檔案收集與整理工作的重要性

郭艷蕊

（科爾沁右翼中旗委員會辦公室，內蒙古 興安盟 029400）

1 檔案收集工作的概念

在進行檔案收集工作時，一定要按照相應的法律法規以及相應的檔案管理制度進行檔案的收集。檔案收集時要根據實際情況制定相應的收集方案，將各單位、各部門的所有有價值的檔案進行接受、征集，并集中到各級檔案保管機構中。檔案收集工作看似簡單，但具有特殊的含義，并不是所謂的隨意搜集和拼湊，而是要根據檔案的形成規律，有特定的組織進行文件的接收與征集，最后將檔案分類統一管理。

2 檔案收集與整理工作的意義

檔案收集工作是最基礎的工作，其決定了整個檔案工作的質量。倘若在檔案收集與管理工作中出現任何紕漏，將直接影響后續的相關工作，嚴重的情況下，可使整個檔案管理工作的內容全部歸“零”。常言道細節決定成敗，檔案收集與整理工作就是整個檔案工作的細節，同時也決定了整個檔案工作的有效應用。檔案工作雖然在平時不顯山、不漏水，也吸引不到人們的眼球，但是一旦需要檔案時，將會顯示出檔案工作的真正魅力。因此，檔案收集與整理工作一定要從平時做起，防患于未然。當前隨著信息化技術的不斷進步，檔案信息化的工作，在一定程度上加快了檔案收集與整理工作的進程，為檔案工作的相關人員提供了一定的便利條件，相關人員一定要抓住機會，將檔案收集與整理工作提升到一定的高度。

3 檔案收集與管理工作中面臨的困境與問題

1）工作人員思想認識不到位。由于檔案收集與整理工作，很難做出較為突出的成績，因此導致相關工作人員并不重視檔案收集與管理工作，也沒有認識到檔案工作的重要性，在思想上認識不到位，檔案意識淡薄。出現此種情況，不單單只有工作人員，上級領導也同樣存在此問題。出現此種問題的原因一方面是相應人員自身工作素質的原因；另一方面是相關人員對檔案管理的法律法規和管理制度以及業務知識學習較少，從而導致相關人員沒有認識到檔案收集與管理工作的重要性；還有一方面原因是，上級檔案工作機構對相關人員的培訓與學習安排的較少，從而使一些工作人員，沒有真正的去了解檔案工作。

2）檔案管理制度不完善，管理職能不明確。由于檔案管理制度的不完善，造成檔案收集的范圍并不全面，常常會出現某一類檔案資料未進行收集的情況。迄今為止在檔案管理工作中，從上到下還未形成一套統一的管理制度與標準，因此各級單位在進行檔案收集與整理工作時，都是根據自己的理解與摸索進行工作，在細節之處難免會出現紕漏。另外有些單位檔案管理職能不明確，因此造成檔案管理工作出現混亂的局面，沒有真正將檔案工作納入實際工作管理中。

3）檔案工作人員不穩定。在進行檔案工作中，會接觸到各種不同的文件資料，資料的內容涉及各行各業，跨度非常大，具有一定的技術性、專業性和連續性，所以，在選擇檔案工作人員時，一定要具備較高的工作素養和較強的工作能力。另外，個別單位的檔案資料會存在涉密的文件，因此，檔案工作人員要選擇相對穩定的工作人員。但是在實際選拔檔案人才時，好多優秀的員工不愿來此崗位工作，造成好多檔案工作人員存在很多兼職人員，人員流動性較大。從而造成以下幾方面的影響，一是兼職人員責任心不強，在進行檔案收集與整理時心不在焉，容易出現差錯；二是對檔案的業務知識鉆研的不夠深刻，認為學好檔案知識了，也該換崗位了。

4 檔案收集與管理工作的措施

1）提高認識，加強管理。要想做好檔案收集與管理工作，首先應該提高上級領導與工作人員的思想認識，完善檔案工作制度，將相關制度落到實處。上級檔案管理機構應當加強檔案的培訓與學習，讓從事檔案工作的人員與領導，充分的認識與了解檔案工作的重要性，消除個別人員意識淡薄的問題。檔案管理工作不但要從領導層面加強重視，實際工作人員也應當積極學習檔案相關業務知識與制度，提升自身的工作能力與工作素養。除此之外還需要加強管理，制定檔案相關的管理工作制度，制度的制定要符合自身的工作情況，切勿不符合實際情況。檔案管理制度可使檔案工作具備統一的管理標準與規范，無論是檔案的收集歸檔還是整理，都有一定的依據。除此之外還需要確保制度落地，依法管理，違法必究，讓更多的人都重視檔案收集與整理工作，從而確保檔案收集與整理的效率，提高檔案工作的整體質量。

2）利用現代化手段加強檔案工作。隨著科學技術的不斷發展，社會的不斷進步，因此對檔案工作提出了更高的要求，所以進行檔案數字化與信息化迫在眉睫，這也是檔案工作未來發展的方向，各單位應當抓住現代化的技術手段，充分利用信息技術，并作為強有力的保障，從而開展具有高水平的檔案管理工作。為此從事檔案工作的人員，不但要學習檔案業務知識，同時還需要對信息技術和計算機知識有相應的學習和鉆研，不但提高了自身的工作能力，還能使自身的工作素養加強，將自己打造成為一個綜合型人才，即便以后不從事檔案工作，在其他崗位也會有相應的用武之處。除此之外，采用信息化的手段對檔案進行收集與整理后，可以達到事半功倍的效果，對檔案進行搜索工作的效率，有了質的飛躍，降低了工作人員的工作量，同時降低了由于人為因素產生的錯誤，使計算機信息技術發揮出自身的優勢，讓其更好的服務于檔案工作，從而更好的為社會服務。

3）建立獎勵機制。檔案收集與整理工作是一個繁雜與細致的工作，要想使檔案工作人員安心的從事檔案相關的工作，應當建立相應的獎勵機制，讓付出努力的工作人員得到一定的回報。獎勵機制的設立從另一方面看，可以吸引更多的綜合型人才從事檔案工作。另外，每年定期對外進行《檔案法》的宣傳，一方面是引起各級領導的重視程度，另一方面是引起社會的廣泛關注，讓越來越多的人關注檔案，從事檔案，從而全方面的帶動檔案的整體工作。

5 結束語

社會在發展，時代在進步，無論是國家還是某個單位都離不開檔案管理工作，其中檔案收集與整理工作又是檔案工作中的基礎。只有做好基礎工作，上層建筑才能屹立不倒。因此各單位應當選取優秀的工作人員對檔案進行科學的、系統的、全面的收集與整理，有計劃的、有目的的開展工作。同時借助信息化技術的力量，確保檔案收集與整理工作穩步推進，從而更好的服務于社會。