更新檔案管理理念，實現檔案管理科學化

黃 琳

（特變電工（德陽）電纜股份有限公司，四川 德陽 618000）

1 檔案管理科學化水平提升的重要性

目前，檔案管理部門工作人員的工作量很大，維持該部門所需的費用也很大，但檔案管理工作的效率與維護成本并不成正比，檔案管理部門浪費了大量的資金和時間。檔案管理工作是一項復雜的系統工程，隨著企業人員的增長、企業規模的擴大，檔案管理工作的工作量也日益增大，工作難度日益增加。檔案管理者應認識到，一味增加檔案工作人員數量無助于提高工作效率，只有提高檔案管理的科學化水平，才能提高檔案工作效率，減輕檔案工作人員的工作壓力。檔案管理人員應充分認識到科學管理的重要性，積極分析目前檔案管理存在的問題，并針對這些問題提出切實可行的解決辦法，從而有效地提高檔案管理的工作效率，降低人力、物力和場地維護費用。

2 現階段的檔案管理與問題

當前，大部分企業都采用傳統的紙質檔案管理方案，這種管理方法的優點在于，系統比較成熟，檔案保管安全，但隨著時代的發展，這種管理方法也開始顯露出弊端。這類問題主要集中在以下方面：1）檔案歸檔不規范，部分檔案歸檔無目錄、一卷多冊；2）檔案材料不規范，標題不能真實、準確地反映檔案的內容。一些檔案甚至沒有標題。這在當前檔案管理系統中是很常見的；3）檔案中缺少目錄、頁碼，內容檢索困難；4）檔案的分類不明確，格式不統一，難以匯總分類；5）企業對檔案管理重視程度不夠，只要求不泄露；6）企業對檔案管理缺乏認識，缺乏科學有效的管理方法，缺乏健全的檢索、入檔程序；7）部分企業沒有專門的檔案室，檔案隨意擺放，極易發生錯放，文件管理機制不健全；8）檔案管理方式落后，程序復雜，不利于檔案的查閱與修改，如有其他部門工作人員要查閱相關檔案資料，就需要走多條程序查閱檔案，浪費了大量時間和精力；9）檔案管理系統沒有充分信息化。目前，仍有不少企業檔案部門仍采用紙質檔案管理方式，這種管理方式的優點是檔案記錄清晰，對檔案的變更、查閱等過程均有記錄，檔案資料可直接作為重要證據，但它的缺點是效率低，在人口逐漸增加的現代裝備中，這種方法占用了大量的人力和物力；10）檔案管理員能力不足。由于檔案工作人員能力不足，對檔案管理工作重視不夠，檔案管理不夠科學，致使檔案工作效率低下，而檔案工作者又缺乏科學管理的意識，無法在檔案管理過程中發現問題。

3 檔案管理的科學發展方向與策略

3.1 完善管理體系，實現檔案的規范化、系統化管理

當前傳統的檔案管理模式顯然不適合現代快節奏的檔案管理模式。現行模式運行中，舊的管理理念和制度短板不斷暴露，迫切需要建立規范的、科學的、系統化的檔案管理制度，完善檔案管理制度。

從企業的實際情況出發，建立一套符合企業業務需要的檔案管理制度，具體落實到檔案管理的各個環節。例如，檔案的收集、整理、歸檔、保存、查詢、銷毀等工作，確保每個環節都有可依執行的有效制度作為基礎。

對于檔案格式混亂、格式混亂的情況，可制作統一的模板，根據不同的檔案類型，定制不同的模板，便于歸納整理，也可使檔案更具規范性。

此外，作為一個檔案管理系統，應該重視檔案的可執行性，這樣才能保證系統的推行。并且一旦制定，必須嚴格執行，并建立相應的監督執行部門。達到全程監督，及時發現問題，獎勵。

3.2 推進檔案信息化管理，提高管理效率

一般內容較多、牽涉范圍較廣的企業，特別是歷史較長的企業，人工管理模式已不能滿足現階段的管理需要，只有把檔案管理與互聯網信息化結合起來，才能達到目的。

1）檔案內容信息化。通過整合數據庫，實現檔案內容的信息化和檔案管理的完善，使查閱者和使用者能夠利用檢索等現代技術手段快速找到自己需要的資料。實現檔案內容共享是檔案信息化進程中的關鍵問題。要實現檔案管理信息化，一是必須提高檔案管理人員的信息技術水平，進行數字化轉型。二是對檔案的管理要有科學依據，建立系統的數據庫，保證數據庫的完整性和信息性；檔案資料信息化與傳統檔案保存一樣，分類要合乎邏輯，可根據不同主題單獨建立數據庫，同時保證數據共享，便于查閱，提高內部溝通效率。2）硬件保障。完善相關的檔案信息化硬件建設是企業檔案管理信息化的前提。此外，為保證檔案管理信息化建設，還需要對相關軟件、系統的投入，如智能分類系統、數據安全防火墻系統等。健全的系統既能保證數據安全，又能保證各項功能的實現。3）檔案管理方法的改進。盡管數據化管理已成為一種趨勢，但隨著科技發展，檔案管理也不斷采用新的技術。企業檔案管理要跟上時代的步伐，完善檔案管理信息化建設，豐富檔案管理形式。像現在的微縮技術一樣，它是防止信息破壞的一種非常有效的方法。4）加強互聯網+檔案管理手段。檔案管理要實現現代化，一線檔案管理人員的思想觀念的轉變是關鍵。強化相關人員的培訓，使其參與到信息化過程中，在管理模式更新時主動發現不足，形成有效的反饋，進一步推動科學檔案管理目標的實現。當前正是科學技術高速發展的時期，只要檔案管理者自身形成了一種想要提升的意識，就能在實際工作中主動地挖掘，關注相關熱點，整合內部資源，反饋給企業內部發展。此外，企業檔案管理不僅限于計算機終端，還包括內部系統，一些電子軟件也可以在企業檔案信息化管理中發揮作用，提高工作效率，提高信息利用率，增強信息安全。

3.3 提高檔案利用，實現檔案價值

很多企業之所以不重視檔案管理，其根本原因是企業看不到檔案的價值。保存檔案，進一步挖掘檔案的內外部價值，是檔案管理的根本目的。為確保最終目標的實現，管理者需要在工作中做好目錄的編制。

與此同時，企業也應重視檔案管理人員的素質培養，使其在內部形成創新意識和責任意識，確保相關政策制度能夠得到很好地落實，從而促進企業檔案管理工作現代化，為企業的發展作出貢獻。

3.4 檔案管理員的能力和認識得到提高

在檔案部門建立信息化檔案管理系統后，檔案管理人員的日常工作將發生變化，檔案管理人員應提高自身的能力和意識。因此檔案工作者要及時改變自己的工作內容，從紙質檔案管理到管理檔案信息化系統都需要學習并掌握相關知識。若檔案管理人員年齡較大，接受新事物的能力較差，則檔案管理部門需要組織對工作人員進行培訓，由部門統一挑選合適的培訓講師向工作人員講解該信息化系統應如何操作，與個人學習這種統一培訓方式相比，更能提高工作人員的能力和素養。在培訓過程中，教師還應轉變檔案管理人員的工作意識，傳統的檔案管理人員講授要細致耐心，而在當今時代，檔案管理人員的工作意識應以科學管理為主。檔案部門的發展方向是科學管理，只有科學管理才能穩步提高檔案工作者的工作效率和質量，相對于其他管理方式而言，提高科學管理水平更為有效。

4 結束語

總之，隨著時代發展，不斷更新內部管理制度，才是一個企業保持活力和核心競爭力的根本所在，作為企業的重要資源，合理而科學的檔案管理方法可以提高企業內部的辦事效率，使檔案的價值發揮到極致，更好地為企業服務。