新時期企業檔案管理工作的分析

史 博

（吉林省白山市產品質量檢驗所（國家飲用水產品質量監督檢驗中心），吉林 白山 134300）

改革開放以來，市場競爭日益激烈，現代企業為了應對新時期市場的變化、保持企業的活力，必須要對企業的檔案管理工作進行科學化的改革，并且采取有針對性的措施。企業在實際進行檔案管理的過程中，要更新企業管理的思維模式，優化管理理念，明確檔案管理工作改革的重心。同時，企業的管理人員應當重視檔案管理對企業發展的積極作用，推動檔案管理制度的創新，逐步實現現代企業檔案管理工作的改革，為未來企業的長期有效發展奠定堅實的基礎。

1 新時期企業檔案管理工作的現狀

1.1 企業檔案管理理念滯后

新時期以來，部分企業因為未能及時作出及時的變革而導致無法適應市場經濟帶來的改變，經濟上遭受慘重的損失。并且，由于許多企業的管理者故步自封，對市場變化熟視無睹，政策缺少創新性與靈活性，導致了企業的檔案管理理念落后，檔案管理工作破洞百出，嚴重影響了企業的健康可持續發展，競爭力嚴重受挫。不完善的檔案管理體系導致了許多企業的檔案管理責任不明確，公司內部工作處于長期混亂狀態，挫傷了許多工作人員甚至管理人員的工作積極性，使得公司整體的責任心缺失，降低了企業的檔案管理執行力。落后的檔案管理理念不僅降低了企業的管理效率，也給企業的發展帶來了阻礙，最終導致現代化的檔案管理工作不能夠推行下去，不利于企業的可持續發展。

1.2 企業檔案管理手段落后

隨著現代經濟的不斷深入發展，檔案管理工作呈現多元化的發展趨勢，檔案館的管理信息量也在不斷增大，管理的方式和流程也越來越多。一方面，信息爆炸增大了現代檔案館的管理信息量和管理難度，給檔案館的管理工作提出了更高的要求；另一方面，企業檔案管理工作面臨著新時代的壓力，需要不斷改進技術、改善管理方式，驅動企業的檔案管理進行體制改革。很明顯，傳統的管理方式不能適應時代的快速發展的需求，像人工手寫入檔查檔已經幾乎不存在，新一代的管理人員亟待改進現在的管理辦法。

1.3 企業缺乏檔案管理人才

在新時期的大背景影響下，企業的經營能力提升，必須確保擁有足夠優秀的人才團隊。目前，專業的檔案管理人員缺乏是現代企業面臨的難題之一，檔案管理團隊意識欠缺，檔案管理手段落后等，都導致了企業檔案管理工作效果不明顯，不利于企業的健康發展。造成檔案管理團隊人才缺乏的原因有很多，首先是企業并沒有在政策上給予檔案管理相關崗位足夠的重視，檔案管理團隊缺乏有針對性的入職培訓，導致了管理團隊的效率低下，決策水平與管理水平都不足以支撐企業的發展；其次，多數企業缺少有效的獎罰制度，檔案管理人員普遍待遇差、任務重，嚴重打擊了檔案管理工作人員的熱情和信心。信息資源共享機制是從近十年才開始興起的，而且技術發展越來越快，尤其是年齡稍大的工作人員，往往很難快速適應新時代帶來的變化。調查發現，當前很多檔案館還存在大量中老年從業人員，他們對電腦和智能機的操作不能像年輕人一樣嫻熟，也不很難接受新科技。

2 新時期企業檔案管理工作的改革措施

2.1 轉變檔案管理理念

企業要想獲得持續、穩定發展，首先必須將檔案保存和利用好，與新時期企業發展的需要相適應，更好地為企業建設服務，這是所有企業領導必須高度重視的一大重要任務。隨著新時期經濟結構轉型的不斷深入，現代企業應當積極地轉變檔案管理理念，將檔案管理政策的研究細化深入到實際中，樹立更加先進的檔案管理理念。另一方面，企業管理者應當提高自我反省的能力，根據科學先進的檔案管理理念發現企業在相關工作中的缺點，并且積極地采取措施加以修正，保障企業的健康平穩發展。新形勢下，企業檔案管理應打破舊的發展理念和工作，企業只有不斷創新管理理念才有可能在專業及創新人才短缺的人力資源中成功吸引優質的人才加入，讓企業的綜合競爭力再上一個臺階。

2.2 加強檔案管理體制建設

在構建檔案信息管理機制中的體制建設中包括組織建設、制度建設和標準化建設。組織建設就是根據檔案管理的功能，在建設檔案管理體制的時候作為一個統籌全局的地位，負責制定總體設計規劃和實施方案，并且規定檔案信息管理機制的建設標準和管理規范等，同時支持網絡中心，監控和調度好整個檔案工作的數據動態。要構建良好的檔案管理機制，必須要遵守相關的法律法規，按照檔案法的相關條例開展檔案管理工作，明確檔案管理的目標和原則。檔案涉及各種各樣的信息，如果不強加規范，造成信息泄露或者被非法竊取，就很可能對個人和社會產生負面影響。因此，必須要重視制度建設，在深入了解并開展相關的調研和學習活動后，才可以開展檔案管理體制的建設，整個機制必須要建立在合法、安全的基礎上。標準化建設是檔案管理工作的前提，檔案管理標準需要相關管理部門共同協商制定共享系統的標準體系，包括檔案記錄規范、專業術語、網絡建設標準、數據庫的構成、安全標準和服務內容等。

2.3 重視檔案管理人才招聘與培養

社會經濟飛速發展也對檔案管理人才提出了更高的要求，專業的檔案管理人才是企業平穩有序發展的重要力量，也是企業能夠在長時間內保持健康可持續發展的重要保障。當前現代企業存在的人才問題主要體現在人才流失與相關工作人員專業素養水平低兩方面。為了解決人才問題給企業帶來的消極影響，企業應為檔案管理崗位的員工提供高水平專業培訓的機會，管理者應當給予人才培養工作以足夠的重視程度，積極推動人力資源管理體系的完善，為企業招聘并培養更多高素質、有理想、執行能力強的專業人才，提高檔案管理團隊的整體水平，為企業的發展培養出優秀的人才。另外，企業還應優化人力資源管理工作，提升專業性人才的薪資待遇與福利待遇，并為具備一定能力的人才提供升職機會，為企業留住寶貴的人才。

3 結語

綜上所述，在新時期的背景下，現代企業應當推陳出新，提高對企業檔案管理工作的重視程度，積極推動檔案管理理念的更新，健全檔案管理體系，推動檔案管理手段方式的創新，提高檔案管理方面人才的管理水平，引導企業步入發展的正軌，使企業借助于規范化、科學化及系統化的檔案管理工作，實現持續健康發展。