現代企業制度下企業檔案管理研究

楊麗莉

（上海金山新城自來水有限公司，上海 200540）

面對新的改革發展形勢，企業對檔案管理工作的要求進一步提高。要真正提升檔案管理的質量水平，需要在實際工作中，轉變思想觀念，創新工作方式，從整體上提高管理創新的質量水平。傳統的企業檔案管理的觀念比較陳舊，管理的方式也存在著不夠科學等問題。為能從整體上提高檔案管理的質量，改變傳統的檔案管理作法，創新工作方式成為實現管理創新目標的重要舉措。

1 檔案管理的重要性

在信息化時代，進行檔案管理的主要目的是將重要的資料、文件等轉化為電子文檔，從而使檔案管理更為有效，人們也可以從檔案中獲取自己所需的信息，并通過檔案獲取發展的經驗。與此同時，在對檔案進行管理時，主要是利用計算機技術對檔案進行編撰、整理以及保護，在這一過程中不僅方便查閱者尋找自己所需的資料，人力和物力也能得到有效地節省，而且實體檔案的生命也能得到有效地延長，從而提高檔案的安全性。檔案記錄了一個企業的改革發展歷程，其記載的歷史發展事件可為企業進行決策、管理提供相關的依據。對檔案進行管理不僅符合社會發展的需要，而且企業以此為依據制定的改革策略可以減少“走彎路”的概率，從而節約企業的人力資源費用，減少企業財務不必要的支出，企業的資金使用率也將會得到提高。信息化時代，將現代技術運用于企業檔案管理的主要目的在于對重要的資料、文件等進行數字化管理，從而更加有效地對檔案進行管理且能夠有效地延長實體檔案的壽命，具有十分重大的現實意義和歷史意義[1]。

2 現代企業制度下企業檔案管理措施

2.1 轉變傳統觀念，提高信息化意識

想要做好企業檔案管理的信息化建設，就需要轉變傳統的觀念，樹立檔案信息化的決心，從意識上認識到檔案信息化管理的重要性，逐步實現傳統管理向信息化管理的轉變。對于檔案管理的信息化要重點關注資源整合、資源共享意義和作用，制定整體解決方案，將檔案信息化作為公司管理水平推動管理水平升級的重要抓手。檔案工作者也要積極接受信息化工作方式，認清檔案發展的大方向，加強工作責任感，樹立現代化管理理念。通過領導與職工的共同努力，實現檔案信息化建設的進一步發展。

2.2 健全檔案管理相關制度

要想確保企業檔案管理工作的有效開展，就需要系統分析總結經驗。首先，檔案管理制度的內容應當充實完善，要覆蓋檔案管理的基礎工作和開發利用工作，制度種類可以根據需要分為具體的管理規定、實施辦法和細則等。其次，檔案管理制度的制定應當符合實際，要總結以往的檔案管理經驗，要征求各相關單位和部門意見，切忌閉門造車，從而提高檔案管理制度落實的可執行性和可操作性。最后，檔案管理制度的修訂要與時俱進，要符合國家相關法律及政策的新要求，要適應企業新發展需求。只有這樣，企業檔案管理工作在現代化信息社會的大背景下，才能夠實現更加優化的管理模式，將檔案管理工作的價值最大化發揮出來[2]。

2.3 充分運用現代化技術

檔案室中也包含著很多紙質資料，因此檔案室需要切實做好“八防”工作。檔案管理人員需要對消防設備及檢測設備定期檢查，及時更換老舊設備及故障設施，從而將影響檔案安全的危險因素扼殺在萌芽中。隨著時間的推移，檔案會越來越多，為了優化人力資源，方便利用者查閱資料，檔案室可以使用電動密集架，并同時配備電子標簽系統，當利用者查閱檔案時，只需要打開電腦系統即可找到檔案及其所在位置。此外，檔案室需要配備恒溫、恒濕以及集消毒于一體的設備，從而使檔案室處于一個相對穩定的環境中，從而延長紙質檔案以及電子設備的壽命。檔案室還需配備攝像頭、傳感器等設備，檔案管理人員可以隨時通過監控器觀察到檔案室內的情況，如果檔案室內發生意外也可以及時采取措施。最后，檔案室需要做好防盜工作。可以利用監控、門禁等設備做好相關工作，要對可以進入檔案室的人員給予相應的權限。還需做好出入人員記錄，從而可以隨時了解檔案室的實時狀況以及人員進出記錄。

2.4 注重檔案管理人才建設

注重檔案管理創新人才的建設發展，保障人才戰略在實踐中有效發揮作用，才能為企業檔案管理目標實現打下堅實基礎。人才是企業創新發展的動力，也是企業生存的關鍵力量。因此，在檔案管理創新工作的落實過程中，需要有相應的創新人才作為支撐，不僅要能對檔案管理工作有充分的認識了解，熟悉各種工作業務，還要有創新的觀念，對檔案管理工作的創新提供新的思路和方案檔案管理創新人才的建設要采用多樣化的途徑來實現，可通過企業培養以及招聘引進等方式，為企業檔案管理創新發展儲備人才，從整體上提升企業檔案管理的質量水平[3]。

2.5 改善檔案管理條件

企業檔案管理效能的提升，也是現代企業制度建立的內在要求。因此，企業經營者、管理者要切實在思想上高度重視企業檔案管理工作，加大檔案管理所需人財物的投入力度，改善檔案管理的現代化、信息化水平，為提升企業檔案管理效能提供必要的技術支持。要根據企業檔案管理實際需要，嚴格按照企業檔案數字化、信息化建設標準和要求，改善檔案管理環境，為企業檔案管理配置先進的管理設備和器材。提前做好企業數字化檔案館建設規劃、科學研究檔案館建筑結構和布局要求，因地制宜地做好功能分區，嚴格按照“八防”的標準和要求，確保檔案庫房安全。探索利用網絡云、辦公自動化App、檔案檢索網絡化、智能化等，切實改善企業檔案管理軟硬件條件。

3 結語

綜上所述，隨著社會的不斷發展、信息技術的不斷完善、企業改革的不斷深入，企業檔案管理也需要可持續發展和創新。我們要進一步探索企業檔案管理工作的開展方向和技術創新需要，強化檔案信息化管理，改善檔案管理條件，從而為企業經營發展奠定基礎。