基層單位提高檔案利用之我見

梁秀平

（惠東縣不動產檔案館，廣東 惠州 516300）

檔案本身是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。在基層單位的檔案則是基層單位處理工作時的原始記錄，檔案的利用率直接影響基層單位工作效果。當前基層單位檔案的利用率較低，部分單位都沒有完善的檔案管理制度，檔案管理人員素質不佳，管理水平較低，檔案信息資源開發不足，沒有實現有效地檔案管理工作，這也就直接導致檔案管理很容易出現問題。為此需要根據這些問題思考提升檔案利用率的方法。

1 加強檔案管理人員的培訓工作

在基層單位的檔案管理工作中是由專門的檔案管理人員的，而檔案管理人員的管理能力是影響檔案利用率的關鍵性因素。基層單位處理的事務通常比較瑣碎，因此需要設計的檔案數量也較多，一個檔案從開始存檔需要經歷領導審批、文件起草、定稿、形成檔案、存檔以及需要使用檔案的取檔活動都是有人的參與的，其中檔案管理人員的質量尤為重要，檔案管理人員的管理質量直接影響檔案的利用率，若是檔案管理人員素質不佳，就很容易出現問題像是在存檔時混亂存放檔案，導致后期取檔人想要調用檔案時尋找困難，更有甚者都無法找到檔案，導致檔案無法被使用，利用率必然下降。同時隨著信息技術在管理領域的應用，紙質檔案逐漸被電子檔案代替，此時在進行檔案管理時對于檔案管理人員的素質要求也就更高了，需要檔案管理人員能夠掌握相應的電子信息技術操作技能[1]。因此，基層單位的領導需要重視對于檔案管理人員的素質培訓工作，首先需要加強檔案管理人員的崗前培訓工作，在上崗前就需要對管理人員的素質進行培訓，主要培訓的內容應該包括檔案管理人員在工作中需要涉及的一些專業技能，除此之外還包括利用信息技術進行檔案存取的步驟等工作，尤其是錄入檔案與取出檔案的相應的審批流程，保證檔案存儲位置正確且工作速度快，質量高。這樣基層工作人員才會在工作時愿意去借調檔案。對于新進入崗位的管理人員是最容易出錯的因此崗前培訓要全面且科學。可以請本單位高素質的檔案管理人員就本單位檔案管理的方法進行介紹，尤其是要介紹電子檔案操作系統。除了進行理論培訓外還需要進行實操培訓，可以利用一些虛擬檔案組字檔案實踐培訓讓新的檔案管理人員可以迅速地掌握其中的內容。同時為了調動新進檔案管理人員的工作熱情可以組織檔案錄入或者存檔競賽，以此調動其積極性，幫助檔案管理人員更快的提升工作能力。其次是需要加強在崗人員的培訓，隨著信息技術的不斷發展，電子檔案系統的功能一直在完善，相應的系統一直在更新，那么有很多流程也需要做出改變若，因此對于在崗的檔案管理人員也需要進行相應的技能培訓，這樣才能夠保證崗位人員的素質能夠得到很好的提升，促進檔案利用率的 提升[2]。

2 完善單位檔案管理的規章制度

檔案管理制度是檔案管理人員以及其他與檔案利用工作進行檔案的管理與使用的依據，是判定檔案管理人員工作素質以及使用人員要求是否合格的標準。要想有效提升檔案利用率就必須保證檔案管理是合乎規范的，只有如此才能夠保證檔案使用合乎要求，可以保證檔案的安全性。基層單位作為政府工作單位其涉及的檔案都是需要保密的，若是因為檔案丟失而導致機密被竊取那么不僅檔案利用率得不到提升反而還會威脅到國家安全[3]。

3 利用信息技術將檔案管理科技化

隨著國家各項改革的不斷深化，對于基層單位的要求也越來越高，基層單位工作人員的任務越來越重，因此，基層單位涉及的檔案內容以及檔案對于后續工作開展程度的影響也越來越深入，因此對于基層單位檔案利用率的要求也就越來越高。而隨著信息技術的不斷發展，信息技術也逐漸應用在了檔案管理之中，利用信息技術將檔案管理科技化能夠有效提升檔案管理的質量，這樣就能夠推動檔案管理的利用率，為此基層單位領導應該重視將信息技術引入到檔案管理之中。可以利用計算機進行電子表格的使用和處理，利用電子表格和數據庫實現檔案一體化管理，這樣能夠有效縮短檔案的運行周期，保證檔案的管理效率，優化檢索利用的效率，提升用檔人員調動檔案的效果，為檔案利用率的顯著上升奠定基礎。

4 加強單位間的溝通吸收管理經驗

“眾人拾柴火焰高”唯有團結協作才能夠保證工作效率，各基層單位間雖然說有各自的職能，但是最終目標都是為人民服務。提升檔案利用率能夠有效地提升工作質量也是為了提升為人民服務的質量的有效途徑，因此各單位間需要加強溝通交流，了解各自單位在檔案利用上的一些獨特的有效的經驗，然后結合本單位的檔案使用情況的特點取其精華，這樣才能夠保證檔案管理的有效性以及科學性。首先可以舉辦基層單位檔案利用率情況匯報會，在會議上各單位的領導簡要闡述本單位在提升檔案利用率上所制定的一些類規章制度以及取得的成功經驗。其次參會人員也需要包括本單位的檔案管理骨干，要求其認真參會，吸取成功的檔案管理經驗。最后還可以組織實踐展示活動，讓各單位的業務骨干對本單位檔案管理與使用的主要方法進行演示，在演示的過程當中彼此可以互相交流借鑒，以此達到提升檔案利用率的最終目的。

例如，A公司與B公司發生了土地糾紛，來到檔案館要求查找關于兩個公司與土地有關的所有檔案。在檔案館查找無果的情況下，管理中心與上級檔案室進行了對接，在檔案館與局相關工作人員的共同努力下，在庫房找到了存放保管的A、B兩個公司的檔案。在這種情況下，A、B兩個公司的人員在查閱相關的文件、通知、通報后，對所需的檔案內容進行了復印。檔案館通過與上級單位的溝通，確保了A、B兩家公司順利取走了所需要的檔案復印文件，又例如2019年9月23日縣檢察院查詢縣育才中學土地使用情況，證實了檢察院工作的廣泛性，全面性，為該單位辦理案件提供了幫助。在提高了檔案館辦事效率的基礎上，也為群眾提供了支持，從而提高了檔案館服務社會的效率和質量，真正為社會層面不同公司的真實需求提高輔助性幫助。

5 總結

綜上所述，基層單位工作開展質量對樹立政府的權威性，落實各項政策有重要的作用。而檔案能夠幫助基層單位更好的開展各項工作，因此需要思考提升檔案利用率的機會。為此要想有效提升基層單位檔案的利用率首先就需要基層單位重視檔案管理工作，加強檔案管理人員的培訓工作，提升檔案管理人員的素質。其次就是要完善單位檔案管理的規章制度，保證管理人員能夠更好的開展工作，再次是需要利用信息技術將檔案管理科技化，為提升檔案使用率添加動力。最后要加強單位見得溝通交流，吸收管理經驗，讓檔案管理更科學，也可以有效提升檔案利用率。