淺析如何在創新中完善企業檔案管理工作

常勇嵐

（昆明船舶設備集團有限公司，云南 昆明 650051）

信息時代，隨著大數據與云平臺等技術在信息產業中的深入應用，檔案作為重要的信息資源，其收集、歸類、分析、整合與存儲的形式都發生了巨大的轉變，以數字化技術為支持的檔案信息交互與共享，在提升了信息實際處理質效的同時，也帶來了一定的技術安全風險，現階段，在推進檔案創新性服務機制建設的過程中，部分企業仍舊面臨技術基礎薄弱、管理思維滯后、工作管理機制不健全等問題，需要檔案相關管理部門予以重視，集中力量攻克改革難題，在企業內部建立起高效共享、深層開發的檔案現代化管理體系。

1 當前階段企業推進檔案管理與服務創新面臨的實踐問題

1.1 忽視檔案開發的重要地位

企業檔案信息的整合與資源的開發是一項長期性、綜合性的工程。現代知識經濟全面發展的環境中，企業開展經濟活動、優化管理機制時，離不開檔案信息的支持。但當前階段，由于過度重視經濟效益發展，在探索檔案創新管理路徑時，企業的部分管理人員在實際的決策過程中，片面的認為檔案管理工作無法對企業的發展提供有力的幫助，沒有正確認識企業信息資源深入開發的重要作用，導致檔案管理體系的改革投入有所不足，也沒有樹立起現代管理思維，對于現代檔案開發體系的建設有著較為不利的影響。

1.2 工作模式缺乏創新

經濟發展多元化、一體化趨勢的影響下，企業原有的經營與管理需求發生了轉變，對檔案資源的開發目標與管理形式也需要進行對應的調整。但從實踐調查來看，在檔案數字化、智慧化建設的進程中，對技術的引進與應用形式不合理的問題，仍舊是影響智慧檔案建設的關鍵性問題。一方面，與檔案管理技術改革的管理制度需要對應性的調整，然而，目前檔案實踐管理過程中，相關的監管、規范與保障等制度的改革不深入，存在工作銜接不順暢、檔案處理流程不規范等問題；另一方面，企業對復合型、創新性人才的培育與引進形式不合理，使得管理改革缺乏人才支持，也在一定程度上阻礙了檔案管理全面優化創新的步伐。

1.3 信息化建設投入有所不足

現階段，部分企業在引進現代技術建設檔案信息化開發與服務機制時，存在技術基礎薄弱的問題，盡管在技術改革中取得了一定的實踐成果，但在建設智慧檔案現代管理平臺的過程中，經濟投入相對不足，對硬件設備與軟件系統的更新不及時。與此同時，在企業運營階段，對檔案資源的開發不深入，對信息資源的利用形式也相對單一，沒有有效落實信息開發與整合的現代管理思想，信息化建設的整體進程相對滯后。除此之外，檔案信息在網絡平臺處理過程中面臨的安全風險，也是影響企業現代化檔案管理戰略目標落實的主要問題。

2 企業全面推進檔案管理創新改革進程的有效路徑

2.1 優化檔案信息收集流程，保證檔案信息結構的完整性

檔案數據的收集作為管理工作的重要基礎，其信息的完整性與可靠性是影響檔案開發與服務整體質效的關鍵所在。隨著信息技術在檔案管理實踐工作中的多元化應用發展，現階段檔案數據的收集形式也不斷轉變，企業要想從根本上提升數據收集工作的效率，一方面，優化檔案信息收集流程。如，檔案部門可以根據原有的檔案原始數據，選擇填空式數據收集的模式，對企業經營、管理、決策等相關信息進行系統性的收集，對于項目建設節點、關鍵性內容進行定期收錄、更新，制定相應的目錄，便于及時查缺補漏；另一方面，檔案信息通常具有涵蓋面較廣、信息分散、周期長等方面的特點，數據收集的整體難度較大。針對該種情況，應建立管理樹形圖、VISIO組織框架體系圖，全方位進行監管，保證檔案信息結構的完整性。

2.2 建立健全檔案管理體系，明確崗位責任

大數據、物聯網、遠程通訊等現代技術的研究不斷深化，在實踐應用方面也取得了顯著的成果。在檔案管理領域引進現代技術，不僅需要企業加強信息基礎的建設，構建起系統化、動態化的管理平臺，同時，還應注重配套工作管理、保障機制的建設。具體來講，在對制度進行調整與完善的過程中，首先，相關管理部門應結合檔案信息化整體建設需求，明確管理創新目標，對監管制度、工作制度與保障制度等相關管理規章進行合理調整，從長效發展的角度，為檔案工作者實踐工作提供針對性的主導；其次，應對不同崗位管理職責進行科學劃分，形成層次化的管理體系，保證職工能夠各司其職；第三，企業應根據檔案管理實踐工作特點，對績效考核與獎懲機制進行優化，調動職工參與工作創新的積極性，深度挖掘檔案價值。

2.3 創新檔案開發與服務思維，構建檔案資源高效共享機制

新時期，基于企業長效發展規劃，推進檔案綜合管理體系的創新，應注意以下兩方面的問題：一是工作思維、管理方法的創新。企業應全面、動態的掌握市場、政策、產業發展等外部形式的變化特點，構建以用戶差異化需求為導向的經營決策體系，掌握消費群體的需求，明確檔案工作新時期的改革需求，結合現代數據信息開發思維，創新檔案服務理念；二是完善檔案資源高效共享機制。通過信息共享、交互平臺的有效搭建，實現關鍵信息的實時共享。需要注意的是，在推進信息共享中心建設的過程中，應注重對重要信息的備份、保密處理，在保證信息安全的同時，提升檔案的實際利用質效。

2.4 規范檔案保管工作，引進現代數據管理技術

在檔案信息的存儲管理實踐工作中，應根據數據存儲形式的不同，規范信息保管工作。現階段，隨著大數據、移動互聯、物聯網等技術在信息資源開發與服務工作中的全面應用，檔案存儲的形式不再以紙質媒介為主，檔案原始資料數字化轉化比例大幅度提升，在壓縮了檔案存儲空間的同時，也對檔案庫房建設與管理提出了創新改革的要求。為此，企業在依托現代技術建設檔案庫房時，應積極、合理引進信息技術。如，可以在庫房配置無線條碼掃描裝置，通過檔案系統的二次接口，實現對檔案信息的查詢、調用、修改、刪減、填充等操作。不同的檔案文件標識的條碼具有唯一性的特征，能夠在信息系統中自動生成，工作人員利用檔案系統可以進行實時盤庫、查詢、核對，有效提高了檔案資源的開發效率。

3 結語

信息技術在數據開發領域的深入、廣泛應用，轉變了企業原有檔案管理的目標、形式與思維。新時期，為全面提升檔案服務品質，更好地為企業經營、管理與發展提供支持，企業應從長效發展的角度出發，積極引進現代檔案管理技術，通過創新工作思維、完善管理制度、優化數據收集流程、規范檔案存儲工作等舉措，為檔案數據的高效開發與深度整合提供支持。