新時期房地產檔案管理的特點及工作的創新

郭麗芝

（湖南省益陽市建筑施工企業管理站，湖南 益陽 413000）

1 引言

房地產檔案記錄著房屋產權交易等各項信息，在房地產檔案管理工作中，將使用圖紙、照片和錄音等載體形式記錄的產權人房屋狀況、土地占用情況等完整產權信息的房地產檔案加以統一歸檔處理，作為日后產權變更的重要依據。在新時代下，房地產行業經歷了多次變革并實現大規模發展，面對快速發展的社會經濟形勢，需要提升房地產檔案管理效率和質量來滿足社會需求，保證檔案管理工作的有效性、權威性和實用性，充分發揮檔案管理工作的價值并加快數字化檔案建設，提升檔案管理工作整體水平。

2 房地產檔案管理的特點及管理重點

房地產檔案管理與一般的檔案管理工作最大的不同就是綜合性和關聯性。對于前者來說，由于房地產檔案的歸檔范圍比較廣，涵蓋了從房地產工程建設之前準備階段中的可行性論證、勘察設計等材料，以及工程建設過程中的施工建設、竣工驗收和交付使用等階段的各種材料，還包括后續房地產銷售和售后環節中的各項服務資料等范圍。而內容上不僅有文書檔案，還有工程技術以及經濟核算等內容，表現出較強的綜合性特點。對于后者來說，由于房地產工程從可行性論證和勘察設計到立項、決策、施工、竣工驗收、銷售和售后服務等，時間至少在2年以上，在此期間形成的各類資料都屬于房地產檔案內容，表現出歸檔時間跨度較大且具有較強的關聯性等特點。此外，由于房地產檔案涉及的部門和人員數量較多，因此資源來源也比較廣。

3 房地產檔案管理工作的現狀

總結目前的房地產檔案管理工作現狀，首先表現出缺乏檔案管理創新意識的問題。隨著目前房地產工程數量的增多和規模的擴大，各類房地產檔案信息資源數量不斷增多，對檔案的查詢和利用需求量猛增，給檔案管理工作帶來極大的壓力。為了滿足上述社會需求，就需要不斷創新檔案管理模式和方法，與時俱進，改善傳統、落后以及效率低下的檔案管理現狀。但是受限于管理人員自身能力和創新意識等因素，表現出檔案管理制度不夠健全、管理規則不夠細化、檔案管理工作缺乏先進性等問題，影響了檔案管理工作效率和質量。

其次表現出管理人員綜合素質偏低的問題。正是由于現階段房地產檔案管理工作對管理人員的要求更高，但是如果此崗位人員的選拔條件和門檻過低，導致此崗位人員整體專業能力偏低，加之后續人力資源管理工作中對此崗位人員的培訓工作不夠重視，缺乏系統性的培訓計劃，培訓內容也沒有及時更新，造成管理人員自身業務技能方面的欠缺，難以滿足信息化管理要求，影響了檔案管理工作的有效性和質量。

最后表現出檔案管理信息化建設水平偏低的問題。在目前信息爆炸的時代，信息技術得以迅猛發展和大范圍應用，也逐漸在房地產檔案管理工作中應用，推進檔案管理信息化建設。但是受限于管理人員的能力和水平較低的現狀，以及受到傳統管理理念的束縛，阻礙了信息化建設步伐。同時也由于信息化技術應用不合理或沒有及時更新設備、技術，沒有做好設備維護等造成數字化檔案的泄漏、遺失或被篡改等安全問題。

4 房地產檔案管理工作的創新路徑

1）完善檔案管理制度。房地產檔案管理制度是開展各項檔案管理工作并保證各工作流程順利、有序、高效、高質量開展的前提和保障。因此要基于房地產行業的相關法律規定加強制度建設工作，構建規范化的檔案管理制度和流程。基于統一管理制度的要求，應明確分管檔案管理工作的責任人并配備專職檔案管理員，構建綜合檔案室開展專業管理工作，收集、整理各個科室的檔案并負責立卷、移交，而且做好檔案開發和利用工作。其次，在此制度中明確人員培訓與考核制度，通過繼續教育管理制度以及激勵、約束機制的構建，鼓勵管理人員參與到繼續教育中去，通過崗前和輪崗后的崗位培訓工作，以及對專業技術人員的專業技術職務實施動態管理等方式，構建良性的檔案管理人員教育培訓機制。最后就是細化監督考核制度，在明確管理人員的法律義務和職責內容、工作要求的同時，定期開展考核工作，結合考核結果采取獎罰分明的管理措施，激勵管理人員不斷學習進步并端正工作態度，提升檔案管理效率和水平。

2）加強人力資源建設。新時代下對房地產檔案管理人員的專業水平提出更高要求，不僅要求具有一定的文化素養，可以快速提出大量檔案信息中的有效和有價值信息，并通過開發利用成果加以完整表達，并掌握基本的計算機操作能力。而且還要求具有一定的專業素質，掌握房地產開發利用方向和方法，獨立和高效辦理各項業務。此外還要有較高的職業道德素養，全心全意為人民服務，遵紀守法、堅守崗位職責。為了滿足以上要求，不僅要提高管理崗位人員招聘和選拔門檻，選擇高素質、優秀人才，還要加強檔案管理隊伍的培訓與考核工作，通過系統化培訓計劃的制定與落實，基于與時俱進的培訓內容，提升管理人員的業務素質。還要加強不同部門人員的交流與相互學習，總結經驗，提升管理工作水平，打造專業素質過硬的檔案管理隊伍。

3）加強檔案管理信息化建設。面臨信息時代下各項先進科學技術的沖擊和影響，針對房地產檔案管理工作，應提高重視并加大資金和技術投入力度，采購和更新計算機和網絡基礎設施，配備先進的管理系統軟件，構建先進且高效的檔案管理信息系統，發揮其數字檔案、高級檢索、精準查找和高效信息處理等優勢，為人們提供更加便捷和高效的服務。同時，還要引進和培養信息化技術人才，加強對硬件基礎設施的管理、維護和更新，確保檔案信息資源的完整性和安全性，構建一個完整和安全的數據庫。

4）加強宣傳。基于當下比較火爆的新媒體方式，房地產部門應多渠道宣傳房地產檔案的價值，提高對檔案管理工作的重視，在此基礎上做好房地產權屬登記服務工作，房地產交易審查服務工作以及為法院解決房地產糾紛服務工作，增強主動服務意識。

5 結語

現階段，房地產企業在轉型發展過程中，對內部管理提出了更加精益化、數字化和信息化的管理要求。對于檔案管理工作來說，則需要基于企業知識管理為導向開展轉型發展。在認清新時期，房地產檔案管理的特殊性基礎上，總結目前開展檔案管理工作中存在的管理制度不完善、管理創新意識和服務意識薄弱、管理人員綜合素質低下以及檔案管理信息化建設力度不足等問題。在新時期應加強對檔案管理制度、模式和方法的創新，從制度完善、人員培訓和信息化建設、宣傳等加強管理創新，提升房地產檔案管理水平。