中學人事檔案管理對學校人力資源管理的作用與啟發

羅許慧

（華中師范大學第一附屬中學，湖北 武漢 430223）

人事檔案管理工作，主要負責記錄在校教職工的日常工作和相關狀態，從而對管理結構進行優化，并且提升管理質量。學校的人事檔案一般是由人力資源部進行收集并負責進行整理和保管，以便后期隨時調閱。從國內目前人力資源管理的工作展開情況來看，需要對人事檔案管理的工作質量進行監管，從而為日后相關工作的開展提供有力支持。

1 原始資料信息的重要性

檔案資料能夠提供相關證明，其作為原始資料，本身有一定的權威性，并且具備一定的法律效應，每一份檔案資料都具備很高的使用價值。檔案信息在檔案管理過程中具有唯一性，一旦被毀壞就很難修補。目前，紙質檔案仍然是難以被替代的原始檔案信息，無論技術如何發展，紙質檔案本身都具備不能被電子檔案所取代的特點。因此，對原始人事檔案進行科學管理是非常有必要的。

1）保存并提供真實信息。人事檔案記錄著學校教職員工的基本信息，其中包括相關人員的學歷、專業、年齡、健康狀況、履職情況等。同時還記錄著教職工的科研成果以及教學成果等信息，這些信息在教職員工進行職務評定的時候能夠發揮重要作用。因此，完整的人事檔案將為教師管理部門、人事部門和科研部門提供最可靠、最基本的信息。

2）人事變更的憑證。學校人員流動時，要將人事檔案帶到新的單位，檔案中記錄的是相關人員工資待遇、履職情況等重要信息。通過調查檔案，讓新單位相關負責人能夠以檔案中所記錄的年齡、工作年限以及時間等信息確定相關人員的工資待遇，一旦出現檔案丟失或相關信息不完整的情況，新單位就不能實現對教職工的待遇和職責的正確劃分，對教職員工今后的工作會產生巨大影響。

3）有利于學校對人力資源的合理預測。高效的人事檔案管理工作能為學校在人力資源管理方面提供一定的支持，能幫助學校分析當前的人力資源結構是否合理，并且通過分析人事檔案，能夠對相應的人才引進和培養策略進行干預和預測，通過這種方式對學校人力資源結構進行優化。

2 學校人事檔案管理工作現狀與問題

1）檔案管理人員觀念較弱。學校的人事檔案管理工作質量高低以及管理工作水平的高低，在很大程度上取決于相關工作人員對本工作的重視程度，以及相關工作人員自身的業務技術與政治素養。當前國內學校人事檔案管理人員的業務素養較低，且計算機的操作水平有限，不能與現代化改革發展相適應。并且很多檔案管理人員對本職工作缺乏正確的認知，沒有將相關檔案材料交到專門的檔案管理部門。出于種種原因，人事檔案材料不能實現較為完整的歸檔，而且違反了檔案管理規定，為后期相關工作的順利開展埋下隱患。

2）檔案材料內容錯誤較多。在學校人事檔案管理中，較為突出的問題是教職員工的人事檔案的完整性和真實性不能得到有效保證。在很多檔案材料中，大部分內容都是相關管理人員或本人填寫上去的，如出生日期、入黨日期等信息。但是在具體工作中，經常出現人事檔案中的部分內容呈現前后不一致的狀況，這種情況為檔案管理人員的管理工作帶來了一定的困難，并且學校干部的任職時間、個人經歷、工作待遇的調整等工作也容易出現誤差。

3）檔案材料搜集不規范。通常情況下，大部分學校人事檔案管理人員會將自己保管的檔案材料交到學校的檔案管理部門，這種情況導致人事檔案材料的搜集不夠規范。另外，在人事管理部門、組織部門中受到一定的局限，并且有很多有價值的材料，如能反映個人業績的信息材料，有一部分是由院校科研室或教務處掌握，另一部分在不同部門或人員手中分散掌握。這在一定程度上破壞了學校人事檔案材料管理的整體性，且直接降低檔案使用價值。

4）檔案材料管理水平較低。根據國家組織部的相關條例的規定，搜集歸檔的材料首先要具備一定的完整性，并要保證材料的真實性。另外，保證信息的清晰度，手續是否齊全等有明確的要求。要經過組織審查并蓋章，或經過本人簽字蓋章，基于以上程序才能歸入相關檔案中。對于新任職的教職員工而言，其檔案的整體完成度較差，普遍存在少加蓋公章的現象，一些檔案中的字跡較為潦草，不符合相關規定。還存在上層組織審查意見缺失情況，部分新職工存在使用不規范的圓珠筆、鉛筆等填寫材料內容的現象，在一定程度上增加了材料管理人員的工作難度，并且讓人事檔案的材料的完整度受到影響。

3 學校檔案管理對人力資源管理的啟發

1）構建完善的人事檔案管理機制。學校在進行人事檔案管理工作的過程中，對那些不能完全適應新形勢的規定，要對其進行較為徹底的改革，并在此基礎上構建新的人事檔案管理機制。通過這種方式讓檔案管理人員能夠及時有效地搜集各方面材料。檔案材料管理工作的基礎原則就是要確保材料的真實性，為了滿足這一原則，相關工作人員需要對材料內容進行審查，并對材料來源進行追蹤。如果忽視了檔案材料的真實性原則，人事檔案材料也就失去了存在的價值。因此，在實際工作過程中，相關工作人員要認真進行檔案材料歸檔工作，并根據相關規定進行整理，確保檔案材料的真實有效性，同時也要注意檔案材料的完整性，使得檔案材料質量符合歸檔要求。

2）加強對檔案內容信息的規范。相關工作人員要保證檔案來源的可靠性，對相關干部的檔案進行仔細核查，對其關鍵性信息進行認真校對，如出生日期、入黨日期，并對其在工資待遇等方面的信息變化給予及時地糾正，以確保整個檔案信息的及時性和有效性。于相關信息前后不一致等情況，要做到對其進行及時更改，并及時糾正相關錯誤，及時規范整個檔案的信息的有效性和精準性。

3）規范檔案材料的搜集方式。人事部門要對負責保管的所有檔案進行嚴格把控，尤其在個人資料的填寫方面，要保證其信息的精準度。需要本人簽字的信息，務必讓本人進行簽字，由學校組織對其進行嚴格審查，并加蓋公章。遇到本人不能及時到場的情況，相應的上級部門要認真標明原因，并加蓋公章進行歸檔。遇到某些字跡不夠清晰的情況，要讓本人對檔案進行重新填寫，在源頭上杜絕不規范、不完整的檔案，對檔案材料文字的清晰度、 并且在加蓋公章的基礎上進行歸檔。

4 結語

人事檔案管理是學校人力資源管理工作中非常重要的檔案材料的完整性，使得檔案材料質量符合歸檔要求。組成部分，并且與學校教育改革有著密切的聯系。因此，在新形勢下讓人事檔案發揮其應有的作用，促進人事制度改革和人力資源管理的有效發展，從而為學校的整體有序發展提供有力的支持。學校管理者對此應給予足夠的重視，對人事檔案資源的管理給予更有力的支持，使整個工作能夠對有序進行，保證學校各項工作能夠穩定進行。