對(duì)基層地勘事業(yè)單位文書與檔案工作的認(rèn)識(shí)

吳 軍

（山東省煤田地質(zhì)局第二勘探隊(duì)，山東 濟(jì)寧 272100）

文書與檔案工作是檔案建立的基礎(chǔ)，黨的十八大以來黨中央提出了全面依法治國(guó)方略，事業(yè)單位文書與檔案工作日顯重要，事業(yè)單位尤其是生產(chǎn)性事業(yè)單位業(yè)務(wù)領(lǐng)域多、檔案種類多，但在日常工作中存在重視程度不夠等問題，只有不斷加強(qiáng)文書與檔案工作的制度建設(shè)，從人力、物力上予以保證，才能更好地促進(jìn)單位的發(fā)展。

1 基層地勘事業(yè)單位文書與檔案工作的重要性

黨的十八大以來，黨中央提出了全面依法治國(guó)總方略，黨的十八屆四中全會(huì)提出了“建設(shè)中國(guó)特色社會(huì)主義法治體系，建設(shè)社會(huì)主義法治國(guó)家”這一全面推進(jìn)依法治國(guó)的總目標(biāo)，法律法規(guī)建設(shè)日趨完善，黨和政府對(duì)事業(yè)單位及國(guó)有企業(yè)的管理更加規(guī)范。

《中國(guó)共產(chǎn)黨巡視工作條例》于2017年7月1日修改后頒布實(shí)施，《條例》規(guī)定中央及省市地方黨委，要在一個(gè)任期內(nèi)完成包括所管轄的事業(yè)單位黨委（黨組）等領(lǐng)導(dǎo)班子及班子成員的巡視（巡察）。巡視（巡察）的內(nèi)容包括違反政治紀(jì)律和政治規(guī)矩問題，違反廉潔紀(jì)律、以權(quán)謀私、貪污賄賂、腐化墮落等問題，違反組織紀(jì)律問題，違反工作紀(jì)律、生活紀(jì)律問題等，而且每一類問題又包括很多具體內(nèi)容，涵蓋班子及每一位班子成員日常履職情況。巡視（巡察）方式有多種，其中包括調(diào)閱、復(fù)制有關(guān)文件、檔案、會(huì)議記錄等。《中華人民共和國(guó)審計(jì)法》第二十條規(guī)定，審計(jì)機(jī)關(guān)要對(duì)國(guó)家事業(yè)組織和使用財(cái)政資金的其他事業(yè)組織的財(cái)政收支進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督。《審計(jì)法實(shí)施條例》第二條，審計(jì)是指審計(jì)機(jī)關(guān)依法獨(dú)立檢查被審計(jì)單位的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告以及其他與財(cái)政收支、財(cái)務(wù)收支有關(guān)的資料和資產(chǎn)，監(jiān)督財(cái)政收支、財(cái)務(wù)收支真實(shí)、合法和效益的行為。由此可見，巡視（巡察）、審計(jì)是事業(yè)單位運(yùn)行中必須要接受的具有一定周期性的法律監(jiān)督。除此以外，政府主管部門每年要對(duì)其分管的事業(yè)單位進(jìn)行績(jī)效考核，基層事業(yè)單位要接受主管單位的專業(yè)性檢查考核。在巡視（巡察）、審計(jì)及績(jī)效考核、專業(yè)性檢查考核中，檔案是重要的證明材料，文書與檔案工作的好壞直接影響相關(guān)部門做出的巡視（巡察）、監(jiān)督考核結(jié)果，所以基層事業(yè)單位文書與檔案工作極其重要。

2 基層地勘事業(yè)單位文書與檔案工作特點(diǎn)

地勘行業(yè)工作性質(zhì)特別，文書與檔案工作具有復(fù)雜性的特點(diǎn)。

1）管理類檔案類型多。基層地勘事業(yè)單位多是差額事業(yè)單位，不僅承擔(dān)著政府賦予的相關(guān)職能，而且還有市場(chǎng)創(chuàng)收方面的任務(wù)，業(yè)務(wù)種類多樣。如黨的建設(shè)工作、人事勞動(dòng)工作、審計(jì)工作、科技工作、工會(huì)工作、團(tuán)委工作、財(cái)務(wù)管理、安全生產(chǎn)管理、資產(chǎn)管理、質(zhì)量管理以及經(jīng)營(yíng)管理等。而且一個(gè)業(yè)務(wù)種類又包括很多分項(xiàng)工作，如黨的建設(shè)就包括本級(jí)黨的代表大會(huì)、重大事項(xiàng)會(huì)議研究、黨委理論中心組學(xué)習(xí)、監(jiān)督執(zhí)紀(jì)、黨員學(xué)習(xí)教育、支部建設(shè)等。目前雖然反對(duì)留痕主義，但每一種業(yè)務(wù)及其分項(xiàng)工作建立必要的檔案是完全需要的。

2）專項(xiàng)工作多。基層地勘事業(yè)單位從事固體、氣體、液體礦產(chǎn)勘查，從事地質(zhì)鉆探施工、水工環(huán)地質(zhì)調(diào)查、地質(zhì)災(zāi)害防治、測(cè)繪等工作，需要相應(yīng)的資質(zhì)做支撐，雖然目前已經(jīng)取消了礦產(chǎn)勘查類、地質(zhì)鉆探類資質(zhì)審批，但仍然是承攬項(xiàng)目的有利條件，地質(zhì)災(zāi)害防治、測(cè)繪等業(yè)務(wù)繼續(xù)執(zhí)行資質(zhì)審批，資質(zhì)審批涉及人員、設(shè)備（儀器）、管理制度、業(yè)績(jī)等檔案的收集整理，并且主管單位每年都要開展相應(yīng)的審核檢查，也需要相關(guān)檔案作為支撐。

測(cè)繪是涉密工作，需要建立相關(guān)的管理制度進(jìn)行存檔，如檔案員崗位責(zé)任制、測(cè)繪成果歸檔制度、測(cè)繪檔案管理制度、測(cè)繪檔案保密制度、測(cè)繪檔案借閱制度、測(cè)繪檔案計(jì)算機(jī)房管理制度、測(cè)繪底圖管理制度等，用于測(cè)繪業(yè)務(wù)涉密檢查及資質(zhì)升級(jí)、延續(xù)。

安全是生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位最為關(guān)鍵的一項(xiàng)工作，習(xí)近平總書記提出了生命重于泰山的安全理念，除法律法規(guī)、管理制度、安全運(yùn)行紀(jì)律需要建立檔案外，各級(jí)安全主管部門安排的專項(xiàng)工作也需要建立單獨(dú)的檔案，如安全生產(chǎn)月活動(dòng)、安全生產(chǎn)專項(xiàng)整治三年行動(dòng)及夏季安全生產(chǎn)、冬春季安全生產(chǎn)等。

3）技術(shù)檔案多。基層地勘事業(yè)單位從事施工類業(yè)務(wù)多種多樣，每種業(yè)務(wù)每年都有很多的項(xiàng)目，每個(gè)項(xiàng)目都要建立技術(shù)檔案，包括文字、圖件、附表、附件等。技術(shù)檔案有其獨(dú)立的管理制度，除向業(yè)務(wù)主管部門的檔案館匯交、提供給委托方外，還需向單位檔案室匯交保存。

4）常有階段性重大工作。基層地勘事業(yè)單位從事施工類業(yè)務(wù)需要各類設(shè)備儀器，使用一定年限后將予以報(bào)廢，采購(gòu)更新所需設(shè)備儀器。設(shè)備儀器的采購(gòu)涉及立項(xiàng)申請(qǐng)、批準(zhǔn)、實(shí)施等環(huán)節(jié)，而實(shí)施包括調(diào)研、考察、比價(jià)、會(huì)議研究、招標(biāo)、簽訂合同（含技術(shù)協(xié)議）、供貨驗(yàn)收入庫(kù)等環(huán)節(jié)，每一個(gè)環(huán)節(jié)都需要建立相應(yīng)的檔案并保存。

3 基層地勘事業(yè)單位文書與檔案工作存在的問題

1）重視程度不夠，缺乏統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)。檔案工作與其他工作相比，眼前的社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益不明顯，這往往導(dǎo)致部門和領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)有所偏見，認(rèn)為檔案工作不重要[1]。另外，也有的認(rèn)為檔案工作就是收集整理歸檔的簡(jiǎn)單工作，技術(shù)含量不高，也不屬于工作業(yè)績(jī)考核的內(nèi)容，只要做到差不多就行。正是對(duì)檔案工作的不重視，導(dǎo)致檔案工作缺乏統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，沒有建立起自上而下的領(lǐng)導(dǎo)體系，檔案工作人員按照自己對(duì)檔案的理解各自處理各自的檔案。

2）人員配備不足，檔案管理機(jī)構(gòu)不健全。受歷史原因影響，基層地勘事業(yè)單位往往只側(cè)重對(duì)技術(shù)檔案而忽視文書檔案，在人才隊(duì)伍建設(shè)中不考慮文秘、檔案專業(yè)人員的引進(jìn)，檔案管理由自考人員擔(dān)任，配備人員極少并且多為兼任。在部門設(shè)置上，缺少檔案工作專門部門，檔案工作由辦公室負(fù)責(zé)。人員配備少、缺少專門部門，導(dǎo)致檔案工作責(zé)任制難以得到全面落實(shí)，也影響了檔案工作質(zhì)量。

3）文書類檔案質(zhì)量有待提高。文書檔案中的會(huì)議記錄，它是基層地勘事業(yè)單位“三重一大”研究過程的反映，在文書類檔案中居于舉足輕重的地位，但由于記錄人員多出身于工程技術(shù)專業(yè)，缺乏文秘、檔案專業(yè)知識(shí)，導(dǎo)致記錄不規(guī)范問題出現(xiàn)，如不需記錄的內(nèi)容進(jìn)行了記錄等。

4）職責(zé)界限不明晰，造成檔案缺失。基層地勘事業(yè)單位檔案種類多，并且都分散在各業(yè)務(wù)部門中，由于沒有設(shè)立統(tǒng)一的檔案管理部門，檔案管理制度不健全，導(dǎo)致部門對(duì)檔案的整理不及時(shí)、存放零散，有時(shí)發(fā)生丟失，尤其是崗位變動(dòng)又沒有檔案交接規(guī)定更易發(fā)生丟失。部門工作人員缺乏檔案意識(shí)，不主動(dòng)向檔案管理人員移交檔案，使檔案長(zhǎng)期滯留在部門。

4 基層地勘事業(yè)單位文書與檔案工作改進(jìn)建議

1）加強(qiáng)培訓(xùn)，提高各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案的重視程度。檔案工作不僅是工作成果的反映，更是單位各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部及文書檔案工作人員履職情況的反映，是確保單位健康發(fā)展的基礎(chǔ)之一，要重視檔案工作，加強(qiáng)培訓(xùn)，聘請(qǐng)紀(jì)檢監(jiān)察、審計(jì)部門的專家結(jié)合巡視（巡察）、審計(jì)業(yè)務(wù)的開展，有針對(duì)性的講授事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)干部履職需要注意的問題，以及檔案在巡視（巡察）、審計(jì)業(yè)務(wù)開展中的作用。向檔案工作人員講授文書檔案特別是會(huì)議記錄的記錄方法，檔案的建立方法等。

2）建立檔案工作管理體系。管理體系是維持工作運(yùn)行和取得效益的一系列管理辦法、管理機(jī)構(gòu)、管理理念、管理人員的總稱。為提高檔案工作水平，包括基層地勘事業(yè)單位在內(nèi)的各組織，都需要建立適合自身特點(diǎn)的檔案工作管理體系，建立檔案管理辦法，宣傳貫徹檔案管理理念，增設(shè)專業(yè)部門并配備充足的人員，明確各業(yè)務(wù)部門在檔案管理中的職責(zé)，提出檔案建立目錄，并加以實(shí)施，確保檔案工作順利運(yùn)行。