕的原則對其進行借鑒，立足于傳統(tǒng)檔案管理流程開展優(yōu)化工作，之后根據(jù)醫(yī)院實際情況與發(fā)展特點，有針對性地構(gòu)建、再設(shè)計檔案管理業(yè)務(wù)流程，保障檔案管理流程的完整性。首先應(yīng)明確檔案管理業(yè)務(wù)流程各崗位人員職能，采取專人負(fù)責(zé)制開展工作，這樣能夠有效改善以往檔案管理期間管理人員互相推脫責(zé)任的問題，在一般情況下由檔案管理或辦公室科室負(fù)責(zé)醫(yī)院檔案管理工作，而科室內(nèi)部各崗位人員也是檔案管理的主要負(fù)責(zé)人。

其次應(yīng)準(zhǔn)確找出檔案管理核心業(yè)務(wù)進行再設(shè)計，根據(jù)現(xiàn)代醫(yī)院自動化辦公需求，我們可以再次設(shè)計各個檔案管理流程，實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的改進與優(yōu)化，如目前醫(yī)院行政后勤部門、辦公室人員在接受檔案管理任務(wù)，并且接收到檔案資料后，應(yīng)第一時間將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)化為電子文檔的形式存儲，之后根據(jù)實際情況構(gòu)建相應(yīng)電子文檔索引，促進檔案管理業(yè)務(wù)流程全面信息化目標(biāo)的實現(xiàn)。在完成文檔處理工作之后，將文檔以電子的形式傳輸?shù)较嚓P(guān)管理部門，這樣檔案管理部門可以更加便捷地查詢檔案資料，利用電子自動化系統(tǒng)歸檔各類文件。在這里管理人員需要注意，應(yīng)及時做好檔案備份工作，以防電子檔案丟失的現(xiàn)象發(fā)生。由于醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)流程設(shè)計人員較多，因此更應(yīng)明確各個流程工作人員責(zé)任制度，根據(jù)人員自身情況與檔案管理、計算機操作水平為其劃分職責(zé)，這樣能夠有效激發(fā)檔案管理人員工作積極性[4]。

3.2 醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)流程具體實施期間的優(yōu)化措施

醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)流程構(gòu)建后，還應(yīng)完善具體實施過程中的優(yōu)化，這樣才能夠發(fā)現(xiàn)檔案管理業(yè)務(wù)流程優(yōu)化期間的不足之處。首先應(yīng)結(jié)合醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)流程及檔案管理常見問題進行綜合分析，將優(yōu)化措施在檔案管理中落實。管理人員可以依據(jù)醫(yī)院檔案管理需求與優(yōu)化標(biāo)準(zhǔn)開展檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)培訓(xùn)工作，定期組織管理人員開展座談，讓檔案管理人員互相交流工作經(jīng)驗，從而實現(xiàn)共同進步的目標(biāo)，也可以邀請專業(yè)人員為其講授檔案管理專業(yè)知識，從而加深檔案管理人員對于相關(guān)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化重要性的理解，并且積極主動投入到工作當(dāng)中。除此之外，在檔案形成、處理、存儲以及應(yīng)用的各個階段，業(yè)務(wù)流程優(yōu)化及完善都是十分重要的，管理人員應(yīng)注重各個流程信息化管理技術(shù)的升級，不定期監(jiān)督與檢查檔案管理業(yè)務(wù)流程優(yōu)化效果，保障優(yōu)化措施貫徹到檔案管理全過程當(dāng)中。由此可見，醫(yī)院檔案管理流程的優(yōu)化是一個連貫的過程，在每一環(huán)節(jié)中管理人員都應(yīng)反思與總結(jié)，針對新的問題進行思考和研究并不斷加以改進。

4 總結(jié)語

綜上所述，在醫(yī)院發(fā)展與運營過程中，檔案管理涉及各個部門的數(shù)據(jù)資料與文獻資料，是醫(yī)院自身發(fā)展的重要體現(xiàn)，其中一些信息對于醫(yī)院發(fā)展具有決定性影響，但是經(jīng)過實際調(diào)查可以了解到，現(xiàn)階段部分醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)流程存在一定問題，因此本文對醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)流程優(yōu)化措施進行了具體分析，以期實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化和高效化，為醫(yī)患提供更好的檔案相關(guān)服務(wù)，推動醫(yī)院建設(shè)可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)的實現(xiàn)。