檔案收集與整理工作的重要性

郭艷蕊

（科爾沁右翼中旗委員會辦公室，內(nèi)蒙古 興安盟 029400）

1 檔案收集工作的概念

在進行檔案收集工作時，一定要按照相應(yīng)的法律法規(guī)以及相應(yīng)的檔案管理制度進行檔案的收集。檔案收集時要根據(jù)實際情況制定相應(yīng)的收集方案，將各單位、各部門的所有有價值的檔案進行接受、征集，并集中到各級檔案保管機構(gòu)中。檔案收集工作看似簡單，但具有特殊的含義，并不是所謂的隨意搜集和拼湊，而是要根據(jù)檔案的形成規(guī)律，有特定的組織進行文件的接收與征集，最后將檔案分類統(tǒng)一管理。

2 檔案收集與整理工作的意義

檔案收集工作是最基礎(chǔ)的工作，其決定了整個檔案工作的質(zhì)量。倘若在檔案收集與管理工作中出現(xiàn)任何紕漏，將直接影響后續(xù)的相關(guān)工作，嚴重的情況下，可使整個檔案管理工作的內(nèi)容全部歸“零”。常言道細節(jié)決定成敗，檔案收集與整理工作就是整個檔案工作的細節(jié)，同時也決定了整個檔案工作的有效應(yīng)用。檔案工作雖然在平時不顯山、不漏水，也吸引不到人們的眼球，但是一旦需要檔案時，將會顯示出檔案工作的真正魅力。因此，檔案收集與整理工作一定要從平時做起，防患于未然。當前隨著信息化技術(shù)的不斷進步，檔案信息化的工作，在一定程度上加快了檔案收集與整理工作的進程，為檔案工作的相關(guān)人員提供了一定的便利條件，相關(guān)人員一定要抓住機會，將檔案收集與整理工作提升到一定的高度。

3 檔案收集與管理工作中面臨的困境與問題

1）工作人員思想認識不到位。由于檔案收集與整理工作，很難做出較為突出的成績，因此導(dǎo)致相關(guān)工作人員并不重視檔案收集與管理工作，也沒有認識到檔案工作的重要性，在思想上認識不到位，檔案意識淡薄。出現(xiàn)此種情況，不單單只有工作人員，上級領(lǐng)導(dǎo)也同樣存在此問題。出現(xiàn)此種問題的原因一方面是相應(yīng)人員自身工作素質(zhì)的原因；另一方面是相關(guān)人員對檔案管理的法律法規(guī)和管理制度以及業(yè)務(wù)知識學(xué)習較少，從而導(dǎo)致相關(guān)人員沒有認識到檔案收集與管理工作的重要性；還有一方面原因是，上級檔案工作機構(gòu)對相關(guān)人員的培訓(xùn)與學(xué)習安排的較少，從而使一些工作人員，沒有真正的去了解檔案工作。

2）檔案管理制度不完善，管理職能不明確。由于檔案管理制度的不完善，造成檔案收集的范圍并不全面，常常會出現(xiàn)某一類檔案資料未進行收集的情況。迄今為止在檔案管理工作中，從上到下還未形成一套統(tǒng)一的管理制度與標準，因此各級單位在進行檔案收集與整理工作時，都是根據(jù)自己的理解與摸索進行工作，在細節(jié)之處難免會出現(xiàn)紕漏。另外有些單位檔案管理職能不明確，因此造成檔案管理工作出現(xiàn)混亂的局面，沒有真正將檔案工作納入實際工作管理中。

3）檔案工作人員不穩(wěn)定。在進行檔案工作中，會接觸到各種不同的文件資料，資料的內(nèi)容涉及各行各業(yè)，跨度非常大，具有一定的技術(shù)性、專業(yè)性和連續(xù)性，所以，在選擇檔案工作人員時，一定要具備較高的工作素養(yǎng)和較強的工作能力。另外，個別單位的檔案資料會存在涉密的文件，因此，檔案工作人員要選擇相對穩(wěn)定的工作人員。但是在實際選拔檔案人才時，好多優(yōu)秀的員工不愿來此崗位工作，造成好多檔案工作人員存在很多兼職人員，人員流動性較大。從而造成以下幾方面的影響，一是兼職人員責任心不強，在進行檔案收集與整理時心不在焉，容易出現(xiàn)差錯；二是對檔案的業(yè)務(wù)知識鉆研的不夠深刻，認為學(xué)好檔案知識了，也該換崗位了。

4 檔案收集與管理工作的措施

1）提高認識，加強管理。要想做好檔案收集與管理工作，首先應(yīng)該提高上級領(lǐng)導(dǎo)與工作人員的思想認識，完善檔案工作制度，將相關(guān)制度落到實處。上級檔案管理機構(gòu)應(yīng)當加強檔案的培訓(xùn)與學(xué)習，讓從事檔案工作的人員與領(lǐng)導(dǎo)，充分的認識與了解檔案工作的重要性，消除個別人員意識淡薄的問題。檔案管理工作不但要從領(lǐng)導(dǎo)層面加強重視，實際工作人員也應(yīng)當積極學(xué)習檔案相關(guān)業(yè)務(wù)知識與制度，提升自身的工作能力與工作素養(yǎng)。除此之外還需要加強管理，制定檔案相關(guān)的管理工作制度，制度的制定要符合自身的工作情況，切勿不符合實際情況。檔案管理制度可使檔案工作具備統(tǒng)一的管理標準與規(guī)范，無論是檔案的收集歸檔還是整理，都有一定的依據(jù)。除此之外還需要確保制度落地，依法管理，違法必究，讓更多的人都重視檔案收集與整理工作，從而確保檔案收集與整理的效率，提高檔案工作的整體質(zhì)量。

2）利用現(xiàn)代化手段加強檔案工作。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，社會的不斷進步，因此對檔案工作提出了更高的要求，所以進行檔案數(shù)字化與信息化迫在眉睫，這也是檔案工作未來發(fā)展的方向，各單位應(yīng)當抓住現(xiàn)代化的技術(shù)手段，充分利用信息技術(shù)，并作為強有力的保障，從而開展具有高水平的檔案管理工作。為此從事檔案工作的人員，不但要學(xué)習檔案業(yè)務(wù)知識，同時還需要對信息技術(shù)和計算機知識有相應(yīng)的學(xué)習和鉆研，不但提高了自身的工作能力，還能使自身的工作素養(yǎng)加強，將自己打造成為一個綜合型人才，即便以后不從事檔案工作，在其他崗位也會有相應(yīng)的用武之處。除此之外，采用信息化的手段對檔案進行收集與整理后，可以達到事半功倍的效果，對檔案進行搜索工作的效率，有了質(zhì)的飛躍，降低了工作人員的工作量，同時降低了由于人為因素產(chǎn)生的錯誤，使計算機信息技術(shù)發(fā)揮出自身的優(yōu)勢，讓其更好的服務(wù)于檔案工作，從而更好的為社會服務(wù)。

3）建立獎勵機制。檔案收集與整理工作是一個繁雜與細致的工作，要想使檔案工作人員安心的從事檔案相關(guān)的工作，應(yīng)當建立相應(yīng)的獎勵機制，讓付出努力的工作人員得到一定的回報。獎勵機制的設(shè)立從另一方面看，可以吸引更多的綜合型人才從事檔案工作。另外，每年定期對外進行《檔案法》的宣傳，一方面是引起各級領(lǐng)導(dǎo)的重視程度，另一方面是引起社會的廣泛關(guān)注，讓越來越多的人關(guān)注檔案，從事檔案，從而全方面的帶動檔案的整體工作。

5 結(jié)束語

社會在發(fā)展，時代在進步，無論是國家還是某個單位都離不開檔案管理工作，其中檔案收集與整理工作又是檔案工作中的基礎(chǔ)。只有做好基礎(chǔ)工作，上層建筑才能屹立不倒。因此各單位應(yīng)當選取優(yōu)秀的工作人員對檔案進行科學(xué)的、系統(tǒng)的、全面的收集與整理，有計劃的、有目的的開展工作。同時借助信息化技術(shù)的力量，確保檔案收集與整理工作穩(wěn)步推進，從而更好的服務(wù)于社會。