基層事業單位人事檔案管理工作

馬洪文

（吉林省梨樹縣林海鎮綜合服務中心，吉林 四平 136500）

1 基層事業單位人事檔案管理面臨的新挑戰

1）人員流動頻率增加。目前在事業單位當中，人員的流動頻率呈現出逐年上漲的趨勢，事業單位所處地域越發達，流動頻率上漲的速率越快，這是因為在我國，事業單位的待遇普遍低于一些大型國有企業以及私人企業，并且事業單位晉升渠道不足、晉升要求較為苛刻，所以大部分新入職員工在事業單位的工作時間不超過三年。如此頻繁的人員變動使得人事檔案的建檔工作、更新工作以及交接工作都呈幾何倍數的趨勢增長，給人事檔案的管理人員帶來了極大的工作壓力。

2）人事檔案內容的增加。人事檔案是重要的個人證明材料，因此其內容要力求完整全面，近年來隨著對人事檔案規格要求的變化，人事檔案的內容逐年增多。人事檔案中大概包含以下幾個內容：其一履歷材料，履歷材料除了包含基本的個人信息之外，還展現出一個人的學習經歷以及工作經歷，是人事檔案中最基礎的部分；其二是學歷、職稱等證明材料，這一部分包括學位證書、畢業證書等學習經歷的證明材料以及職稱評定證書等工作經歷的證明材料，其作用在于對個人履歷進行佐證；其三政審材料，政審材料是個人政治面貌的證明，可以給員工加入特定的組織提供幫助；其四獎懲材料，獎懲材料顯示的是個人在學習或者工作期間獲得的獎勵或處罰，對個人待遇以及事業發展有一定的影響；其五其他材料，根據事業單位的要求，人事檔案中還會涉及其他材料，例如出國人員審查表、調整工資審批表、工資級別登記表等。除了上述材料以外，員工在事業單位工作期間所產生的資料也需要封存在個人檔案里，其中涉及工作當中的轉正、職稱報告；生活當中的落戶證明、房產證明；以及與個人利益有關的養老保險、醫療保險、公積金的繳納證明等材料。由上可見，人事檔案中材料的種類豐富，內容繁多復雜，并且隨著事業單位對于人才需求的變動，人事檔案中各類資料的種類會更多，這就是人事檔案管理工作需要面臨的第二個挑戰。

3）人事檔案應用頻率的提升。由于人事檔案中內容完整全面，因此能夠應用到人事檔案的場景越來越多，例如查詢學歷證明文件、財產歸屬文件等，雖然應用頻率的增加能夠實現對人事檔案深層價值的發掘，但是人事檔案應用場景的增多，意味著檔案信息與外界接觸的頻率也提升了，這會加大管理人員對人事檔案的保護難度，因此如何在檔案信息傳遞的過程中避免信息泄露問題的發生，是人事檔案管理人員面臨的第三個挑戰。

2 基層事業單位人事檔案管理工作存在的問題

1）對管理工作不夠重視。目前基層事業單位對于人事檔案管理工作的重視程度還不足，這引發了兩個問題：首先管理人員對人事檔案管理工作的作用缺乏完整的了解，因此在管理的過程中抓不到工作重點，導致工作效率無法提升，并且還會出現管理內容缺失的現象。其次是資源的分配無法向人事檔案管理部門傾斜，缺少足夠的資金支持，是直接造成當下人事檔案管理隊伍平均年齡較高，管理設備老舊等問題的原因，這些問題拖慢了檔案管理工作更新完善的進程，同時也對人事檔案管理工作的現代化建設造成了不利的影響。

2）基層事業單位檔案管理制度不健全。從研究數據表明，目前基層事業單位檔案管理制度的完善度是最低的，從整體上看主要缺少兩大部分內容，其一是管理人員的培養制度，其二是資金保障制度。從人社部2014年發布的《關于進一步加強流動人員人事檔案管理服務工作的通知》中來看，我國所有基層事業單位人事檔案管理工作所產生的費用都是由財政撥款來支付的，不會面向社會收取一分錢費用。但是從實際情況上來看，這一部分財政撥款僅能滿足管理以及服務過程中所產生的資金需求，而對于管理技術的更新以及信息化建設則沒有充足的資金來維持。

3）人事檔案管理力量的不足。人事檔案管理力量的不足體現在兩個方面，其一是管理人員的不足，其二是管理人員專業水平的不足。首先在基層事業單位中人事檔案管理人員的薪資待遇普遍較低，因此管理人員的工作積極性不高，因此整體的管理效率得不到提升。其次一部分管理人員通常還負責單位中的其他工作，因此不能全身心地投入到檔案的管理工作當中，這就提升了人事檔案管理工作產生安全問題的概率。除此之外，由于招收不到新的管理人員，因此事業單位只能安排臨時人員來填補管理力量上的不足，但臨時人員由于缺乏豐富的工作經驗以及專業的知識儲備，因此導致管理工作常常出現紕漏。

3 人事檔案管理工作存在問題的解決對策

1）強化基層事業單位整體對人事檔案的認識。強化對人事檔案管理工作的認識是加強檔案管理的第一個環節。首先管理人員要對人事檔案管理工作有一個完整的認識，以便于管理人員能夠將精力放在管理工作中的重點上，確保管理效率的提升。其次是使事業單位的資源分配向人事檔案管理部門傾斜，通過調整資源分配，可以確保人事檔案管理部門獲得充足的人員保障以及資金支持，有利于推動人事檔案管理工作的完善以及現代化建設。

2）完善人事檔案管理制度。首先要彌補在管理人員培養制度上的缺失，人事檔案管理制度的發展以及管理工作的完善需要一批專業素養強的管理人員參與才能完成，因此在完善制度的過程中要加大對現有管理人員的培養力度，制定科學合理的人才培養方案。其次為了進一步激發管理人員的積極性，同時也為了吸引更多的青年人才，要為人事檔案管理人員開通專門的晉升通道，并且可以將納入優先晉升的參考依據當中。第三結合事業單位的實際需要，完善檔案管理體系，加入嚴格的檔案信息審查制度，以定期核查以及不定期抽查的方式對檔案信息的真實性進行驗證，確保檔案信息真實有效。

3）增強人事檔案管理隊伍的力量。增強管理隊伍的整體力量同樣要從整體以及個人兩個方面入手，首先就整體而言，要增大人事檔案管理隊伍的規模，同時通過提升管理人員的薪資待遇、增加管理人員的晉升機會等方式來吸引更多的高水平人才。其次就個人而言，要不斷加強管理人員的個人能力，除了制定針對管理人員的人才培養方案外，還要制定相應的審查機制，通過答題、考試等方式定期對管理人員的能力進行測試，并根據測驗結果的好壞設置不同的獎懲措施，以便于鼓勵管理人員主動提升個人能力，從而促進人事檔案管理隊伍能力水平的提升。

4 結語

綜上所述，人事檔案的管理工作在基層事業單位當中占據著舉足輕重的地位，隨著事業單位的改革以及社會的發展，對于人事檔案的管理工作也必將變得愈發的嚴格。因此為了實現基層事業單位人事檔案管理工作的不斷完善與發展，基層事業單位的領導層應當緊緊跟隨時代的發展來深化改革目標和內容，通過對于管理體系各個環節的優化，使人事檔案管理工作在基層事業單位的發展過程中發揮出更大的作用。