淺談機關事業單位檔案管理工作的難點及解決對策

金玉蓮

（吉林省公主嶺市經濟信息中心，吉林 公主嶺 136100）

檔案工作在機關事業單位中是對于人員、日常運營以及活動資料記錄的一項重要工作，它也能夠運用到對人才的招聘、考核、升職當中。所以對于檔案資料的科學管理并合理利用也是單位能夠良性運行與發展的重要途徑，否則的話就會造成內部工作混亂且無法實施有效服務的困境。但是在實踐工作當中，一般會受到內外部諸多因素的影響，而我國大部分機關單位對于檔案管理工作上還是存在著很多缺陷的，所以怎樣才能促進工作的順利開展現階段成為事業單位當中的主要改革方向。

1 機關事業單位檔案管理工作當中的難點

1.1 機關事業單位內部檔案管理工作人員專業素養較低

很多地區的機關事業單位對于檔案管理工作的人員聘用相關要求并不高，有些人通過關系不用考錄就能入職，這就是對于工作的不重視，而在職的這些工作人員從整體的素養上分析普遍較低，甚至還有些單位內部出現了身兼數職的情況，比方說一邊管理著財務另一面管理檔案，這樣就會出現內部機制混亂的情況。另外，部分單位在對于人力資源的調配的上有著明顯的不足，經常將工作指派給不專門負責的人員，這樣就會讓工作變得十分低效。再者檔案管理工作者的專業素養存在不足的話他們在日常的工作上各方面能力都會存在缺陷，要么檔案信息整理較慢不及時更新，要么就是在人員變更的時候不仔細的交接工作等[1]。

1.2 缺乏對檔案管理的科學規范制度建設

嚴格且標準的規章制度是機關事業單位當中檔案管理工作質量的重要影響因素。然而很多機關事業單位在對檔案管理工作上還是存在于各部門獨自運作的階段當中，所以形成的現象就是檔案十分的松散，要想整理多個檔案就要投入大量的人員去各部門當中整理和搜集，這就是沒有標準化管理制度所體現出來的。而且也有一些部門對于檔案的管理還是停留在傳統的方式當中，并不加以新型技術的利用或者是建立嚴格的管理體系，如此一來檔案部門的人員在工作的時候就非常懶散，完全沒有責任心。

1.3 機關事業單位對檔案信息化管理的信息化程度不高

隨著經濟與科技的不斷發展，現如今互聯網的不斷普及與使用其中的產物計算機技術逐漸在各領域當中廣泛利用，將其利用到辦公當中也會有著明顯的效率提升效果。但是目前也有很多的機關事業單位對于檔案管理工作并沒有意識到這一技術所帶來的便利性，他們在對檔案的管理還是依賴于傳統的紙質版，這樣就會經常出現檔案遺漏或者丟失的情況出現，而且在搜集和整理檔案的時候也要投入大量的人力、物力以及財力[2]。

2 機關事業單位檔案管理工作難點的解決對策

2.1 提高檔案管理工作人員的綜合素養

要想整體上提高檔案管理人員的綜合素養，那么就要先從招聘入手并設置合理的入職條件，除了他們所必備的知識儲備之外，也要對其職業認同、責任以及道德素養實施考核。在實際工作開展的過程當中，也應當定期的實施考核，其中的內容應當與入職招聘時條件相似，并設立科學的獎罰措施。然后是建立針對檔案管理人員的日常工作和考核成績來對于優秀的工作人實施獎勵，這樣就可以極大的提高其工作積極性。懲罰就是對于日常的工作加強監督管理，如果出現工作失誤必須要嚴肅處理，使檔案管理人員在工作上有所約束。最后是提高日常的培訓加強力度，從而潛移默化的促進機關事業單位工作人員的整體素養，并創設一支有能力、有道德的檔案管理團隊。

2.2 健全機關事業單位的檔案管理制度

機關事業單位的領導人應當對于檔案管理提高重視程度，并構建一些嚴格的管理制度來規范工作人員的工作流程，把檔案當中所包含的歸檔、管理、搜集以及查詢等有機結合，然后在明確的標準流程基礎上確保工作的效率和質量。比方說在機關事業單位內部建立獨立的檔案管理部門，其它子部門的日常管理、活動、資金流動等信息都要在自行整理以后交由檔案管理部門去保管，然后在派一些專門的人員負責調查，保證檔案的真實性，如此一來就形成了明確的規章流程。

2.3 提高機關事業單位檔案管理工作的信息化水平

機關事業單位應當積極的引進一些先進的技術設備，包括計算機、打印機以及多媒體等等，主要的目的是輔助檔案管理工作提高其質量和效率。就像在檔案管理工作上利用計算機進行搜集，并生成電子檔案，管理的時候構建專門的數據庫，并且一旦有信息變更要及時的更新，并由工作人員把電子檔案按照時間、部門等順序科學的排編，這樣才能為日后的調取打下良好的基礎。另外，對檔案管理工作者也需要要求他們具備較高的計算機操作能力，以此來確保檔案管理的時效性[3]。

3 總結

綜上所述，社會的發展與進步使得機關事業單位在對檔案管理的理念和方式上都要創新和改革。在實際工作上，必須要重視對工作人員綜合素養的培養，然后建立標準化的工作流程，再加上引入先進的設備并利用到檔案工作上，從而確保工作的時效。對于檔案管理工作的難點也要及時的發現，并科學的進行分析與解決，這樣一來檔案部門才能為機關事業單位服務，而機關事業單位亦可向國家和人民群眾服務。